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Ich wurde in letzter Zeit über verschiedene Kunden, aber auch nun aus der MVP Community gefragt, wie es nun mit dem Löschen und dem Wiederherstellen von Teams und Kanälen in Microsoft Teams läuft. Dies hat auf der einen Seite rechtliche Bewandnis, z.B. im Löschkonzept oder im Lifecycle oder hat ganz einfache Auswirkungen auf die Anwender in der täglichen Nutzung. Aber beginnen wir mit den Basics und gehen dann tiefer in die Materie ein:

Basiswissen – Microsoft Teams und Kanäle

Microsoft Teams besteht im Kern aus SharePoint Online, Exchange Online und Skype for Business. Die einzelnen Teams sind im Kern Office 365 Groups, die wiederrum mit Erweiterungen aus dem Hause von Microsoft oder von 3rd Party Anwendungen erweitert werden können. Dazu kommen auch eigene Apps oder Bots, die in Teams und deren Kanäle hinzugefügt werden können.

Microsoft Teams löschen

Wenn ihr ein Microsoft Teams löschen wollt gibt es verschiedene Wege:

Neben dem “Löschen” einen Teams könnt ihr dieses seit Ende 2018 auch in ein Archiv verschieben. Dies ist meiner Meinung nur ein Archiv light, denn es betrifft zunächst nur die Office 365 Group Dienste im Team und Apps wie Planner oder auch 3rd Party Apps werden nicht gesperrt oder eingefroren. Sobald ein Team ins Archiv verschoben wurde, ist es nur noch für den Admin sichtbar und kann auch in der Suche nicht gefunden werden. Grundsätzlich sollte man überlegen, ob man Teams überhaupt löscht oder es nicht sinnvoller ist diese ins Archiv zu verschieben und erst nach 5 Jahren nach Ende des Projektes endgültig zu löschen.

Der Löschvorgang eines Microsoft Team ist aus technischen, vertraglichen und rechtlichen Gründen entsprechend von Microsoft gestaltet. So wird nach dem Löschbefehl das Team erstmal nur verschoben und nicht gelöscht. Das Team ist damit in der Liste und auch mit der Suche nicht mehr zu finden. Jedoch besteht die Möglichkeit per PowerShell das Team 30 Tage nach dem Löschauftrag wiederherzustellen. Dies bedeutet, das Team und dessen Inhalt wird zum Zeitpunkt der Löschung wiederhergestellt. Alle Mitglieder können die Anwendungen und auch das Team wieder nutzen, es sei den, dass Lizenzen z.B. für 3rd Party Apps abgelaufen sind oder Workflows nicht mehr laufen.

Die Krux mit dem Team Namen

Der Name des Microsoft Teams ist damit innerhalb der 30 Tage nicht verfügbar, denn ein Name kann nur einmal vergeben werden. Man könnte das zuvor gelöschte Team in dem Zeitraum der 30 Tage auch wiederherstellen wollen, also ist der Name für neue Teams gesperrt.

Dies hat zur Folge, dass Ideen der Anwender, wie “ich brauche das Team einmal neu ohne Inhalt”, nicht funktionieren kann. Ein Team kann nicht gelöscht und kurz darauf wiederhergestellt werden. Es sei denn es gäbe eine Möglichkeit, dass ein Team auch direkt endgültig gelöscht werden kann, dann könnte es auch wenig später mit gleichem Namen wieder neu erstellt werden.

Es gibt einen PowerShell Befehl, der genau das endgültige Löschen einen Team auslöst. Ihr müsst jedoch sehr vorsichtig sein:
a) Genau das Team auswählen
b) sicher sein, dass ihr es wirklich endgültig löschen wollt

Dann könnt ihr folgenden Befehl nutzen:

#Alle gelöschten Gruppen anzeigen
Get-AzureADMSDeletedGroup

#Object ID holen und Team endgültig löschen
# ACHTUNG: Ein Wiederherstellen des Teams ist ab hier nicht mehr möglich!
Remove-AzureADMSDeletedDirectoryObject -Id <objectId>


#Prüfen, ob das Team endgültig gelöscht wurde
Get-AzureADMSDeletedGroup

Microsoft Teams wiederherstellen

Ihr könnt ein Microsoft Team innerhalb der 30tägigen Frist sowohl aus dem Client als auch per PowerShell wiederherstellen. Nach dem Ablauf der 30 Tage ist ein Wiederherstellen nicht mehr möglich. Das Löschdatum zeigt euch damit die Frist an, ihr könnt dieses auch auslesen und einen kleinen Timer bauen.

Microsoft Teams Kanäle löschen

In einem Microsoft Team bestehen verschiedene Kanäle. In dem folgenden Bild seht ihr mein Test-Team welches ich mit Microsoft zusammen für Veranstaltungen, Workshops und Tests nutze:

Nun könnt ihr den Kanal per UI, also im Client, oder auch per PowerShell löschen. Der Kanal verschwindet dann aus der Liste und ist nicht mehr erreichbar. Der Name des Kanals ist hier weiterhin vergeben.

Microsoft Teams Kanäle wiederherstellen

Ein Microsoft Teams Kanal kann wiederhergestellt werden. Nach dem Ablauf der 30 Tage ist ein Wiederherstellen nicht mehr möglich. Das Löschdatum zeigt euch damit die Frist an, ihr könnt dieses auch auslesen und einen kleinen Timer bauen.

Kanäle werden beim Löschen des Teams mit dem Team wiederhergestellt.

Nun wollt ihr einen Kanal schließen und mit gleichem Namen wieder eröffnen, also das Prozedere, welches wir oben mit dem Team schon gemacht haben. Es soll einfach einen “sauberen” Kanal geben. Ich stehe hier mit dem Microsoft Teams Team in engem Kontakt, denn es gibt aktuell kein PowerShell Skript oder Trick, um den Kanal endgültig zu löschen. Gelöschte Kanäle sind demnach gelöscht und der Name ist vergeben, bis das Team gelöscht oder der Kanal mit Zeitablauf endgültig gelöscht wird.