Update Juni 2024 – Einwilligung und Microsoft Teams Meeting, Aufnahme, Copilot und Transskription

Die Transkription ist gerade für Copilot for Microsoft 365 ein Thema für den Datenschutz. Diese wird benötigt, um eine Zusammenfassung für die Besprechung zu erstellen oder diese auch über Copilot für Microsoft 365 erstellen zu lassen. Die Vorarbeiten aus 2023 mit der Einwilligung für Aufnahmen zahlt sich nun aus, dass man auch für Transkription und auch Copilot eine Einwilligung abgeben kannst. Dieser Beitrag zeigt alle Optionen und Möglichkeiten auf!

Bisherige Blogposts zu dem Thema

2 Jahre hin zur Zustimmungslösung in Teams Besprechungen Nach zwei Jahren lobbyieren-> Microsoft Teams Aufnahme bekommt eine Zustimmungslösung – RaKöllner (rakoellner.de)
Transkription Ankündigung Microsoft Teams – Einwilligung kommt auch für Transskription und nicht nur für die Aufnahme – RaKöllner (rakoellner.de)

 

Beschreibung

Anzeigen der Livetranskription in Microsoft Teams-Besprechungen – Microsoft-Support

Vorbereitung

Administratoren: Verwalten von Transkriptionen und Untertiteln für Teams-Besprechungen – Microsoft Teams | Microsoft Learn

 

Einwilligung im Teams Meeting

 

Quelle: Whitepaper Transskription

Übersetzung

“Einverständnis
In bestimmten Fällen kann es für eine Organisation erforderlich sein für die Aufzeichnung und Transkription ihrer Transkription ihrer Sitzungsteilnehmer hinausgehen. Unter solchen Szenarien bieten wir ab Juni 2024 eine zusätzliche Administratorkontrolle zur Erfassung
ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmer zur Verarbeitung ihrer Audio-, Video- und Bildschirmfreigabeinhalte. Die Zustimmung deckt alle drei Betriebsmodi ab Betriebsarten ab:

– Explizite Zustimmung zur Aufzeichnung.
– Explizite Zustimmung zur Transkription.
– Explizite Zustimmung für Copilot nur während der Besprechung.

Die explizite Zustimmung wird zunächst vom Administrator konfiguriert Administrator konfiguriert, indem er die Zustimmungsrichtlinie
den entsprechenden Benutzern in ihrem Mandanten zuweist. Auf der Teilnehmerseite funktioniert die explizite Zustimmung die explizite Zustimmung in allen Modi auf die gleiche Weise. Jeder Besprechungsteilnehmer Teilnehmer, der der Zustimmungsrichtlinie zugewiesen ist, wird  eine Aufforderung angezeigt, in der seine ausdrückliche Zustimmung zur Aufzeichnung oder Besprechung aufgezeichnet oder transkribiert werden soll. Wenn der Teilnehmer zustimmt, kann er an der Besprechung an der Besprechung entsprechend seiner Erlaubnis teilnehmen. Lehnt er dies ab, wird seine Teilnahme  auf stummgeschaltete Beobachtung beschränkt – (ihr Mikrofon wird stumm geschaltet und ihr Video wird den anderen Teilnehmern nicht angezeigt.”

 

Policy Microsoft Teams Explicit Recording Consent Meeting Policy

Funktion der Einwilligung für Beschreibung Status
Recording Aufnahme  GA
Transkription Transkription im Meeting August 2024 (Roadmap)
(Whitepaper Juni)
Copilot Copilot Nutzung im Meeting August 2024
(Roadmap)
(Whitepaper Juni)
Opt Out für Name in der Transkription Eigenen Namen aus der Transkription entfernen GA
Timestamps Zeitstempel aus der Transkription entfernen GA

 

Roadmap: Umsetzung in June

Microsoft 365-Roadmap – Microsoft 365-Update | Microsoft 365

 

Teams Admincenter

Hier ist nun die Einstellung in der UI möglich

  • Teilnehmervereinbarung für Aufzeichnung und Transkription erforderlich.

Einstellung per PowerShell rund um das Thema

####Einwilligung in Teams Besprechungen

Get-Module

Install-Module -Name MicrosoftTeams
Update-Module -Name MicrosoftTeams
Import-Module -Name MicrosoftTeams

Connect-MicrosoftTeams

### Infos

Get-CsTeamsComplianceRecordingPolicy
#generell Aufnahme im Tenant

Get-CsTeamsMeetingConfiguration
#Audio

Get-CsTeamsRecordingRollOutPolicy
#Storage

Get-CsTeamsMeetingPolicy

### Einwilligung

#Auslesen für Global Policy (alle User)
Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global

#Einwilligung einschalten
Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent $True

#Einwilligung ausschalten
Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent $False

Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent $False

#Aufgaben aus der Transskription erstellen lassen
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowTasksFromTranscript $true

#meeting Coach
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowMeetingCoach $true

#Transkription einschalten
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowTranscription $true

#Aufnahme
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowCloudRecording $true

#Speicherort EU/DE
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowRecordingStorageOutsideRegion $Stream

PowerShell konkret für die Einwilligung

 

#Transkription einschalten
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowTranscription $true

#Auslesen für Global Policy (alle User)
Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global

#Einwilligung einschalten
Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent $True

#Einwilligung ausschalten
Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent $False

 

 

ACHTUNG eine detaillierte Konfiguration für Transkription alleine und Copilot alleine findet

 

Opt Out für Name in der Transkription

Wer?  NutzerIn

Wo? Im Meeting selber

Wie?

“Tun Sie dies vor der Besprechung, in der Sie anonym sprechen möchten.

  • Wählen Sie Mehr Optionen Microsoft Teams Symbol Mehr Optionen. neben Ihrem Profilbild oben in Teams und wählen Sie dann Einstellungen.
  • Wählen Sie Untertitel und Abschriften auf der linken Seite und aktivieren Sie dann die Option Mich in Untertiteln und Abschriften von Besprechungen automatisch identifizieren, um diese Option zu deaktivieren.”

 

Quelle: Hide your identity in meeting captions and transcripts in Microsoft Teams – Microsoft Support

 

Zeitstempel aus der Transkription entfernen

Status: nur Post Meeting Report (“Only the post-meeting report is supported.”)

Attendee information Show everything This setting controls whether to attendance time information – such as join times, leave times, and in-meeting duration – can be included for each meeting or event attendee. Only the post-meeting report is supported.

Teams settings and policies reference – Microsoft Teams | Microsoft Learn

Ihr müsst einstellen:

Nur anzeigen, wer teilgenommen hat  (entfernt Zeitstempel)

 

 

Quellen

Microsoft Whitepaper zu Transkription

Transcription_Management_in_Copilot_for_Microsoft_365_1717270093 (1)

 

Quelle Admincenter

 

“(Aktualisiert) Microsoft Teams: Explizite Transkriptionszustimmung zur Transkription von Besprechungen

 

Aktualisiert am 1. Mai 2024: Wir haben den Zeitplan für die Einführung unten aktualisiert. Vielen Dank für Ihre Geduld.

Sie können eine Microsoft Teams-Besprechung abhalten, bei der die Zustimmung aller erforderlich ist, um transkribiert zu werden. Für Mandanten oder Benutzergruppen, die die Richtlinie zum Einholen der Aufzeichnungs- und Transkriptionszustimmung aktiviert haben, ist für alle Besprechungen die ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmer erforderlich, wenn die Transkription gestartet wird.

Diese Nachricht ist der Microsoft 365 Roadmap-ID zugeordnet 389368

Wann das passieren wird:

Weltweit, GCC: Wir werden Anfang Juni 2024 (zuvor Mitte Mai) mit der Einführung beginnen und voraussichtlich Mitte Juni 2024 (zuvor Ende Mai) abgeschlossen sein.

GCC High: Wir werden Mitte Juli 2024 (bisher Anfang Juni) mit der Einführung beginnen und voraussichtlich Ende Juli 2024 (zuvor Mitte Juni) abgeschlossen sein.

DoD: Wir werden Mitte August 2024 (zuvor Anfang Juli) mit der Einführung beginnen und voraussichtlich Ende August 2024 (bisher Mitte Juli) abgeschlossen sein.

Wie sich dies auf Ihr Unternehmen auswirkt:

Wenn Ihr Mandant die Richtlinie zum Abrufen der Aufzeichnungs- und Transkriptionszustimmung aktiviert, ist es für Besprechungen, die von Benutzern innerhalb des Mandanten organisiert werden, erforderlich, dass die Zustimmung der Teilnehmer transkribiert wird, wenn die Transkription gestartet wird. Die Teilnehmer können der Transkription zustimmen oder nicht. Wenn die Teilnehmer nicht zustimmen, können sie die Stummschaltung nicht aufheben, ihre Kamera einschalten oder Inhalte während der Besprechung freigeben.”