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Datenschutzinformationen im Office 365 Tenant hinterlegen

Natürlich ist es wichtig, dass ihr auch in eurem Office 365 Tenant Datenschutzinformationen hinterlegt. Diese werden an den verschiedensten Stellen angezeigt und auch der Nutzer kommt zu immer an die zentral verwalteten und abgelegten Informationen im Office 365 Tenant.

Wo ?

Ihr geht ins Office 365 Admincenter. In diesem schaut ihr Bitte unter “Einstellungen” und dann unter “Security & Privacy” oder in deutscher Sprache unter “Sicherheit & Datenschutz”. 

 

 

Hier findet ihr die entsprechenden Einstellungen: 

Dann klickt ihr auch Datenschutzprofil:

Nach dem Klick auf “Edit” solltet ihr nun: 

a) eine Webseite, z.B. www.datenschutz.rakoellner.de 

b) eine Emailadresse z.B. dataprivacy@rakoellner.de 

eingeben. 

 

  

So sähe ein Beispiel aus:

 

Nachdem ihr die Informationen aktualisiert habt, kommt die Erfolgsmeldung:

 

 

Was hinterlegen? 

 

Webseite

Auf diese Webseite solltet ihr die ausführliche Datenschutzerklärung eures Unternehmens hinterlegen. Sinnvoll ist es diese in zwei Teile zu trennen, um den Zugang zu den Inhalten zu erleichtern. In dem ersten Drittel der Webseite sollte eine kurze zusammengefasste Datenschutzerklärung mit den Schlüsselwörtern hinterlegt werden. Diese sollte im Anschluss den Kontakt zum Datenschützer aufgezeigt werden ( a) Name b) Adresse c) E-Mail d) Telefonnummer)). 

In dem zweiten Teil der Webseite sollte eine ausführliche und möglichst transparente Erklärung beinhalten. In diesem Fall lohnt es sich auf eine interne Webseite/SharePoint Site zu verweisen, die per Single-Sign-On Anmeldung automatisch läuft. 

 

Emailadresse

Für die Emailadresse lohnt es sich hier ein Postfach anzulegen und dieses für das Datenschutzteam freizugeben. Als Beispiel hierfür könnten generische Adressen wie

datenschutz@rakoellner.com oder dataprivay@rakoellner.com verwendet werden. 

 

 

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