Ein seit des Microsoft Teams gibt diskutiertes Thema ist das Thema der Governance in Bezug auf die Erstellung von Gruppen. Ich nehme einen guten Artikel von Stephan Biehl einmal zum Anlass, um auch hier mehr Erfahrungen und Ansichten einzubringen, um sich dem Thema oder einer Lösung zu nähern.
Anforderungen Groups Governance
Governance bedeutet ein allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen einzuführen, um durch Strukturen eine gewisse Kontrolle zu behalten. Diese Kontrolle muss im Unternehmensumfeld gewährleistet werden, um Gesetze, Regelungen, Richtlinien und Betriebsvereinbarungen zu erfüllen.
Prinzipien der Governance sind:
- Accountability: Rechenschaftspflicht
- Responsibility: Verantwortlichkeit
- Transparency: Offenheit und Transparenz von Strukturen bzw. Prozessen
- Fairness: Fairness in den Prozessen
Diese Anforderungen bilden sich auch in den folgenden Bereich ab:
- Compliance
- Datenschutz
- Datensicherheit
- Betriebsrat Anforderungen
Fragestellung
Die zentrale Fragestellung bei der Einführung von Office 365 Groups und Teams ist die Frage, ob alle MitarbeiterInnen Gruppen/Teams erstellen dürfen oder ob man dies auf Antrag/ nur Abteilungsleiter einschränkt.
eindeutig klar sind folgende Punkte
- Namenskonvention
- mindestens 2 Personen pro Gruppe (Besitzer und intern Verantwortliche)
- Gäste (ja oder nein)
- Klassifizierung des Teams und dessen Daten im Team (Teams, Group, SharePoint)
Möglichkeiten der Einschränkung der Erstellbarkeit von Gruppen
- Gruppe auf Anforderung erstellen (Forms Formular -> Magic & Genehmigungsworkflow -> Gruppe erstellt und Anfragender wird “Besitzer” plus ein Co-Host).
- Administratoren erstellen Gruppen (z.B. über ein bestehendes Ticketsystem)
Teams/Groups frei erstellbar oder die Erstellung einschränken?
Die Diskussion scheint festgefahren zu sein, denn in vielen Foren, auf Twitter oder in offline Community Meetings spaltet sich die Meinungen. Dies zeigt sich auch, dass in Firmen oft die Entscheidungen 50 zu 50 ausfallen. So kommt es vor, dass alle MitarbeiterInnen frei Teams erstellen dürfen (z.B. AXA) oder dass dies nur über ein Antragsformular erreicht werden kann. (z.B. Spiegel).
In einer Diskussion zu diesem Thema sagte mir jemand:
“Eigentlich schränken wir durch die Governance und umständliche Prozesse die offenen Möglichkeiten dieses Werkzeuges ein und parallel oder kurz danach überlegen wir wieder, wie die die Nutzer dazu bekommen, das Werkzeug zu nutzen. Hier kann etwas nicht stimmen.”