Ein Nachteil der Zusammenarbeit mit Microsoft Information Protection aka Sensitvity Label aka Unified Labeling war bisher die Limitierung, dass man nicht gemeinsam an einem Dokument arbeiten konnte. Dies ist nun durch Microsoft behoben worden:
Management Summary – Lohnt es sich?
Es lohnt sich diese Funktion zu aktivieren, aber aktuell noch nicht produktiv.
Dokumentation: Enable co-authoring for documents encrypted by sensitivity labels in Microsoft 365 – Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs
Voraussetzungen
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- Sensitivitätskennzeichnungen müssen für Dateien in OneDrive und SharePoint aktiviert sein. Wenn dies noch nicht geschehen ist, aktivieren wir dies für Sie, wenn Sie Co-Authoring einschalten.
- Mindestversionen von Apps zur Unterstützung der neuen Beschriftungsmetadaten.
- Neueste Microsoft 365 Apps für Unternehmen.
- Alle Beschriftungs-Apps oder -Lösungen, die Sie eingesetzt haben, verwenden die minimal unterstützte Version des MIP-SDK.
- Alle von Ihnen verwendeten Skripte oder Tools, die aus den Beschriftungsmetadaten für Dokumente lesen oder in diese schreiben, werden aktualisiert, um das neue Metadatenformat und den neuen Speicherort zu verwenden.
- Wenn vorhandene beschriftete und unverschlüsselte Dokumente geöffnet und gespeichert werden, werden die derzeit als benutzerdefinierte Eigenschaft gespeicherten
- Sensitivitätskennzeichnungsinformationen kopiert und in einem neuen Format an einem neuen Metadatenspeicherort gespeichert.
- Wenn Benutzer Etiketten ohne Verschlüsselung auf Dokumente anwenden, werden die Etiketteninformationen jetzt in diesem neuen Format und an diesem neuen Speicherort gespeichert. Für E-Mails gibt es keine Änderung.
- Bei der Verwendung von Office-Desktop-Apps mit SharePoint Online oder OneDrive for Business können jetzt mehrere Benutzer ein Dokument gleichzeitig bearbeiten, wenn dieses Dokument beschriftet und verschlüsselt wurde. Bisher konnte immer nur eine Person gleichzeitig das Dokument bearbeiten.
- Wenn Sie Apps, Dienste oder Skripte haben, die den alten Metadatenspeicherort für unverschlüsselte Dokumente verwenden, kann es zu einer Diskrepanz bei der Kennzeichnung kommen. Zum Beispiel wird ein Benutzer, der nicht die neuesten Microsoft 365 Apps für Unternehmen hat, eine Kennzeichnung nicht sehen, die von einem Benutzer, der die neuesten Apps hat, neu angewendet wurde.
Aktivieren
ACHTUNG: Es gibt kein Zurück mehr! Empfohlen nur für Test-Tenants!
- Link: https://compliance.microsoft.com/co-authoring_for_files_with_sensitivity_labels
- Voraussetzungen lesen
- aktivieren
- warten
- testen
Auswirkungen
Ich habe diese Funktion nun gut einen Monat getestet. Es funktioniert zunächst nur mit dem Microsoft Standardschlüssel und natürlich mit Sensitivity Labeling. Im Rahmen der Nutzung fällt auf, dass innerhalb der Nutzer eines Tenants alles sehr gut funktioniert und auch mit AAD registrieren Nutzern gab es keine Probleme, jedoch mit anonymen Externen ist eine Zusammenarbeit nicht möglich gewesen.
Ein großer Schritt in die richtige Richtung! Zusammenarbeit in Echtzeit mit verschlüsselten Dokumenten.