Alle von uns kennen das Phanomäne seit der Etablierung der E-Mail im Geschäftsverkehr und in der internen Unternehmeskommunikation:
Ein volles Email-Postfach!
Ich kenne dies aus meinen letzten Urlauben, die zwar nur 7 Tage dauerten, aber in einem Fall über 3400 E-Mails privozierten. Alle Empfänger erhielten eine Abwesenheitsbenachtigung, aber einige meldeten sich dennoch immer wieder. Nun galt es früher mindestens zwei Tage E-Mails sortieren, zuordnen, lesen, Nachfragen bei Kollegen, ob der Fall bearbeitet wurde oder den Vertreter fragen, ob der Kunde/Mandant sich bei ihm gemeldet hat.
Möglichkeiten:
1. Alles Löschen
Mir sagte mal ein Bekannter er lösche einfach alle E-Mails und arbeite einfach weiter. Wenn jemand etwas wolle oder etwas wichtig wäre, würden die Damen und Herren sich schon melden.
Gerade im Hinblick auf Service den Kunden/Mandanten gegenüber aber auch einschlägiger Urteile, die das E-Mail Postfach dem klassischen Postfach gleichstellten, ist dieses Verhalten nicht als Lösung vorzuschlagen und wurde von mir schnell verworfen.
2. Sortieren, löschen, fragen, lesen, chatten, anrufen
Dies ist die wohl aufwenigste Arbeit alle E-Mails anzuschauen, zu bewerten und in Ordner zu sortieren und den Vertreter mit Nachfragen zu bombadieren. Dies ist aber bisher die wohl effektivste und sicherste Lösung auf einem konservativen Weg.
3. Der Dailmer-Weg / VW
Der Autobauer entscheid sich nun als zweites neben VW keine E-Mails mehr im Urlaub, bzw. nach Feierabend mehr zugestellt werden. Daimler entwicklete einen strengen Abwesenheitsassistenten, der auf den Verteter verwies und ankündigt die E-Mail des Absenders zu löschen. Der Absender solle sich in der Abwesenheit ausschließlich an den Verteter wenden.
Dies mag eine Lösung sein, ob diese sich durchsetzt mag aber ebenso bezweifelt werden. Kritik lässt sich üben, dass es auch E-Mails gibt die der Mitarbeiter lesen sollte nach seinem Urlaub. So könnte er den aktuellen Stand der Projekte erfahren ohne Kollegen berichten zu lassen oder wichtige Informationen des Betriesrates oder des Betriebsarztes lesen.
4. Office 365 macht es einfach – Die Zukunft!
a) neue Technik macht es möglich
Wie ich schon in einem früheren Blog berichtet habe, entwickelt Microsoft für Office 365 konkret für Exchange (Online) eine Funktion, die mit dem User lernt und sein Verhalten bezüglich der Einschätzung der Wichtigkeit von E-Mails erlernt und anwendet. Aus 3000 Mails werden so schnell 30, denen man sich nun mehr Aufmerksamkeit widmen kann. Die übrigen E-Mails werden sortiert, verschoben oder in den vorläufigen Papierkorb verschoben. Erste Eindrücke wie Bilder auf dem Office Blog zeigen wunderbare Zustände.
Dies ist eine individuelle Lösung für jeden User. Ich freue mich darauf. Eine Kontrolle der E-Mails, wenn auch nur im Überflug, wird mir aber auch hier nicht erspart bleiben. Also muss man andere Wege gehen:
b) Social Enterprise als Lösung / Yammer
Ein anderer Weg ist die konsequente Reduzierung der Emailflut durch die Einführung von Social Enterprise Instrumenten, wie Yammer. Dies ermöglicht einen Abbau vvon E-Mailverteilern und somit insgesamt die Flut der E-Mails, die es im Postfach zu bewältigen gibt.
Über Gruppe in Yammer und mit Untertsützung der Notifikations kann der User sich schnell und effektiv informieren. Nutzt er nun auch Delve (Projekt Oslo) in Kombination, ist der erste Arbeitstag zwar kein Urlaub, aber wesentlich entspannender.
Fazit:
Die Welt dreht sich weiter, auch wenn man im Urlaub ist. Die Flut der E-Mails kann man mit moderner Technik bekämpfen und so den ersten Arbeitstag ruhig entgegen blicken.