Das es nun eine Einwilligung zur Teams Aufnahme gibt war Teil eines langen Weges, aber darüber habe ich schon einen Beitrag geschrieben. Der Weg ist jedoch nicht zu ende, auch wenn die Funktion schon für alle verfügbar ist.
Versionierung
| Version 1 | Erstellung |
| Version 2 30.08 | Aktualisierung und Einarbeitung Hinweise aus der Community |
Anforderungen
| Lizenzen | Microsoft Teams Lizenz
Es wird keine weitere Lizenz benötigt. Eine Teams Premium Lizenz wird nicht benötigt. |
| Einrichtung | Es muss ein PowerShell Skript ausgeführt werden. Hierfür benötigt ihr Teams Adminrechte und das cmlet zu Microsoft Teams. |
| Reporting | Es müssen die Anwesenheitsberichte aktiviert sein. |
| DSE | Es muss eine Datenschutzerklärung im M365 Admincenter hinterlegt sein, die auch die Teams Aufnahme beinhaltet. |
Funktioniert wo?
Es klappt nur bei Microsoft Teams Besprechungen und Webinaren.
Es funktioniert nicht bei Microsoft Teams Live Events.
Welcher Client funktioniert?
- Teams mobile App iOS und Android
- Teams Web App – Edge Browser und alle gängigen aktuellen Browser wie Firefox
- Teams Desktop App Mac, Windows
- Teams new Desktop App Mac, Windows
Wofür benötige ich die Einwilligung?
- Audio (Mikrophone)
- Video (Kamera/Avatar)
- Screen sharing
Wo funktioniert die gesamte Erfahrung
- Kanalbesprechungen
- Teams Besprechungen
- Webinare
Aktuell nicht:
- Sofortbesprechungen
- Live Events
Wo wird die Einwilligung gespeichert?
Die Einwilligung wird in den Anwesenheitsberichten der Besprechung gespeichert. Es müssen also auch diese aktiviert sein.
Einrichtung
PowerShell Skript
Hierfür benötigt ihr Teams Adminrechte und das cmlet zu Microsoft Teams, also das Teams Adminmodul.
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity “Global” -ExplicitRecordingConsent Enabled
Es ist auch möglich per Identity nur bestimmte Nutzer, wie z.B. PowerUser mit der Funktion auszustatten. Das Cmlet oben aktiviert die Funktion Global für alle.
Report
Hier finden Sie einen Auszug eines Reportes mit den Informationen zur Einwilligung.
Um die Informationen in den Berichten zu reduzieren:
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -InfoShownInReportMode identityOnly
Folge: Es zeigt nur an, wer in der Besprechung war und die Einwilligung, nicht mehr auch alle anderen Informationen.
Bei Aktivierung im Meeting
Besitzer des Meetings startet das Aufnahme
User möchte Einwilligung geben, um zu sprechen oder Kamera zu aktivieren
Hier wird die Privacy Policy des Unternehmens aus dem M365 Admincenter angezeigt. ACHTUNG: Aktuell ist noch ein Bug und es zeigt auf:
Microsoft Privacy Statement – Microsoft privacy
Die Aufnahme startet
Lobby bei aktivierter Aufnahme
Leider sieht man nicht, ob eine Aufnahme läuft. Man kann dies nur erahnen, da Kamera und Mikrophone nicht aktivierbar sind. Wenn man in die Besprechung reinfällt und reden möchte muss man erst einwilligen.
Ansicht vor Mitte August 2023
Neue Ansicht Danke an Thilo
Vorteil: Nun ist es wesentlich sichtbarer und erkennbarer, dass innerhalb des Meetings eine Aufzeichnung läuft. Dies seht ihr aber nur, wenn ihr auch die Einwilligung aktiviert habt.
Herausforderungen
1. Einwilligungsmanagement
Bei der Einführung muss man sich Gedanken über das Einwilligungsmanagement machen. Somit sollte immer der Anwesenheitsreport mit der Aufnahme gespeichert werden, damit man konkret Art 15 DSGVO, das Auskunftsrecht erfüllen kann oder auch Art. 21 DSGVO den Widerspruch auslösen, bzw. erstmal nachvollziehen.
2. Speicherung und Aufbewahrung der Einwilligung
Es ist eine Diskussion zwischen Betriebsrat und Datenschutz, die mit der Speicherung der Einwilligung in den Anwesenheitsberichten ausgelöst wird. Denn auch trotz der Reduzierung der Informationen auf nur Teilnehmer kann es zu Diskussionen führen.
Leider ist man bis heute nicht bei Microsoft darauf eingegangen diese Information in die Auditlogs zu speichern und dann dort eine Retention Policy auf das Event zu setzen, dass würde den Umgang und das Einwilligungsmanagement vereinfachen und keine Diskussionen über das Aktivieren des Anwesenheitsreports auslösen.
3. Einwilligung bei Sofortmeetings
Wenn ihr bei SofortMeetings eine Aufnahme macht, dann bekommt ihr keinen Anwesenheitsbericht. Also keine nachweisbare Einwilligung. Auch aus diesem Grund sollten diese in die Auditlogs statt in den Anwesenheitsreport. Aktuell sind Aufnahme in Sofortmeetings erstmal abzuraten.
Screenshots Error
Einmal das ganze Szenario durchgespielt und auch auf ein Error gestoßen:
Dieser kann kommen, wenn ihr rein und rausspringt und dann die Einwilligung beim reinkommen direkt klickt. Einfach wieder versuchen die Kamera anzuschalten und dann könnt ihr nochmal einwilligen.