Microsoft hat vor über einem Jahr Avatare angekündigt. Am 23.03.2023 sind diese nun im Public Preview verfügbar. Was es damit auf sich hat, kommt in diesem Beitrag. Damit hält nun auch Microsoft Mesh Einzug in die alltägliche Welt.
Was sind Avatare in Microsoft Teams?
Microsoft erweitert den Einsatz im modernen Arbeitsplatz um virtuelle Avatare. Diese haben den Sinn und Zweck eine Person anstelle der Kamera zu sehen, die auch per Knopfdruck Reaktion mit den Händen zeigt. Dies hat Vorteile im Bereich von Diversity, so Microsoft, da jeder virtuell sein kann, was er, sie, es sein will.
Avatar-Generator:
Blogbeitrag
Voraussetzungen für Avatare / Mesh
- Microsoft Teams Lizenz
- “öffentliche Vorschau” muss der Nutzer einsetzen können
- Mindestens ein Alter von 18 Jahre
- Freigabe Datenschutz, IT-Security, Compliance Officer
Avatare heute meinen Nutzern zur Verfügung stellen
Dies ist recht einfach, es müssen die Nutzer im Teams Admincenter für die Preview per Policy freigegeben werden und dann muss man die Avatar App freigeben für alle. Im Anschluss heftet man die App in der Teams Navigation an und informiert die NutzerInnen.
Avatare und der Datenschutz
Um sich einen Avatare erstellen zu können und diesen zu Nutzen, muss die Avatare App zur Verfügung gestellt werden.
Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Nutzungsbedingungen: https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/products?rtc=1
Diese App ist kein Teil des EA Vertrags oder der DPA, aktuell gelten hier nur die allgemeine Datenschutzerklärung und die generellen Microsoft Nutzungsbedingungen.
Die App arbeitet mittels https für die Verbindungen, aber es ist unklar, wo die Daten konkret verarbeitet werden. Laut meine Informationen innerhalb von Microsoft Teams und innerhalb des Tenants.
Schritte, die zu tun sind:
- Risikobewertung erstellen
- Verarbeitungsverzeichnis mit dieser Verarbeitung ergänzen
- Datenschutzerklärung anpassen
- DSFA ergänzen
- Nutzungsbedingungen
- Freigabe vom Datenschutz einholen und IT-Security
Avatare und Compliance
Die Nutzung ist nur für Benutzer ab 18 Jahre erlaubt. Auf dies muss bei Unternehmen gerade bei Azubis darauf geachtet werden. Diese dürfen aktuell noch keine Avatare nutzen. Dazu kommt noch, dass man klären muss, wem der Avatar gehört. Dieser ist aktuell noch dem Benutzeraccount und damit dem konkreten Arbeitsplatz gebunden und man könnte argumentieren, dass der Avatar Teil des Arbeitsvertrages und damit auch der Arbeitnehmererfindungsrechtes sei, um diesen als Teil des Firmeninventars zu sehen. So muss man diesen nicht nach Kündigung übertragen, wie es bei Zertifikaten ist.
Ein großes Problem ist, dass der Avatar auch angezeigt wird, wenn man z.B. aufsteht und dann wieder kommt, denken alle im Meeting, dass man aufgepasst hat. Es kommt also auf den Einsatz an. Ebenso darauf, dass wirklich der Mitarbeiter/in dort sitzt und im Meeting teilnimmt und nicht der Freund oder die Ehefrau. Man muss also leider manuell verifizieren im Meeting, dass eine Person da ist. Es gibt aktuell keine Zertifizierung, dass auch der Benutzer hinter dem Avatar steckt und keine unberechtigte Person, so dass es zu NDA Brüchen kommt und Datenschutzvorfällen.
Also:
- Betriebsrat / Personalrat
- Compliance
- Risikobetrachtung