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Microsoft reduziert Funktionen zur Leistungssteigerung in Microsoft 365

Microsoft bekommt den massiven Anstieg der Buchungen und Nutzungen von Microsoft 365 und im Speziellen von Microsoft Teams seit dem 16. März 2020 zu spüren. Um einen möglichst stabilen Betrieb gewährleisten trotz 44 Millionen aktiver Nutzer zu können, verabschiede Microsoft bestimmte Maßnahmen:

Zahlen und Werte

  • 44 Millionen aktive Nutzer täglich mit einem Anstieg von 12 Millionen in der Woche vom
    16.-20. März
  • 900 Millionen Minuten Microsoft Teams Meetings und Calling täglich vom 16.-20. März 2020
  • 20 Kunden mit mehr als 100.000 aktiven Nutzern ( z.B. EY, SAP, Continental AG, Accenture)
  • 650.000 und mehr Organisationen mit einer Nutzung von mehr als 10.000 Nutzern
  • 93 alle Fortune 100 nutzen Microsoft Teams
  • in 53 Sprachen und 181 Märkten weltweit

Blogpost: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/19/microsoft-teams-3-everything-you-need-connect-teammates-be-more-productive/

Was ist passiert?

Die Covid-19 Krise ist eine weltweite Krise, die uns weltweit ins Home Office treibt. So wurden schlagartig Lizenzen gebucht, übereilt Office 365 Tenants registiert, Nutzer angelegt, Gäste hinzugefügt und Meetings durchgeführt. Leider passierte dies oft sehr kurzfristig und damit alles gleichzeitig vom 16-18 März, so dass es zu teils spüren Performance Problemen und Ausfällen ging.

Auswirkungen

Die Auswirkung dieser enormen Steigerung zeigen sich beispielsweise:

  • Provisionierung von Usern dauerte bis zu 60 Minuten (normal: bis zu 2 Minuten)
  • Anlage neuer Tenants und hinzufügen von Lizenzen bis zu 3 Tage (normal: 1 Tag)
  • Provisionierung und Konfiguration von Tenants bis zu 36 Stunden (normal 2-24 Stunden)
  • Der Chat war teilweise in Meetings nicht verfügbar.
  • Telefonieeinwahl in Meetings war überlastet und funktionirte teilweise nicht 
  • Das M365 Admin Center hatte Performance Einschränkungen und auch einige Konfigurationen zogen nicht.
  • “Zur Zeit ist leider keine Verbindung zu ihrer Besprechung möglich …” bei Skype for Business Besprechungen

Starker Anstieg der Teams Admin Center Views

Quelle: https://twitter.com/nomorephones/status/1243190963704487941?s=20

 

 

Priorität 1: Stabilität und Skalierung

Das Microsoft Leadership Team gab schon in der Woche vom 16 März dem Engineering Team aus, dass Stabilität und Skalierung das Ziel mit der höchsten Priorität ist. Normalerweise liegt die Priorität in der Weiterentwicklung des Produktes und jeglicher Fehlerbehebung. Nun ist  es die Stabilität, die Skalierung und auch der Rollout von Funktionen, die dringend benötigt werden wie das Hand heben in Meetings oder Multi Windows. 

Quelle: Twitter Anne Michels

 

Folgende Maßnahmen werden weiter zu Verbesserung von Stabilität und Skalierung getroffen:

1. Leistungssteigerung

Quelle: @SuperBahl vom 20. März 2020

Microsoft hat nach eigenen Angaben in den letzten drei Wochen die Kapazität mal 6 erhöht und in den nächsten vier Wochen nochmal um das 10fache, so dass in 7 Wochen um das 60fache die Leistungs der Rechenzentren für Microsoft Teams erhöht wird.

Diese massive Leistungssteigerung soll die Stabilität von Microsoft Teams erhöhen. 

2. zeitweises Abschalten von unwichtigen Funktionen zur generellen Leistungssteigerung

Eine weitere Maßnahme ist das zeitweise Abschalten von Funktionen bei Microsoft Teams, die viel Leistung benötigen, aber nicht essenziell sind, um eben den gesamten Betrieb zu gewährleisten.

Beispiele:

  • “Typing” Die Funktion, dass man den anderen User sehen kann, dass dieser gerade im Chat schreibt wird deaktiviert.
  • OneNote in Teams wird nur für Enterprise Nutzer , ausgenommen EDU, schreibgeschützt sein. Benutzer können OneNote für das Web zur Bearbeitung aufrufen.
    •  Die Download-Größe und die Synchronisierungsfrequenz von Dateianhängen wurde geändert.
    • Einzelheiten zu diesen und anderen OneNote-bezogenen Aktualisierungen finden Sie unter http://aka.ms/notesupdates.
  • SharePoint:
    • Wir verlegen bestimmte Backend-Operationen auf regionale Abend- und Wochenendgeschäftszeiten. Zu den betroffenen Funktionen gehören Migration, DLP und Verzögerungen bei der Dateiverwaltung nach dem Hochladen einer neuen Datei, eines Videos oder Bildes.

    • reduzierte Videoauflösung für die Wiedergabe von Videos.

  • Stream:

    • Die Zeitleiste für Personen wurde für neu hochgeladene Videos deaktiviert. Bereits existierende Videos werden nicht beeinträchtigt.

    • Die Videoauflösung für Besprechungsaufzeichnungen wurde auf 720p angepasst.

Microsoft wird Ihre Microsoft-365-Dienste weiterhin laufend überwachen und weitere Updates im Microsoft Admin Center zur Verfügung stellen. 

ACHUNG: Einschränkungen in OneNote werden nicht für EDU Lizenzen gesetzt.

 

 

NEU: 25. März Abstellen ab Mitte April 2020

  • Office-Word-, Excel- und PowerPoint
    Chat Funktion in Word Dateien wird  deaktiviert. Es wird empfohlen auf die Kommentarfunktion in Word zurückzugreifen.

Hinweis: Diese Funktione wird nicht mehr zurückkommen, auch wenn meine Hoffung noch nicht gestorben ist. Danke an unseren lieben MVP Kollegen Daniel. Die gesamte Email und ankündigung in deutscher Sprache findet ihr am Ende des Blogposts.

 

 

Maßnahmen im Unternehmen

Es ist wichtig folgende Maßnahmen durchzuführen:

  1. Information an die Nutzer, dass diese die Funktionen nicht vermissen und Support-Tickets eröffnen
  2. Das M365 Admin Center regelmäßiger beobachten
  3. Den eigenen IT Support informieren
  4. regelmäßige Abstimmungen in einer Taskforce wöchtenlich

 

Link und Hinweise

our commitment to customers and Microsoft cloud services

Email vom 24. März aus dem M365 Admin Center

“Als Teil unseres Engagements für Kunden und die Kontinuität der Microsoft-Cloud-Services in diesen beispiellosen Zeiten nehmen wir vorübergehende Anpassungen an ausgewählten Funktionen innerhalb von Microsoft 365 vor.
In der vergangenen Woche haben wir Einzelheiten zu den Anpassungen in den Microsoft-Teams bekannt gegeben, z. B. wie oft wir die Anwesenheit prüfen, in welchen Abständen wir zeigen, wann die andere Partei tippt, und wie die Videoauflösung reduziert wird.
Wir haben noch einige andere vorübergehende Änderungen mitgeteilt, die Sie erwarten können.
EineAnmerkung:
– OneNote in Teams wird nur für gewerbliche Mieter, ausgenommen EDU, schreibgeschützt sein. Benutzer können OneNote für das Web zur Bearbeitung aufrufen.
– Die Download-Größe und die Synchronisierungsfrequenz von Dateianhängen wurde geändert.
– Einzelheiten zu diesen und anderen OneNote-bezogenen Aktualisierungen finden Sie unter http://aka.ms/notesupdates.
SharePoint:
– Wir verlegen bestimmte Backend-Operationen auf regionale Abend- und Wochenendgeschäftszeiten. Zu den betroffenen Funktionen gehören Migration, DLP und Verzögerungen bei der Dateiverwaltung nach dem Hochladen einer neuen Datei, eines Videos oder Bildes.
– Reduzierte Videoauflösung für die Wiedergabe von Videos.
Stream:
– Die Zeitleiste für Personen wurde für neu hochgeladene Videos deaktiviert. Bereits existierende Videos werden nicht beeinträchtigt.
– Die Videoauflösung für Besprechungsaufzeichnungen wurde auf 720p angepasst.
Wir werden unsere Microsoft-365-Dienste weiterhin laufend überwachen und weitere Updates hier zur Verfügung stellen.

[…] ” 

 

 

E-Mail vom 25. März 2020 Word-Chat

“Organisation: 
Der Chat-Zugang für Mitherausgeber direkt aus Office-Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten wird eingestellt.

Großes Update: Ankündigung gestartet
Angewendet auf: Alle

Die Möglichkeit, einen Chat direkt mit einem Mitherausgeber eines Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokuments zu initiieren, wird ab Mitte April für mehrere Wochen eingestellt (über Web-, Windows- und Mac-Versionen von Office).
Für die Kommunikation mit anderen Personen, die in Office-Dokumenten arbeiten, empfehlen wir die Verwendung von Dokumentkommentaren, wenn Sie einen Kommentar an eine bestimmte Auswahl innerhalb eines Dokuments anhängen möchten (auf der Registerkarte Überprüfung im Menüband), und den Microsoft-Team-Chat, wenn Sie sofort mit anderen kommunizieren möchten.

Wie wirkt sich das auf mich aus?
Sobald die Änderung implementiert ist, werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig in einem Dokument sind, weiterhin die Namen der Mitherausgeber oben rechts im Dokumentfenster angezeigt, aber die Möglichkeit, von diesem Ort aus einen Chat mit einem der Mitherausgeber zu initiieren, ist nicht mehr verfügbar.
Je nach den Einstellungen des Administrators sehen einige Benutzer von Word, Excel, PowerPoint für Windows weiterhin einen Einstiegspunkt “Chat beitreten” für Dokument-Mitherausgeber, der ein Skype- oder Team-Anwendungsfenster startet, wenn er angeklickt wird, oder dem Benutzer mitteilt, dass der Chat nicht verfügbar ist.

Was muss ich tun, um mich auf diese Änderung vorzubereiten?
Anstatt diese integrierte Chat-Funktion innerhalb von Dokumenten zu nutzen, können die Nutzer die Funktion für Dokumentkommentare und den Microsoft-Team-Chat verwenden, um mit anderen zu kommunizieren.
Bitte klicken Sie auf Zusätzliche Informationen, um mehr über den Microsoft-Team-Chat zu erfahren.

Melden Sie sich beim Verwaltungszentrum von Office 365 an, um die unten stehenden Links zu verwenden:

[…]”

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