Mit der Ablöse von persönlichen Laufwerken auf eigenen Storagesystemen hin zum OneDrive for Business und zu SharePoint werden auch viele PST Dateien transferiert. Es galt früher zum Standard seine eigenen Sicherungen des Postfaches in Outlook über PST Dateien zu sichern, zu verschieben und diese in das eigene Laufwerk zu legen. Es führte in verschiedensten Situation zu merkwürdigem Verhalten und sehr vielen Problemen.
Meldung im Admincenter: MC277809 aus August 2021 , MC256835 aus Mai 2021
Was passiert nun?
“Wie in MC256835 (Mai ’21) mitgeteilt, wird der Dienst ab dem 16. August 2021 Versionen von PST-Dateien, die in OneDrive for Business und SharePoint Online Team Site-Dokumentenbibliotheken gespeichert sind, für 30 Tage aufbewahren.
Mit dieser Änderung wird verhindert, dass frühere Versionen von PST-Dateien den verfügbaren Speicherplatz schnell aufbrauchen. Die Änderung wirkt sich nur auf frühere Versionen von PST-Dateien aus, die in Ihrem Dokumentenbibliothekspeicher gespeichert sind.
Als Best Practice sollten PST-Dateien nicht in OneDrive for Business- und SharePoint Online-Teamsite-Dokumentenbibliotheken hochgeladen werden, da dies Auswirkungen auf den Speicherplatz und die Netzwerkbandbreite hat.
Wenn PST-Dateien in OneDrive for Business- und SharePoint Online-Teamsite-Dokumentenbibliotheken hochgeladen werden, aktualisiert Outlook die PST-Dateien und erzeugt mehrere Versionen, was dazu führt, dass der Speicherplatz durch die mehreren Versionen der PST-Datei schnell aufgebraucht wird.
Das SharePoint Online Management Shell-Cmdlet
Set-SPOTenant – DisableOutlookPSTVersionTrimming $true
kann verwendet werden, um sich bis zum 13. August 2021 abzumelden.
Nach Ablauf dieser Frist hat dies keine Auswirkungen mehr. Die Abmeldung gilt nur für bestehende Dokumentbibliotheken und nicht für neue Dokumentbibliotheken, die nach dem 13. August 2021 erstellt werden.
Das neue Verhalten wird automatisch aktiviert, wenn Sie sich bis zum Stichtag nicht abmelden.
– Befehl: Get-SPOTenant/Set-SPOTenant
– Parameter: DisableOutlookPSTVersionTrimming
– Wert: True – Opt-out für die Versionsänderung
– False – Standardwert
Diese Funktion ist mit Microsoft 365 Feature ID: 72237 verbunden.
Wie sich dies auf Ihre Organisation auswirkt:
Im Rahmen der Änderung wird der Versionsverlauf für PST-Dateien bis zu 30 Tage lang aufbewahrt. Die Dokumentbibliotheken werden mit den neuen PST-Versionsaufbewahrungsgrenzen aktualisiert. Sobald diese Änderung in Ihrem Mandanten eingeführt ist, werden Versionen von PST-Dateien, die in Ihrer Dokumentenbibliothek gespeichert sind und älter als 30 Tage sind, dauerhaft gelöscht. Mit diesen Änderungen wird der Dienst immer ein Minimum von 30 Tagen an PST-Versionen aufbewahren, die wiederhergestellt werden können.
Was Sie tun müssen, um sich vorzubereiten:
Keine Maßnahmen erforderlich – Die Dokumentbibliotheken werden mit den neuen Aufbewahrungsgrenzen für PST-Versionen aktualisiert. Wenn Sie sich gegen die Aktualisierung der PST-Versionsaufbewahrung entscheiden möchten, müssen Sie das in diesem Beitrag beschriebene SharePoint Online Management Shell Cmdlet bis zum 13. August 2021 ausführen.
Um das Hochladen von .PST-Dateien aus der OneDrive-Synchronisierungsanwendung zu verhindern, lesen Sie Blockieren der Synchronisierung bestimmter Dateitypen und Um .PST-Dateien aus OneDrive zu verschieben, lesen Sie Wie man eine Outlook .pst-Datendatei von OneDrive entfernt.
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