Drücke "Enter", um den Text zu überspringen.

Gemeinsame Bearbeitung mit Azure Information Protection verschlüsselte Dateien ist nun GA

Die Bearbeitung und die Arbeit mit sensitive verschlüsselten Dateien wird immer wichtiger. Dies liegt nicht nur im Datenschutz, sondern auch in Bezug auf das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Leider bringt die Verschlüsselung zwar mehr Sicherheit, aber der/die NutzerIn verliert viele Funktionen. 

Gemeinsame Bearbeitung

Bisher war es so, dass man nicht gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten kann, wenn diese verschlüsselt worden sind. Konkret handelt es sich damit oft um Dateien, die mit vertraulich oder auch streng vertraulich gekennzeichnet sind.  Im Zweifel hat man die Datei sogar heruntergeladen und dann wieder in den SharePoint hochgeladen.

Dies ändert sich nun! 

Mit dem neuen MIP Client und dann auch mit allen neueren Clients und hoffentlich auch nativ mit Microsoft 365 Apps for Business und Enterprise können verschlüsselte Dateien nun gemeinsam wie unverschlüsselte Dateien bearbeitet werden. 

Ich habe dies in meinen Testreihen dies mit bis zu 20 Nutzern gleichzeitig ausprobiert und es klappte. Aber es zeigte sich auch, dass der Sync nicht immer gut funktionierte und man hauptsächlich online arbeiten musste. Deshalb wundert es mich auch, dass es schon GA gegangen ist. Ich werde meine Tests weiterführen und hoffe auf eine komplett vergleichbare Nutzung, wie bei unverschlüsselten Dateien.

Verfügbarkeit

  • Office Online 
  • Desktop für Windows und Mac
    • Word,
    • Excel, and
    • PowerPoint
  • kein Mobile / Roadmap 

Voraussetzungen

  • Microsoft 365 E3/A3/G3/E5/A5/G5 
  • Deploy the 2107 update of Office (or higher) using the Current Channel or Monthly Enterprise Channel. We highly recommend using Configuration Manager and Servicing Profiles to ease this transition
  • If your organization uses Azure Information Protection to apply labels in Word, Excel, and PowerPoint on Windows, make sure to also update to the latest version
  • Navigate to the Microsoft 365 Compliance Center settings page as a global admin to enable the feature
  • Vertraulichkeitsbezeichnungen müssen für Dateien in OneDrive und SharePoint aktiviert sein. Falls dies noch nicht geschehen ist, aktivieren wir dies für Sie, wenn Sie die gemeinsame Dokumenterstellung aktivieren.
  • Mindestversionen von Apps zur Unterstützung der neuen Labeling-Metadaten.
    Neueste Microsoft 365-Apps für Unternehmen.
  • Alle Labeling-Apps oder -Lösungen, die Sie bereitgestellt haben, verwenden die unterstützte Mindestversion des MIP SDK.
  • Alle Skripts oder Tools, die Sie verwenden, um aus den Beschriftungsmetadaten für Dokumente zu lesen oder in sie zu schreiben, werden aktualisiert, um das neue Metadatenformat und den neuen Speicherort zu verwenden.

 

 

 

Auswirkungen

 
  • Wenn vorhandene gekennzeichnete und unverschlüsselte Dokumente geöffnet und gespeichert werden, werden die derzeit als benutzerdefinierte Eigenschaft gespeicherten Vertraulichkeitsbezeichnungsinformationen kopiert und in einem neuen Format an einem neuen Metadatenspeicherort gespeichert.
  • Wenn Benutzer Etiketten ohne Verschlüsselung auf Dokumente anwenden, werden die Etiketteninformationen jetzt in diesem neuen Format und Speicherort gespeichert. Für E-Mails ändert sich nichts.
  • Mithilfe von Office-Desktop-Apps mit SharePoint Online oder OneDrive for Business können jetzt mehrere Benutzer ein Dokument gleichzeitig bearbeiten, wenn dieses Dokument gekennzeichnet und verschlüsselt wurde. Bisher konnte immer nur eine Person das Dokument bearbeiten.
  • Wenn Sie über Apps, Dienste oder Skripts verfügen, die den alten Metadatenspeicherort für unverschlüsselte Dokumente verwenden, besteht die Möglichkeit einer Abweichung bei der Kennzeichnung. Ein Benutzer, der nicht über die neuesten Microsoft 365-Apps für Unternehmen verfügt, sieht beispielsweise keine Bezeichnung, die von einem Benutzer mit den neuesten Apps neu angewendet wurde.
 

Aktivieren – ACHTUNG

Wenn es einmal aktiviert wurde und ihr doch wieder zurück wollt, immer den Support anrufen! 

 

Co-authoring on Microsoft Information Protection encrypted documents is now generally available – Microsoft Tech Community

Die Kommentarfunktion ist deaktiviert, aber Trackbacks und Dingbacks sind offen.