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Neue Funktion bei Aufbewahrungslabel in Microsoft365 – Regulatory Record

Das Retention Team bei Microsoft arbeitet weiter an den Herausforderungen und auch an den Wünschen der Kunden. Diese richten sich auch in Richtung. 

Regulatory Record 

Bisher gab es schon die Möglichkeit eine Aufbewahrungspolicy mit einem Record zu versehen, dies aber leider nur so, dass man die Datei dennoch verschieben konnte oder die Metadaten ändern. Um die Datei nun wirklich auch im Sinne der GobD zu verankern und Änderungen auch in den Metadaten nicht zuzulassen gibt es nun den Regulatory Record. 

Ihn jedoch zu verwenden ist mit bedacht zu sehen! 

  • Einmal angelegt, kann man diesen in der Umgebung nicht mehr löschen oder ändern / MS Support und Administration haben keine Möglichkeit
  • Einmal auf eine Datei angewendet, kann man diese nicht mehr ändern und auch das Label nicht
  • Sensitvity Label müssen zwingend vor dem Regulatory Retention Label gesetzt werden, denn nach dem setzen des Labels ist es auch nicht mehr möglich ein Sensitivity Label zusetzen.

 

Dokumentation

In dem nächsten Link findet die Dokumentation: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/declare-records?view=o365-worldwide

Vergleich der Retention Label Funktionen

Aktion Aufbewahrungsbezeichnung Datensatz – gesperrt Datensatz – entsperrt Regulatorischer Datensatz
Inhalt bearbeiten Zulässig Gesperrt Allowed Gesperrt
Bearbeiten Sie Eigenschaften, einschließlich Umbenennen Allowed Zulässig Zulässig Gesperrt
Löschen Zulässig 1 Gesperrt Gesperrt Gesperrt
Kopie Zulässig Allowed Zulässig Zulässig
Innerhalb eines Containers bewegen2 Zulässig Zulässig Allowed Zulässig
Über Container hinweg bewegen 2 Zulässig Zulässig, wenn nie entsperrt Zulässig Gesperrt
Öffnen/Lesen Zulässig Zulässig Zulässig Allowed
Ändern der Bezeichnung Zulässig Zulässig – nur Container-Administrator Zulässig – nur Container-Administrator Gesperrt
Bezeichnung entfernen Zulässig Zulässig – nur Container-Administrator Zulässig – nur Container-Administrator Gesperrt

PowerShell Skript zum Aktivieren der Funktion

Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connect-IPPSSession -UserPrincipalName Name@domain.de

#############

Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true

 

Vergleich zur GoBD

folgt in den nächsten Tagen

 

Test (100 Tage)

folgt

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