IT und Recht, Cloud und mehr
Seit 2015 besitzt Office 365 aus der globalen Cloud die Customer Lockbox, die ich in meinen Vorträgen und Gutachten sehr oft behandle. Diese war auch in einigen Verhandlungen mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten sehr nützlich. Nun wird eine Customer Lockbox auch bei Azure eingeführt. Dies schauen wir uns nun genauer an:
Nach der Veröffentlichung von hunderten privaten Datensätzen von Politikern und Prominenten, folgt nun die Aufarbeitung mit vielen verschiedensten Forderungen. Diese Forderungen gehen von der Ausweitung des nationalen Cyberabwehrzentrums hin zu Proaktivität und Ausweiterung des BSI bis hin zu mehr Schulung.
Meine Antwort für mehr Datensicherheit und damit Datenschutz ist ein umfassendes Sicherheitskonzept mit drei Säulen:
Ein Schritt zur Schaffung von Datensicherheit muss das sensitive Labeling der Daten sein. Sensitive heißt in diesem Fall, dass die Eigenschaften am Dokument bleiben, egal wo es liegt und wer damit arbeitet.
Zunächst definiert man Labels und findet heraus wo, welche Daten im Unternehmen verarbeitet werden. Diese Daten werden zunächst Analysiert (Wo, Wie viele, Was, Inhalt) und dann einem vorher definiertem Label zugewiesen. Für das Zuweisen eines Labels für bereits bestehende Daten und neue Daten (eigene, fremde) gibt es verschiedene Mechanismen.
Beim Einsatz von sensitiven Labeling muss im Besonderen auf die MitarbeiterInnen eingegangen werden, denn ohne deren Mitarbeit wird ein Labelingsystem nicht umzusetzen sein.
Dazu kommt, dass Labeling eine technisch-organisatorische Maßnahme im Sinne des Datenschutzes ist, die zum Beispiel zur Absicherung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten dienen kann. Ebenfalls dient Labeling als Maßnahme zur Durchsetzung von Datenschutz-Maßnahmen, die zum Beispiel bei der Verhinderung von Datenabfluss, Durchsetzung von Lösch- und Sperrfristen, sowie Durchsetzung von Compliance Richtlinien.
Welche Label jedes Unternehmen einführen und ausrollen will hängt von vielen Faktoren ab. Eine Diskussion kann dementsprechend schon mal 2-3 Monate dauern, um die richtigen Labels zu definieren und dann in einem Proof of Conzept nochmal 1-6 Monaten zur Anpassung dieser.
Die meisten Landesdatenschutzbeautragten empfehlen die Einführung von 4-5 Labeln an. Microsoft selber spricht von 5 Labeln und einige globale Unternehmen nutzen 3 Labels. Schauen wir uns dies doch mal genauer an:
| Klasse 1 | Public | frei zugängliche Daten | Telefonbücher, Adressbücher, Wahlvorschlagsverzeichnisse |
| Klasse 2 | Internal | Kenntnisnahme an ein berechtigtes Interesse der Einsichtnehmenden gekoppelt | beschränkt zugängliche öffentliche Dateien, Verteiler für Unterlagen |
| Klasse 3 | Confidential | unsachgemäße Handhabung den Betroffenen in seiner gesellschaftlichen Stellung oder in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen beeinträchtigen könnte | Einkommen, Sozialleistungen, Grundsteuer, Ordnungswidrigkeiten |
| Klasse 4 | Secret | unsachgemäße Handhabung den Betroffenen in seiner gesellschaftlichen Stellung oder in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen erheblich beeinträchtigen könnte („Existenz”). | Anstaltsunterbringung, Straffälligkeit, dienstliche Beurteilungen, Gesundheitsdaten, Schulden, Pfändungen |
| Klasse 5 | High Confidential | deren unsachgemäße Handhabung Gesundheit, Leben oder Freiheit des Betroffenen beeinträchtigen könnte | Daten über Personen, die mögliche Opfer einer strafbaren Handlung sein können |
Schutzstufenkonzept Niedersachsen [LINK]
Microsoft selber nutzt seit mehreren Jahren ein Klassifizierungssystem mit ihrem eigenen Produkt Azure Information Protection, welches auch ihr nutzen könnt.
Hier ein Beispiel aus Azure Information Protection
Die Standard Labels von AIP sind:
| Klasse 1 | Personal | nur für den Mitarbeiter selber |
| Klasse 2 | Public | öffentliche Daten |
| Klasse 3 | Internal | interne Daten |
| Klasse 4 | Confidential | sensible Daten |
| Klasse 5 | Secret | hochsensible Daten |
Azure Information Protection – Label Konfiguration [LINK]
Ein globales Unternehmen wollte im Sinne der Übersichtlichkeit und der Annahme des Systems durch die Mitarbeiterinnen auf wenige Labels setzen:
| Klasse 1 | Public | öffentliche Daten |
| Klasse 2 | Internal | interne Daten des Unternehmens |
| Klasse 3 | Secret | sensible Daten |
Ein Label kann mit verschiedenen Parametern verknüpft werden. Dies hat Einfluss auf die Art des Labels und die Anzahl. Folgende Liste gibt einen Eindruck am Beispiel der Klasse “Internal”:
Internal
Weiterhin muss geklärt werden, wie eine Zusammenarbeit mit Externen in einem Labelingsystem aussieht und wie MitarbeiterInnen mit Externen zusammenarbeiten. Ebenfalls gibt es die Möglichkeit Externe mit internen Accouns auszustatten oder über B2B eine Verbindung zuschaffen. Dies muss alles in Zusammenhang mit den geschlossenen Verträgen und den gegebenfalls neuen Verträgen einbezogen werden.
Ich werde mich zu diesem Thema in weiterhin widmen. Gerade die Zusammenarbeit mit Externen in einer sicheren Umgebung hat bestimmte Parameter und Voraussetzungen.
Wenn ihr nun eure Daten klassifiziert, verschlüsselt und diese auch noch überwacht, könnt ihr von einer sicheren Verarbeitung der Daten ausgehen. Auch wenn Datensätze abgefangen werden können diese nicht geöffnet oder sogar später noch gesperrt werden. Wenn ihr das Öffnen einer Datei noch an ein Gerät bindet, dann kann niemand Drittes mit den Dateien etwas anfangen.
Leider haben sehr viele Unternehmen heute noch kein Labeling-System für Ihre Daten und oder auch Datenspeicherorte. Eine Einführung ist mit Kosten und Aufwand verbunden, aber es führt kein Weg vorbei.
Mit der vorletzten Windows 10 Insider Build (18305) kam eine neue Funktion die Windows Sandbox in das Portfolio neben Hyper-V Manager in die Pro, Enterprise und EDU Varianten. Ich habe beide Funktionen einmal gegenüber gestellt, auch wenn die Sandbox noch nicht richtig funktioniert.
Microsoft reagiert auf die zunehmenden Sicherheits und Compliance Anforderungen und bietet nun zwei neue Microsoft 365 Pläne an. Diese sollen den Nutzern die Durch- und Umsetzung von Security und Compliance Anforderungen erleichtern. Dies ist gerade auch im aktuellen Hinblick auf den Hackerangriff auf Politiker und berühmte Personen in Deutschland äußerst wichtig!
Dieses neue Paket vereint den Sicherheitswert von Office 365, Windows 10 und EMS in einem einzigen Angebot. Es bietet die besten Dienste für fortschrittlichen Schutz vor Bedrohungen, einschließlich Microsoft Threat Protection (Azure Advanced Threat Protection (ATP), Windows Defender ATP und Office 365 ATP einschließlich Threat Intelligence), sowie Microsoft Cloud App Security und Azure Active Directory. Dieses Angebot ist für $12 pro Benutzer und Monat erhältlich.
Dieses neue Paket kombiniert Office 365 Advance Compliance und Azure Information Protection. Es wurde entwickelt, um Chief Compliance Officers bei der Durchführung laufender Risikobewertungen mit einem Compliance-Score für alle Microsoft Cloud-Dienste zu unterstützen, sensible Daten automatisch zu klassifizieren und zu schützen und effizient auf regulatorische Anforderungen zu reagieren, indem es künstliche Intelligenz (KI) nutzt. Dieses Angebot ist für $10 pro Benutzer und Monat erhältlich.
| Produkt | Funktionsumfang (Auszug) | Preis |
| Microsoft 365 Business | O365 Business Premium, EM+S E3, Win10 E3 | 16,90€ pro M |
| Microsoft 365 F1 | O365 F1, EM+S E3, Win10 E3 | 9,50€ pro M |
| Microsoft 365 E3 | O365 F3, EM+S E3, Win10 E3 | 34,55€ pro M |
| Microsoft 365 E5 | O365 E5, EM+S E5, Win10 E5 | 64,13€ pro M |
| Microsoft 365 Identity & TP | Office 365 ATP Plan 2 (O365 ATP und Threat Intelligence ), Azure ATP, MCAS, Azure AD Premium Plan 2 (Azure Identity Protection, Access Review, Privileged Identity Management, Risk-Based Conditional Access), Windows Defender ATP | 12 $ pro M |
| Microsoft 365 IP & Compliance | Office 365 Advanced Compliance (Customer Key, Customer Lockbox, Advanced Data Governance, Advanced eDiscovery, Privileged Access Management), Azure Information Protection P2 | 10 $ pro M |
ab 1. Februar (z.B. CSP Partner)
Es war auf der Ignite 2018 angekündigt worden und nun wird der Microsoft Teams Client ein Teil der Office 365 Pro Plus Installation. Zunächst beginnt dies mit Office 365 Business und wird in den nächsten Wochen auf auf Enterprise und EDU ausgerollt werden.
Emailverschlüsselung gehört leider immer noch nicht zum Standard, so dass verschiedene Unternehmen nun mit S/MINE oder auch PGP oder eben mit Office 365 Message Encryption. Letzeres wird nun im Standard aktiviert, so dass neue Office 365 Nutzer in den Enterprise Plänen nur noch verschlüsselte Emails versenden. Es ist dennoch ratsam dies zu konfigurieren.
Es gibt viele Usecases in denen man ein Datei teilen möchte, diese aber von der Gegenseite nur gesehen, aber nicht bearbeitet oder aus dem SharePoint runtergeladen werden sollte. Dies wurde bisher zum Beispiel über IRM in der Dokumentenbibliothek gelöst. Nun gibt es einen Schieberegeler im Teilen-Formular:
Mit dem aktuellen Update des Azure Information Protection Client (1.41.51.0, Download) bekommen, die die bereits eine S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) Infrastruktur zum Verschlüsseln ausgerollt haben. Dann könnt ihr diese nutzen, so dass ihr S/Mime mit dem AIP Label kombiniert und so über AIP Label S/Mime zur Verschlüsselung nutzt und das Label zum Labeling der Email.
Ich freue mich euch einen SharePoint Saturday 2019 in Köln ankündigen zu können. Am 11. Mai 2019 öffnen wir die Türen im Microsoft Office Köln, damit ihr die Möglichkeit erhaltet einen wunderbaren Tag rund um Office 365, SharePoint und Kollaboration zu erleben.