Category Archives: Exchange

Das E-Mailpostfach nach dem Urlaub

Alle von uns kennen das Phanomäne seit der Etablierung der E-Mail im Geschäftsverkehr und in der internen Unternehmeskommunikation:

Ein volles Email-Postfach!

Ich kenne dies aus meinen letzten Urlauben, die zwar nur 7 Tage dauerten, aber in einem Fall über 3400 E-Mails privozierten. Alle Empfänger erhielten eine Abwesenheitsbenachtigung, aber einige meldeten sich dennoch immer wieder. Nun galt es früher mindestens zwei Tage E-Mails sortieren, zuordnen, lesen, Nachfragen bei Kollegen, ob der Fall bearbeitet wurde oder den Vertreter fragen, ob der Kunde/Mandant sich bei ihm gemeldet hat.

Möglichkeiten:

1. Alles Löschen
Mir sagte mal ein Bekannter er lösche einfach alle E-Mails und arbeite einfach weiter. Wenn jemand etwas wolle oder etwas wichtig wäre, würden die Damen und Herren sich schon melden.
Gerade im Hinblick auf Service den Kunden/Mandanten gegenüber aber auch einschlägiger Urteile, die das E-Mail Postfach dem klassischen Postfach gleichstellten, ist dieses Verhalten nicht als Lösung vorzuschlagen und wurde von mir schnell verworfen.

2. Sortieren, löschen, fragen, lesen, chatten, anrufen
Dies ist die wohl aufwenigste Arbeit alle E-Mails anzuschauen, zu bewerten und in Ordner zu sortieren und den Vertreter mit Nachfragen zu bombadieren. Dies ist aber bisher die wohl effektivste und sicherste Lösung auf einem konservativen Weg.

3. Der Dailmer-Weg / VW
Der Autobauer entscheid sich nun als zweites neben VW keine E-Mails mehr im Urlaub, bzw. nach Feierabend mehr zugestellt werden. Daimler entwicklete einen strengen Abwesenheitsassistenten, der auf den Verteter verwies und ankündigt die E-Mail des Absenders zu löschen. Der Absender solle sich in der Abwesenheit ausschließlich an den Verteter wenden.
Dies mag eine Lösung sein, ob diese sich durchsetzt mag aber ebenso bezweifelt werden. Kritik lässt sich üben, dass es auch E-Mails gibt die der Mitarbeiter lesen sollte nach seinem Urlaub. So könnte er den aktuellen Stand der Projekte erfahren ohne Kollegen berichten zu lassen oder wichtige Informationen des Betriesrates oder des Betriebsarztes lesen.

4. Office 365 macht es einfach – Die Zukunft!

a) neue Technik macht es möglich
Wie ich schon in einem früheren Blog berichtet habe, entwickelt Microsoft für Office 365 konkret für Exchange (Online) eine Funktion, die mit dem User lernt und sein Verhalten bezüglich der Einschätzung der Wichtigkeit von E-Mails erlernt und anwendet. Aus 3000 Mails werden so schnell 30, denen man sich nun mehr Aufmerksamkeit widmen kann. Die übrigen E-Mails werden sortiert, verschoben oder in den vorläufigen Papierkorb verschoben. Erste Eindrücke wie Bilder auf dem Office Blog zeigen wunderbare Zustände.

Dies ist eine individuelle Lösung für jeden User. Ich freue mich darauf. Eine Kontrolle der E-Mails, wenn auch nur im Überflug, wird mir aber auch hier nicht erspart bleiben. Also muss man andere Wege gehen:

b) Social Enterprise als Lösung / Yammer
Ein anderer Weg ist die konsequente Reduzierung der Emailflut durch die Einführung von Social Enterprise Instrumenten, wie Yammer. Dies ermöglicht einen Abbau vvon E-Mailverteilern und somit insgesamt die Flut der E-Mails, die es im Postfach zu bewältigen gibt.

Über Gruppe in Yammer und mit Untertsützung der Notifikations kann der User sich schnell und effektiv informieren. Nutzt er nun auch Delve (Projekt Oslo) in Kombination, ist der erste Arbeitstag zwar kein Urlaub, aber wesentlich entspannender.

Fazit:
Die Welt dreht sich weiter, auch wenn man im Urlaub ist. Die Flut der E-Mails kann man mit moderner Technik bekämpfen und so den ersten Arbeitstag ruhig entgegen blicken.

Quelle:
FAZ
http://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/unternehmen/daimler-mitarbeiter-koennen-mails-automatisch-loeschen-lassen-13096014.html

neue Pläne für Office 365 Business ab 1.Oktober

Microsoft und im speziellen die Office-Produktgruppe gibt nicht nur gegenüber uns MVPs mehr Informationen frei, sondern hat vor einigen Wochen begonnen Ihre Pläne auf dem Office-Blog öffentlich zu machen und zeigt so mehr Transparenz auch für Endkunden, Administratoren und User.

Heute kündigte Microsoft neue Pläne für Office 365 für kleine und mittlere Unternehmen bis 250 User an. Diese sollen am 1. Oktober 2014 verfügbar sein:

1. Office 365 Business
Die vollständigen Office-Anwendungen: – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote and Publisher, with 1TB OneDrive for Business, bearbeiten und teilen von Dokumenten auf Windows PC, Mac, iPad, Windows Tablet and Smartphone.

keine Clouddienste
Kosten: 8 Dollar pro User pro Monat

2. Office 365 Business Essentials
Cloud-Services, wie Email, Kalender (Exchange Online)oder auch Office Online (Office Web Apps), Online-Meetings, Konferenzen, Chat und Telefonie mit Lync Online und FileSharing, sowie Cloud-Speicher mit OneDrive for Business. Ebenso dabei Yammer und active Directory Unterstützung für Hybridumgebungen.

keinen Office für den Desktop
Kosten: 5 Dollar pro User pro Monat

3. Office 365 Business Premium
Dieser größte Plan ist eine Kombination aus den Cloud-Diensten aus dem Office 365 Business Essentials Plan und dem Office 365 Business Plan. Hier hat der User Vorteile aus beiden Welten zur Verfügung.

Kosten: 12,50 Dollar pro User pro Monat

Bildquelle: Microsoft Corp.

Wechselmöglichkeiten zu anderen Plänen:
ja, zu allen Enterprise Plänen und Bindung zu Project Online, Visio Online oder Dynamics Online

Was passiert mit bestehenden Plänen? Was sollte man wissen?
1. Reduzierung des Preises von 15 Dollar auf 12 Dollar ab dem 1. Oktober 2014
2. Erhöhung der Usergrenzen auf 300
3. neue Midsize Kunden erhalten die neuen Preise und Leistungen schon ab 1. August
4. Keine Änderungen für Bestandskunden bis Oktober 2015. Microsoft verspricht Bestandsschutz für volle 12 Monate. Dann muss man sich jedoch für einen der neuen Pläne entscheiden.
5. Jeder Kunde erhält eine individuelle Email von Microsoft mit den neusten Informationen und eventuellen Umzugsplänen, die aber laut Microsoft nur eine kleine Gruppe betreffen werden.

Bildquelle: Microsoft Corp.

Quelle der Informationen:
http://blogs.office.com/2014/07/09/evolving-office-365-plans-for-small-and-midsized-businesses/

[Nachlese] Office 365 Konferenz in Köln 25.04.2014

Am 25.04.2014 fand bei Microsoft in Köln eine Konferenz zum Thema Office 365 und New Era statt. Die rund 40 Teilnehmerinnen konnten im Laufe des Tages nicht nur verschiedene Sessions besuchen, sondern auch mehrere MVPs treffen.

MVPs bei der Begrüßung

Vor Ort waren folgende MVPs:

Kerstin Rachfahl und Carsten Rachfahl
Markus Widl
Michael Krist
Martin Geuss
Raphael Köllner

Damit waren alle 4 deutschen Office 365 MVPs vor Ort und zwei MVPs aus anderen Bereichen. Diese doch besondere Angebot nutzen die Teilnehmerinnen nicht nur in der FAQ-Session am Ende des Tages, sondern auch bei jeder Pause oder beim Catering aus.

Martin Geuss #Dr.Windows im Gespräch

Der Tag begann mit Martin Geuss Vorträgen zum Thema New Era.

Martin, alias Dr. Windows, übernahm die Einführung und auch die Keynote der Konferenz. Er berichtete über die aktuelle Situation am IT-Markt und in der Gesellschaft. So sprach er von Digital-Natives und Prosumern. Das Publikum beteiligte sich rege und lauschte bis zum Mittagessen gespannt dem sehr guten Vortrag.

Dr. Windows beim Vortrag

Im Anschluss übernahm Markus Widl das Zepter und hielt einen hervorragenden Vortrag zum Thema Better together: Microsofts Cloud-Dienste im kombinierten Einsatz und führte die Teilnehmer tiefer in die Welt der Cloud-Dienste und Office 365. Besonderen Augenmerk legte er auf die Zusammenarbeit der Dienste und nahm als Beispiel die massenweise Verteilung der Office Desktop Programme aus Office mit Intune über Clients hinweg.

Markus beim Vortrag

In direkter Übergabe übernahm Kerstin Rachfahl den Staffelstab und beeindruckte mit einem hervorragenden Vortrag zum Thema Office 365- aber sicher. Mit wenigen Schritten führte sie die Teilnehmerinnen am Beispiel der Email mit RMS zu einer Verschlüsselung einer versendeten Email. Hier wurde schnell klar, mehrere Browser mit mehreren Office365 Accounts führen bei Office365 Demos zum Ziel.

Fazit des Vortrages: Nicht nur die Artikel 28 Arbeitsgruppe hat die Verträge im Rahmen von Office 365 geprüft und für gut befunden, sondern auch wir haben gemeinsam alleine mit Boardmitteln eine verschlüsselte sichere Umgebung erschaffen.

Kerstin Rachfahl mit Office 365 aber sicher

Als letztes reihte ich mich ein und übernahm den verletzen Punkt der Tagesordnung. Ich konzentrierte meinen Vortrag auf den Punkt des Social Enterprise mit SharePoint Newsfeed und Yammer. Da bis auf eine Person im Publikum kein Social Enterprise Tool nutze übernahm ich spontan die Einführung in die Nutzung und gab Anregungen diese oder auch andere Tools einmal im Unternehmen zu testen. Das Thema Compliance wurde auch hier groß geschrieben. Ein Einsatz hat technische und juristische Hürden zu überwinden, aber mit einer guten Planung und guten Backup (Juristen, ITLer) kann eine Einführung zum Kinderspiel werden, welche hervorragende Ergebnisse in der Kommunikation und im Projektablauf zeigt.

Raphael Köllner mit Social Enterprise & Compliance im Unternehmen

Unsere FAQ – Session fand ebenfalls einen sehr guten Anklang. Hier konnten die Teilnehmerinnen allen 4 deutschen Office365 MVPs Fragen stellen und bekamen direkt eine Antwort. Die geballte Kompetenz zeichnete sich aus, so dass alle Fragen geklärt werden konnten.

deutsche Office 365 MVPs an einem Ort – FAQ Session

Zu guter Letzt haben wir noch ein kleines Gewinnspiel veranstaltet und neben Taschen und Kartenspielen (Tablets) auch fünf von Markus Widls Buch: Office 365 – Das Praxishandbuch verlost. Hier danken wir dem Verlag Galileo und Markus für das Sponsering!

Gewinner mit Markus Buch

Informationen:
Webseite: www.office365-on-tour.de
Twitter-Tag: #O365Tour

Fotos: Tim Dobrand

Student Technology Conference 2014

In der vergangenen Woche fand die STC 2014 in Verbindung mit dem nationalem Finale des Imagine Cup statt. Im Rahmen dieser Konferenz können Studierende mit Mitarbeitern und Partnern von Microsoft zusammen treffen, sich austauschen und die neusten Informationen rund um Developer und IT Pro Themen erhalten.

Alle Informationen und die AGENDA finden Sie hier: www.stc2014.de

Ich konnte mit mehreren Vorträgen zu der Konferenz als Speaker und Mitorganisator beitragen und wir konnten auch einen Kollegen von Osborn & Clark für einen Vortrag gewinnen.

Aufzeichnungen der STC findet Ihr hier:

Office 365 – Die neue Art zu Arbeiten – Live Webcast

rakoellner_blog_O365

Ich finde es persönlich sehr schön, wenn Microsoft meine Ideen übernimmt. Nein Spaß beiseite, es ist schön, dass es immer mehr Veranstaltungen rund um Office 365 auch hier in Deutschland gibt. Man erkennt wie wichtig das Tool geworden ist, wenn man sieht das auch Unternehmen wie Henkel mit 47000 Mitarbeitern zu Office365 migrieren oder auch mein Emailpostfach mit Anfragen zu dem Thema sich der 1800 Marke füllt. Keine Angst am Wochenende werde diese immer abgearbeitet.

Ich bin wohl auch dabei und freue mich auf viele Fragen und Anregungen rund um das Thema “Die neue Art zu Arbeiten” oder auch “Der perfekte Arbeitsplatz”.

Facebook – Event: https://www.facebook.com/events/620695378012472/?ref=3&ref_newsfeed_story_type=regular

Anmeldung + Webseite: http://www.microsoft-on-tour.de/webinare/Office365.aspx?T=fbe

Bildquelle: Microsoft-Webseite (http://www.microsoft-on-tour.de/webinare/Office365.aspx?T=fbe)

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Mehr zu Office 365 kennenlernen:

Anmeldung zur Office 365 Konferenz mit drei O365 MVPs: www.office365-on-tour.de
Diese findet am 25.4.2014 in Köln statt.

Nachlese Enactus Office 365 Launch

Enectus-O365

Am Samstag war ich morgens bei einem meiner LNU Kurse zu Office 365 und im Anschluss fuhr ich von Köln aus direkt nach Essen um meinen Kollegen Hans und den IT Admin David von Enactus zu unterstützen. Enactus und die Admins hatten sich vorgenommen, das gemeinsame Arbeiten und die Kommunikation durch Office 365 und konkret mit Lync und einem internen SharePoint bei Enactus zu fördern. Bisher bestand dies wohl aus einem üblichen Stückwerk aus Skydrive, Googledive, Skype, Hangout usw.

Neben der aus meiner Sicht sehr guten Vorbereitung durch Hans und David wurden 120 Team-Admins der einzelnen Vertretungen an den Hochschulen in Deutschland zu Office 365 geschult. Der Hauptpunkt bei diesen größeren Einführungen neuer Systeme liegt im Chance Management und dann erst in zweiter Linie in der technischen Umsetzung. Die neuen User sollten im optimalen Fall das System annehmen und ohne lange Einführungen direkt loslegen können. Dies war zu gut 90% der Fall, den kleine Anpassungen und Rechtevergaben müssen immer konkret am Tag gemacht werden.

Die Teilnehmer und zukünftigen Administratoren Ihrer Teams und deren O365 Accounts waren aufgeschlossen und mittel bis gut IT affin. Ich denke, dass nach den ersten Wochen, in denen im laufenden Betrieb immer noch kleine Anpassungen gemacht wird, das System sehr gut laufen wird und Enactus hier optimal intern aufgestellt ist, um Projekte durchzuführen und zu kommunizieren.

Webseite: http://enactus.de/

Bildquelle: Facebook, Foto: Hans Laubisch

Office 365 Personal – neue Produkte für Privatanwender

Am 13.03.2014 veröffentlichte Microsoft auf seinem Office Blog ein neues Lizenzmodell für Office 365 Privatanwender: Office 365 Personal. Dieses Produkt soll im kommenden Herbst kommen und verfügbar sein.

Office 365 Personal:

$ 69,99 USD/Jahr (wahrscheinlich 69,99 Euro)
$ 6,99 USD/Monat (wahrscheinlich 6,99 Euro)

Aus Office 365 Home Premium wird Office 365 Home.

Im Paket wird sein:

Word
PowerPoint
Excel
OneNote
Publisher
Access
Outlook
60 Minuten Skype Telefonie ins Festnetz
20 GB zusätzlicher OneDrive Speicher

Wichtig zu erwähnen ist, dass der User seine Lizenz auf allen Devices wie Smartphone und Tablets wie auch PC nutzen kann.

Quelle:
http://blogs.office.com/2014/03/13/announcing-office-365-personal-a-new-way-to-access-office-365/

Nachlese MVP, CLIP, MSP Treffen in Berlin

Am vergangenen Freitag und Samstag fand das jährliche Community Summit in Berlin statt. Diesmal im neuen Microsoft Office an der historischen Adresse unter den Linden. Gemeinsam mit 80 MVPs, 12 CLIPs, 6 Microsoft StudentPartner und 28 Microsoft Mitarbeitern wurde das Event zu einer bunten und ausgewogenen Mischung aus Vorträgen und Networking.

Besonders gelohnt hat es sich mal die Personen persönlich zu treffen mit denen man sonst nur per Email, Chat, per Lync oder am Telefon Kontakt hatte. Weiterhin konnte man viele neue Leute treffen und auch die ein oder andere Neuigkeit erfahren. Um das Networking zu unterstützen wurde ein kleines Quiz verteilt. In diesem Quiz gab es fragen, wie “Wer ist schon seit über 7 Jahren bei Microsoft? Wer hat Monkey Island übersetzt? oder viele kleinere Bilder auf denen man Personen identifizieren sollte.

Hier könnt Ihr einige Bilder der Konferenz sehen. Im Rahmen dessen konnte ich auch die neue Start UP Förderung von Microsoft kennenlernen und mir die Räumlichkeiten, sowie den Blick über die Dächer von Berlin bis zum Bundestag ansehen.

Ein besondere Dank geht hier nochmal an Katrin und Anna, unsere beiden MVP Leads, die das Treffen organisiert hatten.

Neues Experiance Lab in Planung

Stuttgart_Exp._märz2014

In den letzten Tagen war ich sehr viel unterwegs und über einige Dinge kann ich berichten, auch wenn es noch nicht ausführlich ist. Sobald die Informationen insgesamt offiziell sind, ergänze ich die Blogbeiträge.

Am vergangenen Mittwoch war ich in Stuttgart an der Hochschule der Medien. Dort habe ich im Rahmen eines Workshops rund um Office 365, PowerBi, Stift & Touch, sowie gängige Hardware über ein neues Experiance Lab gesprochen. Im Rahmen einer kleinen Arbeitsgruppe mit Prof. Dr. Lehmann haben wir über Szenarien gesprochen und Möglichkeiten ein modernes und innovatives Lab an der Hochschule aufzubauen. Ich freue mich sehr auf die nächste Zeit und die Ideen, die im Rahmen dieses umgesetzt werden sollen.

Ein Experiance Lab ist ein Labor in dem bestimmte Szenarien zu einer neuen und oder aktuellen Technologie vorgeführt, aber auch durch die Teilnehmerinnen genutzt werden können. Die Veranstaltungen können über Lync Konferenzen auch in die ganze Welt gestreamt werden. Mit Hilfe von Whiteboard, Chat und Audiokonferenzen, sowie Umfragen (Lync) kann sehr gut zusammengearbeitet werden.

stuttgart_Exp._März

Office 365 EDU Roadshow “Der perfekte Arbeitsplatz”

Seit gestern ist die neue Webseite bei Microsoft unter Techstudent online. Ich habe in den letzten Wochen eine kleine Roadshow als MVP und Microsoft Expert Student Partner auf die Beine gestellt.

Inhaltlich geht es bei der Roadshow darum, dass die Dozenten (Student Partner & MVPs) mit den anwesenden Studierenden, Lehrenden und Firmenvertreter den Arbeitsplatz der Zukunft entwickeln. Dabei nutzen die TeilnehmerInnen eine Office 365 Umgebung (Plan E3) und können diese direkt einsetzen. Alternativ haben einige Hochschulen wie die WHU Vallendar oder auch die FH Düsseldorf bereits Office 365 als Plan A2 mit Office Advantage in der gesamten Hochschule angeboten. An diesen Hochschulen ist es möglich direkt die vorhandene Umgebung zu nutzen.

Aus der Erfahrung zweiter Kurse (Uni Köln + WHU Vallendar) kann ich nur bestätigen, dass die Idee sehr gut ankommt und die anwesenden Teilnehmerinnen neben viel Spaß auch viel lernen. Sie lernen nicht nur mit einer Office 365 Umgebung umzugehen, sondern auch verschiedene Devices und verschiedenste Software in Kombination einzusetzen, um den optimalen Arbeitsplatz zu erstellen.

Ich hoffe sehr, dass nach den 10 bis 12 Terminen viele Ideen zusammen kommen und ich diese auch hier präsentieren kann.