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Online Meetings und die Einladung – große Missverständnisse vorprogrammiert

Seit gut einem Jahr sind viele ArbeitnehmerInnen und auch private Personen statt zu offline Treffen zu online Meetings mit Zoom, Teams, BBB oder WebEx gegangen. Für diese Meetings gibt es im Standard Einladungen, die einen Termin in den Kalender des Eingeladenen setzen. Dabei kann es zu Missverständnissen kommen.

Ich bekomme in der Woche selber aktuell 40-50 Meetingeinladungen zwischen 15 Minuten und 4 Stunden kann dann so ein Meeting dauern. Dabei kommt es auf eine sehr genaue Planung an, um sich auch mal eine Ruhepause zu gönnen und wie ich feststellen konnte, kommt es oft zu Missverständnissen gerade bei der Einladung zu einem Meeting.

Die Einladung

Eine Einladung besteht in der Regel aus einer Agenda, einem Meeting-Link, einer Telefonnummer, teilweise Word oder PowerPoint Dateien und Personen, die eingeladen wurden. Diese eingeladenen Personen erhalten einen Eintrag in ihren Kalender und dieser kann mit drei Optionen und jeweils einem beliebigen Text beantwortet werden.  (ja, nein, vielleicht). 

Missverständnis?

Für mich war es absolut klar, dass ein nicht angenommenes Meeting, definitiv keine Zusage ist. Es müssen oft andere Termine verschoben werden oder man hat eben keine Zeit teilzunehmen. Wenn nicht alle im Termin zusagen, muss ein neuer Termin gefunden werden. Dies gerade, wenn man nicht Terminfinder wie Timely nutzt. 

Dies ist aber nicht für alle so, wie meine Umfrage bei Twitter zeigt. Hier gilt eine Meetingeinladung ohne Reaktion des Eingeladenen wohl als zugesagtes Meeting, also eine Art Analogie der Zusage bei keiner Reaktion.

Immerhin 24% der 51 Personen denken, dass das Meeting stattfindet. Das ist aus meiner Sicht wahnsinn und zeigt nur, wie viele Personen wahrscheinlich in leeren Meetingräumen warten.

Weiterhin wollte ich von den 24% und allen anderen wissen, warum sie denken, dass dennoch ein Meeting stattfindet

Hier zeigt sich, dass diese Personen denken, dass man nur vergessen habe zuzusagen oder man sonst abgesagt hätte. Das Erste kann ich begrenzt verstehen, das Zweite jedoch selber nicht.

Mein Standard

Eine Absage ist wie eine Zusage ein Klick am Smartphone. Ich selber sage alles sofort zu oder ab. Nur wenn ich andere Termine habe, versuche ich diese in Einklang zu bringen und lasse das Meeting offen. Dazu gehört auch, wenn ich eventuell eine Einladung nicht gesehen habe, dann bleibt diese auch offen und in allen Fällen komme ich nicht, denn es wurde nicht zugesagt. Eine konkludente Annahme gibt es bei den Optionen der Einladung nicht, sonst bringt das ganze System nichts.

Schema

Reaktion Es heißt
Zusage Zusage
Absage Absage
keine Reaktion Absage

 

Was denkt ihr? 

raphael.koellner@rakoellner.com 

 

 

 

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