Aufzeichnung und Transkription ist eines der datenschutzrechtlichen Themen in 2025, in unserem Webinar zum Datenschutz bei Microsoft 365 beim Datenschutzberater ist auch dieses Thema immer wieder eine Diskussion um Neuerungen und das Thema Einwilligung und dessen Umsetzung treibt mich seit Jahren um. Ich hatte ursprünglich mit einigen Kunden dafür gesorgt, dass die Einwilligungsfunktion technisch in Microsoft Teams kommt. Diese ist zwar heute noch keine vollumfängliche datenschutzrechtliche Einwilligung, aber dazu kommt genau nun eine Neuerung!
Einwilligungslösung in Microsoft Teams für die Aufzeichnung und Transkription
ehemalige Beiträge
ehemaliger Beitrag zur Entstehung bei Transskription
Einwilligung – Was man dazu wissen muss (2023)
Was ist es – Einwilligungslösung technisch?
Microsoft Administratoren können im Teams Admincenter einstellen, dass eine Einwilligung bei Aktivierung von:
- Aufnahme Audio
- Aufnahme Audio und Video
- Aufnahme mit Transkription
- Transkription
Wenn man diese Funktionen einschaltet als Moderator/Ersteller/In, dann werden alle Mikrophone und alle Kameras deaktiviert und beim aktivieren eines oder beidem wird ein Popup ausgelöst, dass man Einwilligen soll und eine URL der Unternehmensdatenschutzinformation angezeigt. Diese Einwilligung wird in den Auditlogs und im Protokoll des Meetings protokolliert.
Lizenzfrage
Die Funktion der Einwilligungslösung ist in jeder Microsoft Teams Lizenz enthalten. Es wird kein Teams Premium benötigt!
Die Funktion der Einwilligungslösung in Teams Room System wird eine Teams Room Premium Lizenz für das Gerät benötig.
Die Funktion der Einwilligungslösung bei PSTN wird eine nationale und/oder internationales Budget und das Telefonie AddOn für das Softphone benötigt. Dies sind die Grundvoraussetzungen für die PSTN Telefonie. Es wird kein Teams Premium zusätzlich benötig.
Einwilligungsfunktion
Wo und wie im Detail Stand Dez 2025
| Teams Besprechungen | ja im vollem Umfang auch mobile und Webapp |
| 1 zu 1 Aufnahmen und Transkription | ja, im vollem Umfang seit Oktober 2025 |
| PSTN Anrufe und 1 zu 1 mit ausdrückliche Zustimmung für die Aufzeichnung und Transkription von 1:1-VoIP-Anrufen | Nein
aber ab August 2026! |
Was ist das Problem an der Lösung?
Die Probleme an der Lösung sind jedoch vorallem:
- keine Rücknahme der Einwilligung über die Lösung (Kamera ausschalten und Mikrophone ausschalten löst kein Rücknahme aus)
- keine spezifische Einwilligung pro Meeting
- Auditlogs nicht über Purview Auditlog immer direkt sichtbar (arbeitet Microsoft schon an dem Thema)
Microsoft sind die Probleme bekannt und ich habe diese auch schon mehrfach diskutiert.
Was ist nun Neu? Lösung zur Einwilligung
Eine erste Lösung ist nun möglich. Microsoft hat sich den spezifischen Text für die Einwilligung vorgenommen und liefert eine Lösung:
Quelle der Einstellung im Teams Admincenter (Microsoft)
Wo finde ich dies?
Microsoft Teams Admincenter -> Besprechungs Regeln -> z.B. in der Regel Aufzeichnung oder Full Service wie bei mir
Leider wird der Punkt, wie oben gezeigt bei mir noch nicht angezeigt. Ich reiche dies nach!
Best practise
Es gibt zwei Möglichkeiten, die wir in Europa sehen:
- Aufzeichnung und Transkription immer
z.B. Microsoft Corp, Microsoft Deutschland - Aufzeichnung und Transkription mit einer eigenen User Policy mit Schulung und Hinweisen
z.B. viele Unternehmen in Deutschland auch in vielen Betriebsvereinbarungen
Was geht noch nicht? Woran scheitert auch heute noch eine sauber Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 lit a) DSGVO?
Eine aufgeklärte datenschutzrechtliche Einwilligung muss eindeutig sein und für den Betroffenen müssen auch die Folgen und damit Auswirkungen klar und eindeutig sein. (Genauer siehe diverse Kommentare). Dazu kommt dann die konkrete Umsetzung mit Farben, Balken, Feldern. Beides muss in einem IT-System wie Zoom, WebEx und auch Microsoft Teams zusammen passen.
Was spricht heute nun gegen eine datenschutzkonforme Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 lit a) DSGVO, so dass man weiterhin dieses technische Konstrukt eher als Indiz sehen kann und meist noch auf berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO abstellt.
Datenschutzrechtlich
- Kein individueller Text für die Einwilligung im Tool, dieser muss in die Einladung zum Termin mit Aufnahme
- Kein individueller Zweck und Löschfrist
Prozess
- keine Rücknahme über den Weg der Zustimmung
Bewertung
Zusammenfassend ist eine datenschutzrechliche Einwilligung heute noch nicht ohne Einreden oder Gegenreden möglich. Dennoch ist es der genau richte Schritt den Microsoft hier geht, so dass man in einem ersten Schritt eine Einwilligungserklärung hinterlegen kann.
Was ist nun Neu? Teams Roomsystem
Microsoft Teams Rooms auf Android ermöglicht es Nutzern mit Teams Rooms Pro-Lizenzen, ab Mitte Januar 2026 die Sitzungsaufzeichnung und -transkription direkt vom Gerät aus zu starten, zu stoppen und neu zu starten. Die technische Einwilligungsfunktion beleibt erhalten.
Was ist nun Neu? PSTN – Telefonie
Microsoft Teams wird ab Anfang 2026 eine ausdrückliche Zustimmung für die Aufzeichnung und Transkription von 1:1-VoIP-Anrufen verlangen. Administratoren müssen diese Funktion aktivieren, die Teilnehmer vor der Aufnahme um Zustimmung bittet. PSTN-Nutzer erhalten eine automatische Einwilligung. Schulungen und Aktualisierungen der Richtlinien werden zur Vorbereitung empfohlen.
Nachrichten im Messagecenter / Quelle
Demnächst: IT-Administratoren werden in der Lage sein, Aufnahme- und Transkriptionsbenachrichtigungen in Teams anzupassen
Ab Januar 2026 können IT-Administratoren Teams die Aufzeichnung und Transkription von Benachrichtigungen sowie Datenschutzlinks gemäß Meeting-Richtlinien anpassen und die Zustimmung an die Bedürfnisse der Organisation anpassen. Benutzerdefinierte Nachrichten haben ein Limit von 200 Zeichen, unterstützen explizite und implizite Zustimmung und gelten nur, wenn sie aktiviert sind. Standardmeldungen bleiben bestehen, wenn kein benutzerdefinierter Text gesetzt ist.
IT-Administratoren können den Nachrichten- und Datenschutzlink anpassen, der in Teams-Benachrichtigungen angezeigt wird, wenn Aufnahme oder Transkription verwendet wird. Diese Benachrichtigungen informieren die Teilnehmer stillschweigend oder verlangen eine ausdrückliche Zustimmung, abhängig von Ihrer Meeting-Regel.
Diese Benachrichtigungen werden als Zeichenketten angezeigt – der Text, der im Banner (implizites Szenario) oder im Dialog (explizite Einwilligung) angezeigt wird. Die Anpassung dieser Strings hilft Organisationen, die Einwilligungssprache mit internen Richtlinien und lokalen Anforderungen abzustimmen, während die Standardaufforderung zur Einhaltung beibehalten bleibt.
Screenshot 1: Implizites Szenario – Banner-String
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Screenshot 2: Ausdrückliche Zustimmung – Dialogstring
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Dieses Update ist mit Microsoft 365 Roadmap ID 536570 verknüpft.
Wann das passiert:
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit, GCC): Die Einführung beginnt Anfang Januar 2026 und soll bis Ende Januar 2026 abgeschlossen sein.
Wie sich das auf Ihre Organisation auswirkt:
Wer betroffen ist:
- IT-Administratoren verwalten Teams-Meeting-Richtlinien.
- Meeting-Teilnehmer in Organisationen, in denen benutzerdefinierte Benachrichtigungen über Aufnahmen und Transkriptionen aktiviert sind.
Was passieren wird:
- Die Teilnehmer der Sitzungen sehen die individuelle Nachricht und den Datenschutzlink Ihrer Organisation in der Benachrichtigung zur Aufnahme/Transkription, zusammen mit dem festen Text von Teams (wie Initiatornamen und Standard-Datenschutzlink).
- Wenn keine benutzerdefinierte Nachricht für eine Sprache oder ein Szenario bereitgestellt wird, zeigt Teams die Standardnachricht an.
- Benutzerdefinierte Zeichenketten gelten nur für Benutzer, die der Meeting-Richtlinie zugewiesen sind, bei denen die Einstellung aktiviert ist. Alle Teilnehmer dieser Meetings sehen die benutzerdefinierten Einstellungen des Veranstalters (vorbehaltlich der Sprachverfügbarkeit).
- Diese Funktion steht allen Enterprise-Teams-SKUs zur Verfügung. Es gibt keine Änderung am Standard-Erlebnis, es sei denn, du konfigurierst benutzerdefinierte Nachrichten.
Was du zur Vorbereitung tun kannst:
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Meetingrichtlinien, um individuelle Nachrichten für Aufnahme- und Transkriptionsbenachrichtigungen einzufügen.
- Stellen Sie sicher, dass individuelle Nachrichten den Datenschutz- und Einwilligungsanforderungen Ihrer Organisation entsprechen.
- Beachten Sie die folgenden Einschränkungen:
- 200-Zeichen-Begrenzung: Benutzerdefinierte Nachrichten dürfen pro Sprache/Szenario nicht mehr als 200 Zeichen umfassen.
- Explizite vs. implizite Einwilligung: Benutzerdefinierte Zeichenketten für explizite Einwilligungsszenarien werden unterstützt und sichtbar, wenn die explizite Einwilligungsrichtlinie aktiviert ist. Für ausdrückliche Zustimmung wird benutzerdefinierter Text an die Standardnachricht angehängt. Du kannst ein Szenario leer lassen, um den Standardtext zu behalten.
- Sprachabdeckung: Wenn die Client-Sprache eines Teilnehmers keinen benutzerdefinierten String für ein Szenario hat, greift Teams auf die Standardmeldung zurück.
- Unterstützung für Anruf- und Mobilfunkclients wird nach der allgemeinen Verfügbarkeit hinzugefügt. Derzeit sind keine Maßnahmen erforderlich.
Schritte zur Konfiguration:
- Gehe ins Teams-Verwaltungszentrum → Meetings → Meeting-Richtlinien, scrolle dann zu Aufnahme & Transkription und aktiviere „Zeigen benutzerdefinierte In-Meeting-Benachrichtigungen für Aufnahme und Transkription„.
- Wählen Sie Benachrichtigung anpassen.
- Laden Sie die CSV-Vorlage aus dem Anpassungspanel herunter.
- Fülle deine benutzerdefinierten Strings pro Szenario und Sprache aus. Verwenden Sie <leer>, um den Standardtext für eine bestimmte Zelle zu behalten. Denk daran: Maximal 200 Zeichen.
- Lade das fertige CSV hoch, nutze die Vorschau, um das Aussehen zu validieren, und klicke auf Anwenden.
- Aktivieren Sie explizite Einwilligung , wenn Ihre Richtlinie dies verlangt – benutzerdefinierte Zeichenketten für explizite Einwilligungsdialoge werden dann den Teilnehmern angezeigt.
Weitere Informationen:
- Verwaltung von Teams-Aufzeichnungsrichtlinien für Meetings und Ereignisse – Microsoft Teams | Microsoft Learn
- Setzen Sie eine individuelle URL zur Datenschutzrichtlinie ein
Compliance-Überlegungen:
Keine Compliance-Überlegungen festgestellt; Überprüfen Sie die für Ihre Organisation angemessene.
(Aktualisiert) Microsoft Teams Rooms auf Android: Aufzeichnungs- und Transkriptionssteuerungen (Teams Rooms Pro erforderlich)
Zusammenfassung
Microsoft Teams Rooms auf Android ermöglicht es Nutzern mit Teams Rooms Pro-Lizenzen, ab Mitte Januar 2026 die Sitzungsaufzeichnung und -transkription direkt vom Gerät aus zu starten, zu stoppen und neu zu starten. Für Organizer- und Raumkonten sind Berechtigungen erforderlich, mit einigen Einschränkungen hinsichtlich Anruftypen und Mieterszenarien.
Microsoft führt die Möglichkeit ein, die Aufzeichnung und Transkription von Meetings direkt aus Microsoft Teams Rooms auf Android-Geräten zu starten, zu stoppen und neu zu starten. Diese Verbesserung unterstützt ein nahtloseres Meeting-Erlebnis, indem sie die Notwendigkeit eines Begleitgeräts zur Initiierung dieser Aktionen eliminiert. Auch die gesprochene Sprache für das Treffen kann während der Sitzung geändert werden. Diese Funktionalität ist mit der Lizenzierung von Teams Rooms Pro verfügbar.
Wann das geschieht:
Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit und GCC): Wir werden Mitte Januar 2026 mit der Einführung beginnen (zuvor Mitte Dezember 2025) und erwarten, bis Ende Januar 2026 (zuvor Ende Dezember 2025) fertigzustellen.
Allgemeiner Verfügbarkeit (GCCH und DoD): Wir werden Anfang Februar 2026 (zuvor Anfang Januar) mit der Einführung beginnen und erwarten, bis Mitte Februar 2026 (zuvor Ende Januar) abzuschließen.
Wie sich das auf Ihre Organisation auswirkt:Wer betroffen ist:
- Nutzer, die Teams-Meetings aus Microsoft Teams Rooms auf Android-Geräten besuchen.
- Organisationen mit Teams Rooms Pro-Lizenzierung.
Was passieren wird:
- Nutzer können die Aufnahme und Transkription direkt von einem Teams Rooms-Gerät mit Android aus starten, stoppen und neu starten. Dazu können sie auf der Meeting-Oberfläche Mehr auswählen und dann Aufnehmen und Transkribierenauswählen , um die Aufnahme und Transkription zu starten oder zu stoppen.
- Die gesprochene Sprache des Treffens kann während der Sitzung geändert werden.
- Früher benötigten Nutzer ein Begleitgerät, um die Aufnahme oder Transkription zu initiieren.
- Aufzeichnung und Transkription werden in Sitzungen unterstützt, bei denen ein Teilnehmer demselben Mieter wie der Organisator angehört.
- Für Meet Now- oder Whiteboard-Sitzungen , die von einem Teams Rooms auf Windows-Gerät initiiert werden, müssen Nutzer sich selbst zum Meeting einladen, um über den Teams-Desktop oder die mobile App auf die Aufnahmedatei zuzugreifen.
- Um die Start- und Stopp-Funktion für Aufnahme und Transkription zu nutzen, müssen sowohl der Meeting-Organisator als auch das Raumkonto die Erlaubnis zum Aufzeichnen und Transkribieren haben. Wenn einer der Parteien die erforderlichen Berechtigungen fehlen, erscheint der Button zum Starten oder Stoppen der Aufnahme und Transkription nicht.
- Wenn der Meeting-Organisator die Aufnahme- oder Transkriptionsberechtigungen aus dem Raumkonto über die Meeting-Optionen entfernt, ist der Button ebenfalls nicht verfügbar.
- Einschränkungen – Aufnahme und Transkription werden in den folgenden Szenarien nicht unterstützt :
- Peer-to-Peer (P2P)-Anrufe: Direkten Eins-zu-Eins-Anrufe zwischen zwei Nutzern.
- Gruppengespräche: Ad-hoc-Gespräche mit mehreren Teilnehmern, die keine geplanten Treffen sind.
- PSTN-Anrufe: Anrufe, die über das öffentliche geschaltete Telefonnetz über Teams Calling-Pläne oder Direct Routing getätigt werden.
- Externe oder mieterübergreifende Treffen und Anrufe: Treffen mit Teilnehmern von außerhalb des Mieters des Veranstalters.
- Drittanbieter-Meetings und -Anrufe: Einschließlich Direct Guest Join und SIP-basierter Meetings, die das Session Initiation Protocol verwenden, um externe Videokonferenzsysteme (wie Cisco oder Polycom) mit Microsoft Teams zu verbinden. Diese Integrationen unterstützen keine nativen Teams-Aufnahme- und Transkriptionsfunktionen.
Screenshot – Neue Aufnahme- und Transkriptionssteuerungen in Teams Rooms auf Android:
Bild auf neuer Registerkarte anzeigen
Was Sie zur Vorbereitung tun können:
- Stellen Sie sicher, dass Raumkonten und Meetingorganisatoren die Berechtigung haben, Sitzungen aufzuzeichnen und zu transkribieren.
- Kommunizieren Sie diese Änderung an den Helpdesk und die Support-Teams.
- Aktualisieren Sie die interne Dokumentation, um die neue Funktionalität widerzuspiegeln.
- Überprüfen Sie die Meeting-Optionen, um sicherzustellen, dass die Raum-Account-Berechtigungen korrekt konfiguriert sind.
Compliance-Überlegungen:
| Speichert die Änderung neue Kundendaten, und wenn ja, wo werden sie gespeichert? | Ja. Meeting-Aufzeichnungen und Transkriptionen, die aus Teams Rooms auf Android initiiert werden, werden je nach Meeting-Typ auf OneDrive oder SharePoint des Meeting-Organisators gespeichert. Diese Dateien sind über Teams-Desktop- oder mobile Apps zugänglich. |
| Verändert die Änderung, wie bestehende Kundendaten verarbeitet, gespeichert oder abgerufen werden? | Ja. Nutzer können die Aufnahme und Transkription direkt von den Teams Rooms auf dem Android-Gerät starten, was den Zugriffspunkt und die Methode zur Erfassung und Speicherung von Meetingdaten ändert. |
| Erfordert die Änderung Berechtigungen, um auf Kundendaten zuzugreifen oder sie zu verarbeiten? | Ja. Sowohl der Meetingorganisator als auch das Raumkonto müssen die Berechtigung haben, das Meeting aufzuzeichnen und zu transkribieren. Wenn keine Berechtigungen erteilt werden, ist die Funktion nicht verfügbar. |
| Beinhaltet die Änderung eine Admin-Kontrolle, und kann sie über die Mitgliedschaft in der Entra ID-Gruppe verwaltet werden? | Ja. Administratoren können Aufnahme- und Transkriptionsberechtigungen über Meeting-Optionen und Teams Rooms-Einstellungen verwalten. Diese Berechtigungen können mittels der Entra-ID-Gruppenmitgliedschaft begrenzt werden. |
| Erlaubt die Änderung dem Nutzer, die Funktion selbst zu aktivieren und zu deaktivieren? | Ja. Nutzer können die Aufnahme und Transkription direkt von den Teams Rooms auf Android-Geräten aus starten und stoppen, sofern sie die erforderlichen Berechtigungen besitzen. |
PSTN – Aufzeichnung und Transkription mit Einwilligung
Microsoft Teams wird ab Anfang 2026 eine ausdrückliche Zustimmung für die Aufzeichnung und Transkription von 1:1-VoIP-Anrufen verlangen. Administratoren müssen diese Funktion aktivieren, die Teilnehmer vor der Aufnahme um Zustimmung bittet. PSTN-Nutzer erhalten eine automatische Einwilligung. Schulungen und Aktualisierungen der Richtlinien werden zur Vorbereitung empfohlen.
Einleitung
Um die Transparenz und Benutzerkontrolle zu erhöhen, erweitert Microsoft Teams die Funktion „Explicit Recording Consent“ um 1:1-Teams-Aufrufe. Dieses Update stellt sicher, dass die Teilnehmer eine ausdrückliche Zustimmung geben müssen, bevor ihre Medien (Audio, Video und Inhaltsteilung) in jede von einem anderen Nutzer initiierte Aufnahme oder Transkription aufgenommen werden. Diese Änderung unterstützt Datenschutz-Compliance und steht im Einklang mit Kundenfeedback, das detailliertere Einwilligungskontrollen verlangt.
Diese Nachricht ist mit Roadmap ID 503295 verknüpft.
Wann das passiert:
- Zielveröffentlichung: Beginnt Anfang Januar 2026 (zuvor Anfang Dezember 2025), wird Mitte Januar 2026 abgeschlossen (zuvor Mitte Dezember 2025).
- Allgemeine Verfügbarkeit (weltweit, GCC): Beginnt Mitte Januar 2026 (zuvor Mitte Dezember 2025), endet Ende Januar 2026 (zuvor Mitte Januar).
- Allgemeine Verfügbarkeit (GCC High): Beginnt Anfang Februar 2026 (zuvor Ende Januar), endet Mitte Februar 2026 (zuvor Anfang Februar).
- Allgemeine Verfügbarkeit (DoD): Beginnt Mitte Februar 2026 (zuvor Ende Januar), endet Ende Februar 2026 (zuvor Mitte Februar).
Wie sich das auf Ihre Organisation auswirkt:Wer betroffen ist:
- Microsoft Teams-Administratoren verwalten Anrufrichtlinien.
- Nutzer, die an 1:1 Teams VoIP-Anrufen teilnehmen, bei denen die Aufnahme oder Transkription gestartet wird.
- Die Endpunkte des Public Switched Telephone Network (PSTN) werden automatisch genehmigt. Explizite Unterstützung für PSTN wird in einer zukünftigen Version enthalten sein.
Was passieren wird:
- Diese Funktion gilt für Microsoft Teams Desktop-Apps unter Windows und macOS.
- Standardmäßig ist die explizite Aufzeichnungszustimmung AUSGESCHALTET und muss von Administratoren aktiviert werden.
- Wenn aktiviert:
- Nutzer, die die Aufnahme oder Transkription in 1:1-Anrufen einleiten, lösen eine Einwilligungsaufforderung für den anderen VoIP-Teilnehmer aus.
- Bis die Zustimmung erteilt wurde, werden die Audio-, Video- sowie Bildschirm-/Inhaltsfreigabe des Teilnehmers deaktiviert und daher von der Aufnahme ausgeschlossen.
- PSTN-Nutzer werden automatisch zugestimmt. Mehr erfahren Sie unter Verwalten Teams Aufzeichnungsrichtlinien | Automatische Einwilligungs-Endpunkte und -Plattformen
- Administratoren können diese Richtlinie tenant-weit oder auf bestimmte Nutzer anwenden.
Was du zur Vorbereitung tun kannst:
- Aktualisieren Sie die Schulungsmaterialien so, dass die explizite Aufzeichnungszustimmung nun auch für 1:1-Anrufe (PSTN und Teams VoIP) gilt.
- Informieren Sie die Nutzer, dass eine Zustimmung erforderlich ist, bevor die Aufnahme oder Transkription in 1:1-Anrufen beginnen kann.
- Administratoren können diese Funktion über PowerShell oder das Microsoft Teams Verwaltungszentrum verwalten.
PowerShell-Befehle:
Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent "Aktiviert" Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent "Deaktiviert"
Erfahren Sie mehr: Set-CsTeamsCallingPolicy-Dokumentation
Compliance-Überlegungen:
| Erklärung des Compliance-Bereichs | |
|---|---|
| Audit-Logging | Einwilligungsdaten werden in Auditprotokollen erfasst. Siehe Audit-Log-Aktivitäten in Microsoft Purview. |