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Microsoft Teams Webinar – begrenzen, einschränken und administrieren

Microsoft Teams Webinar mit über 1000 Personen wird von Ende April bis Ende Mai 2021 ausgerollt und steht dann zur Verfügung. Nun stellt sich die Frage der Administration nun Nutzung dieser Funktion:

Seit dem heutigen Tage und auch mein Geburtstag ist die Microsoft Teams Webinar Funktion in einem Tenant, den ich betreue ausgerollt und ich kann euch diesen Beitrag passend zur Meldung im Admin Center schreiben:

Microsoft Teams Webinar im Überblick

  • bis zu 1000 TeilnehmerInnen inklusive Sprecher und Moderatoren
  • Teams Meeting 
  • Teilnehmer können: Audio, Video, Chat vergleichbar mit dem Teams Meeting
  • Anmeldemaske mit Registrierung  / Email Bestätigung für TeilnehmerInnen
  • Teilnehmerbericht
  • Aufnahmefunktion
  • Lizenz: Office 365 or Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Business Standard/Business Premium
  • Microsoft 365 Roadmap ID 8009965952, 66459, and 66586
  • Rollout: Ende April bis Ende Mai

Freischaltung der Funktion Webinar beim Rollout

Die Funktion wird zum Rollout in den Tenant direkt freigeschaltet. Somit muss der Administrator recht schnell sein und über Pollices diese Funktion einschränken, wenn es nicht gewünscht ist, dass alle Nutzer des Tenants (mit Lizenz) Webinare anlegen können.

Datenschutz und die Teams Webinarfunktion (wird noch geschrieben)

Ein Anlegen, Durchführen und Beenden eines klassischen Webinares hat auch immer mit dem Thema Datenschutz zu tun, denn es werden personenbezogene Daten verarbeitet. Darüber hinaus könnte Werbung verschickt werden, die Daten der Teilnehmer an Dritte verschickt oder sogar eine Aufnahme durchgeführt werden.

Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten in dieser Funktion

  • Anmeldeformular
  • Durchführung des Webinars
  • ggf. Forms / Umfragen während des Webinars
  • ggf. Aufnahme während des Webinars
  • Teilnehmerreport nach dem Webinar

Ergebnis

folgt

 

Administration

Die Administration der Microsoft Teams Webinarfunktion ist wichtig, denn zum Beispiel sollen nicht alle MitarbeiterInnen im Unternehmen Webinare durchführen. 

Powershell nutzen

Ihr könnte über die MeetingPolicy

Wichtig ist zu wissen, dass Microsoft die Einstellungen für Teams Meetings und Webinare parallel nutzt. Wenn man eine Einstellung für die Webinare nutzt, wird gleichzeitig diese Einstellung auch auf klassische Teams Meetings angewandt. Dies ist ungünstig, da man Meetings und Webinare nicht unterschiedlich Konfigurieren kann. Hier solltet ihr mit mehreren Policies arbeiten, die dann den Nutzern zugeordnet werden.

Policy Funktion
AllowEngagementReport Teilnehmerreport runterladen für Webinar und Teams Meetings
scheduling private meetings off = keine Teams Meetings und Webinare

on = Meetings und Webinare können erstellt werden

Die Policy muss dann den jeweiligen Nutzern zugeordnet werden, die dann Webinare erstellen dürfen. Eine Zuordnung und die Wirkung der Zuordnung kann bis zu 24h dauern.

Was fehlt noch? 

Die Funktion der Teams Webinare ist sehr neu. Bei der Nutzung sind folgende fehlende Funktionen aufgefallen:

  • keine Verbindung zu Dynamics oder Schnittstellen zu anderen CRM Systemen
  • verschiedene Templates für Webinare z.B. Anmeldeseiten oder Webinare
  • bessere Anmeldefunktion für Externe
  • Steuerung und Layout der Erinnerungsemails

Nutzung

Ein Microsoft Teams Webinar legt ihr über den Kalender in Microsoft Teams (Desktop oder Web) an. Aktuell ist es über Outlook nicht möglich ein Teams Webinar zu erstellen:

Im Anschluss steht dem Anlegendem nun ein erweitertes Formular zur Verfügung.  Dieses muss zunächst die üblichen Angaben aus einem Team Meeting enthalten, wie Sprecher (intern und extern/ erforderlich und optional), Uhrzeit, Tag, Beschreibung und natürlich den Titel und die Zeitzone. Ebenso können die Antwortoptionen eingestellt werden und wer eine Registrierung benötigt. Über dieses Auswahlfeld können zum Beispiel die Webinare auch so angelegt werden, dass keine Registrierung oder alle eine benötigen.

Registrierungsseite anlegen 

In dem nächsten Schritt gilt es eine Registierungsseite anzulegen, hier zu gibt es ein nächstes Formular:

In diesem könnt ihr die Sprecher mit Name und CV hinterlegen, eine öffentliche Beschreibung, die Zeitzone, Titel und natürlich Uhrzeit und Tag des Webinars. 

Auf der rechten Seite könnt ihr das Anmeldeformular erstellen. Dieses besteht aus drei Pflichtfeldern und mehreren optionalen Feldern, die auch als Pflichtfeld genutzt werden können. Neben einigen Templatefeldern gibt es auch die Möglichkeit eigene Felder zu erstellen. 

Wichtig ist es, dass man oben ein Bild hinzufügt, um z.B. ein Logo zu hinterlegen und etwas eigenes Design. Das Bild sollte eine Größe von 918X120 haben.

Alle diese Angaben sind dann auf der Registrierungsseite zu sehen. Wenn nun jemand das Formular ausfüllt, kann der oder die Organisatorin diese als csv Datei in dem Termin runterladen. Es ist ein Anmeldereport ähnlich des Teilnehmerreports, welcher nach und während dem Webinar zum Download bereit steht. 

Video

Webinar Konfiguration

Es ist möglich das Webinar so zu gestalten, dass es den jeweiligen Anforderungen genügt. Es ist auch möglich das Teams Webinar wie Clubhouse zu gestalten indem man unter Besprechungsoptionen den Chat und das Video deaktiviert und den TeilnehmerInnen verweigert die Stummschaltung aufzuheben. 

Es ist sinnvoll sich dies einmal vor dem Webinar anzulegen und bei dem Training für die MitarbeiterInnen, die Webinare organisieren diese Templates der Konfiguration mitzugeben. Leider lassen sich aktuell keine Webinar Templates zentral ablegen, so dass jeder Ersteller alle Konfigurationen pro Webinar machen muss.

 

 

 

 

 

 

 

Meldung aus dem admin center

Microsoft Teams: webinars plus new meeting registration options
MC250958 · 
We are excited to announce the forthcoming availability of Teams webinar capabilities, beginning rollout at the end of April 2021, completing in May 2021.

Associated features that apply to webinars and meetings, include:

  • Registration page creation with email confirmation for registrants.
  • Reporting for registration and attendance.

These capabilities will be available to all users with the following licenses: Office 365 or Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Business Standard/Business Premium. For the rest of 2021, we are offering a promotional period where all Teams users can try the features with their existing subscription.

Note: We will honor any existing meeting settings enabled within your organization. 

Key points

  • Microsoft 365 Roadmap ID 8009965952, 66459, and 66586
  • Timing: end of April through end of May
  • Control type: user control / admin control / admin UI
  • Action: review and assess 

How this will affect your organization

When scheduling a meeting, your users will see the Webinar option on the Calendar drop down menu in Teams (desktop/web).

Additionally, users will be able to add registrations for meetings and webinars for people in your organization and outside of your organization.

The registration feature will be on by default For everyone. In order to view who attended the webinars, we recommended setting the “AllowEngagementReport” policy to true.

Note: We will honor any existing meeting policies enabled within your organization:

  • If allow scheduling private meetings is turned off, then users will not be able to schedule webinars.
  • When anonymous join is disabled for the tenant, users can schedule a public webinar but it will fail on join.
  • SharePoint lists are required in order to set up webinars. To set this up, learn more here: Control settings for Microsoft Lists

What you need to do to prepare

By default, all users within your tenant will be able to schedule webinars unless current policy configuration prohibits it.

Should you wish to restrict who who can host a webinar that requires registration for everyone, change the WhoCanRegister policy accessed in the Teams admin center.

  • You can disable this policy tenant-wide
  • You can enable this policy for specific users

You can manage the registration feature in the Teams admin center or with PowerShell commands. There are three options for admin management.

  • Turn off registration for the entire tenant
  • Turn off registration for external attendees, the For everyone option
  • Give select users the ability to create a registration page that supports external attendees. All other users would be able create a registration page for people inside the tenant.

These policies are managed via PowerShell.

You might want to notify your users about this new capability and update your training and documentation as appropriate. 

View this message in the Microsoft 365 admin center

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