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Datenschutz: Live Transskription in Microsoft Teams

Die Live Transscription ist eine von den Nutzern gewünschte Funktion bei Microsoft Teams, die wiederum einige Fragen im Rahmen des Datenschutzes eröffnet. Im Rahmen dieses Blogpost betrachte ich diese Funktionalität.

Die Transkription bei Microsoft Teams

Auf dem folgenden Bild sieht man auf der rechten Seite ein Beispiel, wie die Transkription aussieht. Auf der rechten Seite oder unter dem Bild wird diese eingeblendet. Aktuell funktioniert diese nur für English, wird aber bald auch in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt. 

Ebenfalls können TeilnehmerInnen oben erkennen, dass der Hinweis auf das Recording mit “Transcription” erweitert wurde. Hinter dem Link der “Privacy Policy” befindet sich die allgemeine Datenschutzerklärung, die man im M365 Admincenter hinterlegt. 

Quelle: Microsoft

Die Transkription beinhaltet das gesprochene Wort und davor ein Bild des Teilnehmers, wenn vorhanden, und den Namen, sowie die Uhrzeit. Das gesprochene Wort wird aufgenommen und der Text analysiert, sowie ausgegeben. 

Dokumentation: View live transcription in a Teams meeting – Office Support (microsoft.com)

 

Unterstützt

unterstützter Client:  Microsoft Teams Desktopclient 

unterstützte Ausgabe: Teams Desktop Client und Teams Web Client

unterstütze Sprache: US-English

unterstütze Variante: klassisches Microsoft Teams Meeting 

Lizenzen: Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Standard, and Microsoft 365 Business Premium SKUs  (nur public Cloud, kein EDU, kein Gov)

Teams-Besprechungsaufzeichnungen, die in OneDrive for Business und SharePoint (ODSP) gespeichert werden, verwenden Teams-Live-Transkript, um Untertitel in den Aufzeichnungen anzuzeigen. Wir empfehlen daher, Live-Transkript zu aktivieren, um sicherzustellen, dass Untertitel in den Aufzeichnungen nach der Besprechung vorhanden sind, so Microsoft in ihrem Blogpost.

 

Qualität der Übersetzung

In der Betrachtung der Qualität der Übersetzung schreibt Microsoft selber in deren Blogpost:

“Note that live transcription is not guaranteed to be 100% accurate and so should not be relied upon in life-altering situations.” (Übersetzung: Beachten Sie, dass die Live-Transkription keine 100%ige Genauigkeit garantiert und Sie sich daher in lebensbedrohlichen Situationen nicht darauf verlassen sollten.)

So ist schon erkennbar, dass man sich nicht auf die Übersetzung verlassen kann. Diese kann in der Art zu keinem Zeitpunkt als Compliance-Recording genutzt werden. Es kann lediglich als Unterstützung für z.B. hörgeschädigte Personen dienen oder generell zum Mitlesen für TeilnehmerInnen und zum besseren Verständnis.

Aktivierung / Deaktivierung der Funktion

 

Meeting Policy muss aktiviert sein

Hier seht Ihr eine Übersicht dazu, wie die Richtlinieneinstellungen Transkription zulassen und Cloud-Aufzeichnung zulassen zusammenwirken. In der folgenden Tabelle sind die Werte für diese Einstellungen und das Besprechungsverhalten angegeben.

 
Transkription zulassen Cloud-Aufzeichnung zulassen Verhalten
Ein Ein Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Der Besprechungsorganisator oder die Besprechungsteilnehmer können die Transkription starten und beenden. Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Der Besprechungsorganisator oder die Besprechungsteilnehmer können die Aufzeichnung starten und beenden.
Ein Aus Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar.
Aus Ein Die Option Aufzeichnung starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen verfügbar. Die Option Transkription starten ist in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar.
Aus Aus Aufzeichnungen und Transkriptionen sind in Microsoft Teams-Besprechungen nicht verfügbar.

Manage meeting policies – Microsoft Teams | Microsoft Docs

 

Einschalten der Transkription

-> Organisator des Meetings
-> Presenter des Meetings

Kann die Transskription einschalten und ausschalten. 

Roles in a Teams meeting – Office Support (microsoft.com)

 

Die Identität in Meeting captions und Transkription verstecken

  1. Wählen Sie Mehr Optionen Microsoft Teams Symbol Mehr Optionen. neben Ihrem Profilbild oben in Teams und wählen Sie dann Einstellungen.
  2. Wählen Sie Untertitel und Transkripte auf der linken Seite und aktivieren Sie dann die Option Untertitel und Transkripte für Meetings automatisch identifizieren, um die Option zu deaktivieren.

Hide your identity in meeting captions and transcripts – Office Support (microsoft.com)

 

Die Transkription des gesprochenen Wortes

Die Transkription des gesprochenen Wortes in den Teams Meetings erfolgt über eine Ermittlung in Echtzeit mittels einer KI Lösung. Die Live-Transkription in Teams verwendet die Einladung eines Meetings, die Namen der Teilnehmer, Anhänge usw., um die Genauigkeit zu verbessern und den meetingspezifischen Fachjargon für jedes Transkript automatisch zu erkennen, ohne dass ein Mensch daran beteiligt ist. Das bedeutet, dass niemand bei Microsoft jemals den Inhalt des Meetings zu Gesicht bekommt und die Modelle sofort nach jedem Meeting automatisch gelöscht werden. Darüber hinaus verwendet oder speichert Microsoft diese Daten nicht zur Verbesserung der eigenen KI.

Leider ist aktuell noch nicht veröffentlich, wo genau die Daten verarbeitet werden und über welchen Dienst. 

Ich kann aktuell nur davon ausgehen, dass die Azure KI/Cognitive Services in den USA genutzt werden. 

Datenschutzbewertung

Die Frage nach dem Datenschutz ist eine grundlegende Frage in Bezug auf die Nutzung der Funktion.

automatisch verarbeitet werden die folgenden Daten:

  • Namen der Teilnehmer
  • Anhänge (z.B. PowerPoints)
  • Sprache / Audio
  • Bild / Video
  • Chat

Da in einem Meeting alle personenbezogene Daten vorkommen können, können auch Art.9 und Art. 10 DSGVO Daten verarbeitet werden. Eine Trennung der Verarbeitungen nach Daten ist nicht möglich. 

Die erstellten KI Modelle zur Transkription werden laut Aussage von Microsoft nach dem Meeting sofort wieder gelöscht. Kein Mitarbeiter von Microsoft erhält Kenntnis vom Inhalte des Meetings. Die Daten werden nicht zur Weiterentwicklung der KI von Microsoft verwendet.

Dementsprechend wird die Transkription aktuell noch nicht explizit in den Verträgen inklusive OSts und DPA genannt, wie es bei Lists der Fall war. Die Funktion ist demensprechend eine Teams Funktionalität. 

 

Empfehlung

Durch die unklare Sachlage und den Zusammenhang mit der möglichen Datenübertragung in die USA, ist diese Funktion zu deaktivieren

Maßnahmen zur Nutzung mit Risikoübernahme

  • Erstellung eines Informationsblattes 
  • Aufnahme in die DSFA für Teams & Information des Datenschutzbeauftragten
  • Schulung der Presenter und Organisatoren, die Funktion nur punktuell einzusetzen
  • Ergänzung der eigenen Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen und diese im Admin Center hinterlegen und/oder per Conditional Access hinterlegen.
  • Mitbestimmung durch den Betriebsrat
  • Risikoübernahme durch den Vorstand/ Geschäftsführung

Gründe für eine Risikoübernahme: Unterstützung für Hörgeschädigte, Unterstützung im Unterricht und Trainings, Verbesserung der Verständlichkeit bei Mehrsprachigkeit, Ansprechen von Text für den visuellen Lerntyp/Verständnis

 

Quelle: 

Live transcription with speaker attribution now available in Microsoft Teams meetings for English(US)

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