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Yammer nun mit EU Modelclauses

EUM_Yammer

Ich bekam am Ende der letzten Woche eine Email von Yammer, in der die Verfügbarkeit der EU Standardvertragsklauseln für Yammer bestätigt wurden. Dies ist äußerst wichtig für den Einsatz dieser Plattform in Deutschland. Aber warum? Es handelt sich natürlich um eine datenschutzrechtliche Fragestellung, wie so oft in den letzten Monaten.

Yammer wird seit Anfang Mai 2015 in Microsofts Rechenzentren gehostet und ist ein reiner SaaS Dienst. Nun schauen wir uns dies etwas genauer an. Yammer wird in US Rechenzentren gehostet und damit laut EU-Kommission in einem unsicheren Drittland aus Gesichtspunkten des Datenschutzes her. Um den Datenschutz nun auf das europäische Niveau zu heben, müssen die EU Standardvertragsklauseln zwischen dem Kunden/Nutzer und dem Dienstanbieter vereinbart werden. Diese müssen 1 zu 1 mit den EU Modelclauses übernommen werden, nach einer Überprüfung mit dem Vergleichen-Tool von Word, kann ich dies für Yammer bestätigen.

Früher wurden Daten im rechtlichem Sinne in Yammer alleine über den Dienstvertrag und über die ehemalig gültige Safe Harbor Vereinbarung verarbeitet. Durch den Wegfall der Safe Harbor Regelungen war der datenschutzkonforme Einsatz von Yammer endgültig beendet worden, doch nun wurden die EU Standardvertragsklauseln abgeschlossen und einer Nutzung von Yammer steht fast nichts mehr im Wege. Zu bedenken bleibt nun auf der einen Seite die korrekte Konfiguration von Yammer und dass die EU Standardvertragsklauseln eventuell nochmal angepasst werden müssen, denn als Folge des Safe Harbor Urteils müssen diese bis zum 31.01.2016 geprüft und eventuell angepasst werden.

Konfiguration von Yammer
Empfohlen sind folgende Einstellungen:

Benutzersyncronisation mit der lokalen AD / Benutzersteuerung / Benutzerkontrolle / SSO
Wortfilter
Nutzungsbedigungen erstellen und von allen Nutzern vor der Nutzung des Tools bestätigen lassen
Betriebsvereinbarungen und Absprache mit dem Betriebsrat zur Nutzung von Yammer als Tool im Unternehmen. Sinnvoller Weise wird ein Ausschluss der Auswertung der Daten zur Leistungskontrolle und Überwachung des Mitarbeiters vereinbart.
regelmäßige Sicherung und Extraktion der Inhalte von Yammer auf lokale Festplatten (Archivierung)

via: https://blogs.office.com/2015/11/20/eu-model-clauses-and-hipaa-baa-update-now-available-for-all-yammer-customers/

Yammer Einsatz im Graubereich muss bevorzugt werden?

Ein höchstinteressante Unterhaltung hatte ich auf dem Technical Summit 2015 in Darmstadt zu Yammer. Eine der größten deutschen und internationalen Firmen setzt Yammer aktuell ein. Bei der Diskussion über Datenschutz, Datensicherheit und Schatten-IT, sind wir nach gut 2,5h Abwägung der widerstreitenden Interessen zum Entschluss gekommen: Yammer muss eingesetzt und geduldet werden, auch wenn es datenschutzrechtlich in einem Graubereich sein könnte (vor der Ankündigung der EU Modelclauses).

Was wäre die Alternative eines gut konfigurierbaren und aus Datensicherheitsgründen erstmal akzeptable Plattform – außer eventuell der Gedanke des Zugriffs von Geheimdiensten, aber ist es onPremise sicherer? – : Die User nutzen alternativ private Tools wie WhatsApp, Dropbox, GoogleDocs oder MegaUploads, TeamSpeak, Facebook-Gruppen oder Twitter. Alles dies ist aus Sicht eines Unternehmens schlechter, ein Verbot dieser Dienste nicht ausreichend, da unkontrollierbar, so die realistische Einschätzung. Also: geduldeter Yammer-Einsatz mit Aufklärung der Mitarbeiter und Kontrolle der Plattform durch des Unternehmens. (Berechtigung der Mitarbeiter über eine eigens eingerichteten Stelle: Berichtigung, Löschung, Sperrung und Änderung der Daten

frischer, cooler, hipper – Yammer mit neuem Layout

Yammer wird ein neues Aussehen bekommen und das große itpronetzwerk hat die Anpassung als erstes erhalten. Hier seht ihr den Vergleich:

Alt – Yammer 2014 bis Juni 2015

Yammerlayoutalt

Neu Yammer neu im ITpronetwerk ab Ende Mai 2015

Wie ihr seht ist das Grundlayout und die Einteilung zunächst einmal geblieben. Links findet man die Gruppe und neuerdings ein Suchfeld, welches von rechts oben nach links gewandert ist. Weiterhin wurde über den neuen Standort des Suchfeldes ein neuer Home-, Nachrichten- und Notifikation Button erzeugt.

Eine größere Neuerung ist bei dem Nutzer zu finden. Der Nutzer und sein Bild ist von oben links nach unten links gewandert und erhielt einen neuen Bereich. Ich gelange nun über das kleine Rädchen rechts neben meinem Namen

sowohl zu meinem Profil, als auch zu den Settings und zu einem “Help” Button. Weiterhin erhalte ich mit neuem Welt-Logo (Windows 10 Build 10074 bekannt) meine Netzwerke angezeigt. Diese kann ich durch ein unteres Suchfeld durchsuchen.

Die Suche reagiert leider noch nicht sehr flüssig, aber dies wird sich bald legen, wurde mit versichert.

Weiterhin finde ich nun hinter dem kleinen Rädchen versteckt das “Log Out”-Feld. Dieses ist von ursprünglich ganz oben rechts nach unten links umgezogen.

Hamburger Menü mit drei Punkten

Weiterhin findet ihr hinter den drei Punkten im linken Bereich ein weiteres Menü. Hier gelangt ihr zu Gruppen, People, Files und Apps sowie der Möglichkeit Nutzer einzuladen. Dieses Menü zog von ganz rechts nun nach links um.

Zusammenfassung

Das neue Layout ist frischer und moderner nicht nur durch die neuen grau und blau Töne. Aus meiner Sicht wurde die gesamte Navigation nun an einer Stelle, nämlich im linken Bereich konzentriert und die Mitte, wie auch der rechte Bereich sind rein für Informationen und Content first zu haben.

Mein dringender Wunsch für die Zukunft

Ich wünsche mir ein Refresh gerade der WindowsPhone, iOS und Android App von Yammer! Wir wollen alle mehr mobil arbeiten und mobil an Netzwerken mitarbeiten!

Ergänzung von Torsten:”Aktualisierung der Windows App von Yammer wenigstens auf den Stand der aktuellen Smartphone Apps, besser aber gleich eine Universal App.”

Yammer News Mai 2015

Ragnar und Caroline von Microsoft haben eine Sway Präsentation mit allen News zu Yammer von der Ignite zusammengefasst:

https://sway.com/i9hc-VduIoTug5C-

Social Media – Microsoft setzt auf Yammer bei der Zukunft des Arbeitsplatzes

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist seit jeher ein interessantes und wiederkehrendes Thema. Erst kam das Telefon und der Rundlauf von Schriftstücken, das Fax und dann die E-Mail und die unzähligen E-Mail Verteiler. Nun gehen seit einigen Monaten viele Unternehmen einen neuen Weg.

Den Weg des Social Enterprise.

So sind mittlerweise neben zwei Global Communitymanager auch 150 Yammer-Champs ausgebildet worden. Mit dem Kauf von Nokia sind 13000 Nokia Mitarbeiter in das Microsoft- Yammer-Netzwerk aufgenommen worden und 40.000 User in über 700 Communites nutzen Yammer bereits.

Laut der Office Agenda, die seit einiger Zeit sehr transparent im Web verfügbar ist, wurde Yammer Enterprise nun in alle Midsize und Education Pläne aufgenommen. Dies vergrößert die möglichen Nutzer um ein vielfaches.

IKEA hat ebenso vor einigen Tagen bekannt gegeben, dass alle Mitarbeiter nun intern über Yammer vernetzt werden. Dies soll die Kommunikation verbessern und vorallem auch die E-Mail Flut beenden.

Was kommt neu:
Yammer wird immer mehr in die Office Programme integriert werden. Es werden verbesserte Apps auf den Markt gebracht und neue Features.
So kann man in der Office Roadmap lesen, dass Office Online in Yammer integriert wird. Dies ermöglicht es Dokumente aus Yammer in Office Online zu bearbeiten.
Auch ist in Entwicklung der einfache Login von Office 365 und Yammer. Man soll, wir warten alle schon sehnsüchtig darauf, sich nur noch einmal einloggen müssen um Dienste in Office 365 und Yammer nutzen zu können. Damit wäre eine Integration schön weit fortgeschritten.

Letztlich soll es in Zukunft auch möglich sein, Yammer in 28 Sprachen zu verwenden und die Übersetzungsmatrix von Bing soll integriert werden, so dass Inhalte in verschiedenen Sprachen lesbar sind.

Quelle:
http://www.microsoft.com/enterprise/microsoft-it2/social/cultureshift.aspx

Office Roadmap:
http://office.microsoft.com/en-us/office-365-roadmap-fx104343353.aspx

Leading Enterprise Social Plattform

Auf dem Yammer Blog und im Microsoft News Bereich wurde heute eine Studie der Forrester Research veröffentlicht. Diese Studie rum um Enterprise Social Plattformen bescheinigte Yammer in Kombination mit Yammer, sowie dessen SharePoint Integration eine herausragende Stärke, die in der kompletten Umgebung liegt. Diese arbeite sehr gut zusammen und als Kunde hätte man eine sehr gute Gesamtumgebung. Ebenfalls würde sich Yammer in Office365 sehr gut entwicklen und der Einsatz sich sehr stark steigern.

Yammer macht aktuell sehr viel in diesem Bereich, so dass die Produktgruppe im IT Pro Yammer Netzwerk zu Office365 aktiv ist und auch eine eigenen Yammer-Umgebung mit mehreren Gruppen anbietet. Ebenso bietet das Team von Yammer sogenannte YamJam an, in denen Teilnehmer der Webcasts Fragen stellen können und interessante Vorträge erhalten.

Ich selber habe bis her ebenfalls gute Erfahrungen gemacht, das Team reagiert schnell und gut. Bisher warte ich noch darauf, dass Yammer nicht nur in den USA gehostet wird und auch ein Schritt mit der Artikel-29-Gruppe gegangen wird. Dies würde den Einsatz gerade in Europa noch weiter verbessern und rechtlich für die Unternehmen gefahrloser regeln. Ich bleibe für euch in engen Gesprächen mit der Yammer-Gruppe in den USA, sollte sich etwas ändern, bekommt Ihr dies als erstes mit.

Quelle:
https://about.yammer.com/yammer-blog/microsoft-named-leading-enterprise-social-platform-forrester-research-2/

Analyse von Forrester Research zum Enterprise Social
http://www.microsoft.com/en-us/news/itanalyst/

Vision von Microsoft zum Enterprise Social:
http://blogs.office.com/2014/03/03/work-like-a-network-enterprise-social-and-the-future-of-work/

Yammer als Social Enterprise Tool

Heute in einem großen oder kleineren Unternehmen wird die Kommunikation bisher im Hauptteil per Telefon oder per Email oder sogar noch per Umlaufverfahren erledigt. Stellen wir uns also so ein Unternehmen und dessen Alltag der Mitarbeiter einmal vor.

Das Umlaufverfahren kennen einige von euch bestimmt noch aus vielen Behörden und älteren Unternehmen. Es gibt einen Hauspostumschlag mit mehreren Feldern und die Personen erhalten die Informationen nach einander in ihr Postfach gelegt. Anschließend öffnet man den Umschlag und liest den Inhalt. Danach muss der Umschlag abgezeichnet werden und geht an die nächste Person per Hauspost. Bis 10 Personen die Informationen haben, können mehrere Tage ins Land ziehen. Per Telefon ist dies wesentlich schneller, aber auch hier werden in der Regel keine Konferenzen gemacht, sondern die typische Telefonkette zieht durchs Büro. Letztlich in einigen Unternehmen, eigentlich in fast allen, die ich nun kenne gibt es Emailverteiler. Die Informationen werden per Verteiler an viele bis zu mehrere tausend Mitarbeiter gleichzeitig geschickt. Oft kommt es dann zu lustigsten Gegebenheiten, die auf Dauer aber eher nerven. So schreiben Kollegen gerne +1, wenn sie der Person zustimmen wollen oder es wird nicht sauber unterschieden zwischen “Senden an alle” und “Senden an eine Person”.

Dies führt sehr oft zu vollen Postfächern und damit zu Unmut bei den Kollegen. Der Unmut ist jedoch nicht der schlimmste Faktor, sondern die aufkommende Zeit, die für das Sichten der Emails nötig ist oder auch der Faktor, dass die Emails einer Liste überhaupt nicht mehr gelesen werden.

Nun gibt es eine Lösung: Social Enterprise!

Viele Firmen haben erste Anfänge schon vor gut zwei Jahren gemacht und neben offline Infowänden in den Gängen auf die Mitarbeiter “posten” konnten auch IT-Tools eingesetzt. In Lotus Notes gibt es zum Beispiel Chat Integrationen oder man nutze sogar unsichere Varianten wie Twitter, WhatsApp, Facebook-Gruppen oder Google-Kreise. Der Vorteil liegt bei dieser Nutzung klar auf der Hand, fast jeder Mitarbeiter hat ein WhatsApp Konto oder auch ein Facebook Konto, wer nicht mitgemacht hat, der musste sich eines anlegen. Facebook baut dies aktuell sogar aus, indem es in der vergangene Woche Facebook for Business anbietet.

Der Nachteil liegt jedoch auch ebenso klar auf der Hand: Security & Compliance. Diese gängigen Tools sind entweder offen schon mit Google oder Bing durchsuchbar oder man weiß, dass nicht nur die NSA die Daten gerne benutzen will. Die Konkurrenz ist hier auch nicht immer fern.

Nun gibt es und gab es Yammer. Das Unternehmen wurde vor einiger Zeit von Microsoft aufgekauft und in Office 365 integriert. In Office 365 hat man nun zwei Varianten des Social Enterprise zur Auswahl:

SharePoint News
Yammer

Hier beide Tools einmal im groben Überblick:

SharePoint:
Posten, eigener Blog, Liken, Posts kommentieren, Daten teilen, Personen und Posts verfolgen, keine eigenen Apps, direkte Integration im SharePoint (Online), keine Einrichtung nötig, SharePoint-Teamwebsite (gemeinsames Arbeiten an Dokumenten)
Yammer:
Yammer Basic: Apps für alle gängigen Betriebssysteme, gutes Layout, Yammer Gruppen, Daten teilen, liken, posten, Posts kommentieren, Notes (gemeinsames Arbeiten an Dokumenten)Yammer Enterprise: Basic + Security

Yammer wird aktuell eingesetzt zum Beispiel von: DHL, Shell, razorfish usw.

Ich persönlich finde, dass Yammer durch die Nutzung per App über sehr viele Devices die größt mögliche Flexibilität und Sicherheit gerade im Enterprise Plan bietet. Es wäre aktuell das Tool meiner Wahl.

Yammer Security (https://about.yammer.com/product/security/)

Alle Verbindungen sind via SSL/TLS verschlüsselt / auch die Emails
Yammer wird nach den Entwicklungen aus Best Pratice in der gesamten Konstruktion und dem Prototyping gebaut. / Quasi Sicherheit by Default, welches die EU Kommission sich wünscht
Kundendatenschutz per Low-Level Firewalls, dass die Daten der Yammer-Netzwerke getrennt bleiben und sensible Daten nie aus einem Yammernetzwerk ausberechen
Separate Anmeldung & Datenserver
gehärtere Linux-Server im Hintergrund + Patches innerhalb von 24 Stunden
Offsite Datenzentrum SSAQ16 SOC1 mit 24h Videoüberwachung, biometrische + PIN Schlösser, strenge Kontrollen, Tests durch Drittfirmen
regelmäßige interne und externe Schwachstellen Scans
Datenspeicherung mehrmals am Tag auf stark gesicherten Festplatten. Backups werden nach 6 Monaten gelöscht.

schönes Video:
http://ignite.office.com/webcasts/enterprise-social-from-microsoft-with-yammer

Upgrade auf Yammer Enterprise:
http://office.microsoft.com/en-us/office365-suite-help/upgrade-your-network-to-yammer-enterprise-HA104118334.aspx

oder von meiner MVP Kollegin Martina Grom in Deutsch:
http://blogs.technet.com/b/austria/archive/2013/11/09/wie-sie-yammer-in-einem-office-365-enterprise-plan-aktivieren.aspx

Yammer:
https://www.yammer.com/?return_home=true

Yammer & Office 365
https://about.yammer.com/product/office365/

Neue Kurse bei der LNU Frechen

Aktuell besteht die Möglichkeit, dass auch Kinder und Jugendliche die Möglichkeit erhalten einen Kurs zu Office 365 zu erhalten. Danke Microsoft ist es möglich für Schulen und Vereine kostenlose Umgebungen zu erhalten, die ich auch in meinen Kursen zum Einsatz bringe. Diese ehrenamtlichen Kurse ermöglichen es Kindern und Jugendlichen sich ebenfalls mit der neusten Microsoft Technologie zu beschäftigen.

Für mich persönlich ist dies immer einer Herausforderung, denn Inhalte müssen anders als bei professionellen Schulungen aufbereitet werden.

Anmeldung:

http://www.lnu-frechen.de/Programm/wo-fr14.html

Yammer für Office 365 Academic Pläne

Es ist kein Aprilscherz, dass am 1.04.2014 alle EDU Pläne Yammer als Kommunikationsmittel erhalten. Wie bereits auf einigen Webseiten geleakt, könnte korrekt sein.

[Update 27.01.2014: offizielle Webseite:
http://www.edu365.de/Dienste/Kommunikation/1954_Yammer_Enterprise.htm]

Ich finde diesen Schritt richtig und gut. Gerade in Bildungseinrichtungen sind sehr viele jüngere Leute, die mehr mit Social-Media-Diensten wie Twitter aufwachsen als mit Facebook und Co. Einige Blogger meinen bereits, dass mit der kommenden Generation Twitter, Yammer oder andere ähnliche Dienste mehr genutzt werden, als nun schon klassische Dienste wie Facebook. Viele Jugendliche nutzen Facebook nicht mehr, weil bereits Ihre Eltern in Facebook waren und sind. Wer will schon mit seinen Eltern über Facebook befreundet sein, wenn man gerade in der Pubertät steckt.

Yammer – Apps:
https://about.yammer.com/product/mobile/windows/
Yammer ist auch bereits mit Apps auf den größten Plattformen vertreten, so dass Schülerinnen, die meist ein Android-Smartphone haben Yammer nutzen können.

WindowsPhone:
http://www.windowsphone.com/de-de/store/app/yammer/54b05abd-9724-42a7-9b22-59fc71a8c59d

Windows 8.1 App:
http://apps.microsoft.com/windows/en-us/app/yammer-feed/182eac4d-b913-49f0-9049-ab036c272ac3

Desktop:
https://about.yammer.com/product/desktop-application/

Andorid:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yammer.v1

IOS:
https://itunes.apple.com/app/yammer/id289559439?mt=8

Microsoft und das HomeOffice

In der aktuellen Presse, wie zum Beispiel bei NTV, wird zurzeit immer wieder über Microsofts Offensive im Bereich Home Office gesprochen. Dies ist jedoch keine absolut neue Idee, denn schon seit mehreren Jahren ist es möglich, dass Microsoft Mitarbeiterinnen in Ihren eigenen vier Wänden arbeiten können. Teilweise ist dies auch nur möglich, da durch die Zeitverschiebung Termine auch mal in den Abendstunden sein können.

Weiterhin bietet Microsoft seinen über 2000 Mitarbeiterinnen in Deutschland zwei Regionaloffices an: Zentrale in München/ Unterschleißheim, das größtes Regionaloffice in Köln am Rheinauhafen und ein Office in Berlin, welches zurzeit erweitert wird.

Die Standorte in Boblingen, Bad Homburg und Hamburg werden in der nächsten Zeit kurzfristig aufgelöst.

[persönlicher Kommentar]

Persönlich finde ich, dass man eine gute Mischung zwischen Heimarbeit (HomeOffice) und der Arbeit im Büro finden sollte. Im Büro lernt man Kollegen kennen und kann sich wesentlich leichter mal zu einem Kaffee treffen. Dies ist bei jedem zu Hause etwas schwerer möglich.

Dennoch habe ich in einem Selbstversuch auch schon 14 Tage alleine im HomeOffice gearbeitet und keine Probleme festgestellt. Dank Office 365 und den Tools: Lync, Yammer, SharePoint ist der Kontakt zu den Kollegen mit Leichtigkeit möglich.

Lync: Konferenzen in Audio und Video + Chat + Datenaustauch + Bildschirmfreigabe

Yammer: Social Media im Unternehmen

SharePoint: Dokumentenverwaltung, Social Media im Unternehmen

HomeOffice vs. Arbeitsplatz würde ich demnach nicht unterschreiben. Eine gute Mischung machts.

Quelle:
NTV (http://apps.n-tv.de/wirtschaft/Microsoft-stellt-das-Buero-infrage-article11099821.html)