In diesem Beitrag beschäftige ich mich mit der alltäglichen Zusammenarbeit, den Tücken und Herausforderungen. Wir bekommen eine Fülle an Werkzeugen an die Hand und sollten diese so optimal wie möglich einsetzen, ob es nun so von Microsoft mal erdacht war oder nicht.
Diesmal kommt ein klassischer “modern Workplace” Blogbeitrag:
Update des Blogpostes: 19. April 2021
Der Blogtitel verrät es schon, es geht um die Zusammenarbeit im Unternehmen und gemeinsam mit externen NutzerInnen. Dabei erhält der Nutzer viele Speicherorte, die er nutzen kann oder auch nicht. Dabei werden typische Fehler gemacht, die durch Schulung und kurze Erläuterungen schnell und effektiv behoben werden könnten.
Dateien und der Speicherort
Dateien wurden früher lokal auf dem eigenen Rechner oder auf dem Filesystem des Unternehmens gespeichert. Es war klar, dass Entwürfe und eigene Dateien auf dem Rechner blieben und wenn diese z.B. Version 0.5 erreicht haben, wurden diese auf den gemeinsamen Fileshare kopiert und somit dem Unternehmen oder seiner Abteilung zur Verfügung gestellt. Beide Laufwerke waren, bzw. sind im Explorer hinzugefügt, so dass man leicht Daten kopieren kann.
Mit Office 365 kommt nun eine größere Auswahlmöglichkeit auf den Nutzer zu, die es gilt sinnvoll einzusetzen ohne den Nutzer zu überfordern. Deshalb habe ich vor einigen Jahren mit der ersten Teams Version diesen Satz kreiert:
“OneDrive is for me, Teams for us and SharePoint for all.”
Der Satz fasst einfach und kurz das zusammen, wie man mit den Werkzeugen umgehen sollte. Es passt zu den Berechtigungsstrukturen, beachtet das Unternehmen verlassende MitarbeiterInnen und gibt dem MitarbeiterInnen eine Guideline mit.
Der OneDrive for Business
Der OneDrive ist der Speicherort für meine persönlichen Daten: Der Inhalt bestimmt sich im Unternehmen durch die Compliance- und Unternehmensrichtlinien.
Beispiele für Szenarien
- Bilder von diversen Smartphones (Standardspeicherort im Smartphone eingestellt)
- Entwürfe von Dokumenten
- Templates
- eigene Exceltabellen für das eigene Reporting
- private Dokumente
- Wissensicherung (persönlich)
Der OneDrive ist ein abgeschottetes Silo. Zunächst kann niemand auch nicht der Admin darauf zugreifen, außer man holt sich den Zugriff. In Standard ist kein Ordner und keine Datei geteilt und nur der Nutzer (Schloss-Icon) hat Zugriff. Erst beim Verlassen des Nutzers könnten die Daten durch den Vorgesetzen migriert oder auch üblich einfach komplett gelöscht werden.
Ein typischer Fehler ist es den OneDrive zu Beginn als Netzwerklaufwerk zu sehen und so sofort Ordner und Dateien mit der Firma und Externen zu teilen. Damit beginnt oft das Unheil. Der OneDrive for Business ist mehr als nur ein Netzwerklaufwerk und verhält sich anders.
Zwei Beispiele dazu sind schnell gefunden:
1. Nutzer lädt .pst aus deinem Outlook in den OneDrive hoch und baut diese in Outlook ein FEHLER: Die aktive Aufbewahrungsrichtlinie (z.B. 11 Jahre und dann löschen z.B. für die Einhaltung § 147 AO) greift bei jeder Änderung und der OneDrive ist schnell 2 TB groß. Dieses Szenario tritt bei aktivierter Aufbewahrungsrichtline und .pst File im OneDrive und angebunden an Outlook auf. Früher mit einem Netzwerklaufwerk wäre es ein Standardszenario gewesen, welches nun nicht meher funktioniert.
2. Man teilt als Mitarbeiterin Daten überall hin und auch für das Business kritische Dateien. Nun verlässt diese Mitarbeiterin das Unternehmen.
FEHLER: Der OneDrive wird nach 30 Tagen gelöscht und erst danach stellt man fest, dass die Dateien entfernt wurden und gerät in Panik. Es ist wichtig, dass diese kritischen Daten eben nur in gemeinsamen Speicherorten, wie dem SharePoint Online Site oder Teams liegen.
Wichtig zu wissen ist, dass zunächst niemand Zugriff auf den persönlichen OneDrive for Business hat. Dazu zählt auf der Administrator der Office 365 Umgebung. Erst wenn man diesen teilt oder als Administrator die Berechtigung nimmt oder man als Manager dem Nutzer zuteilt (nach verlassen des Mitarbeiters), dann bekommt man Zugriff. Ausnahmen dieser Regel gibt es auch, da über Inhalts-Explorer im Compliance Center, MCAS oder eDiscovery der Administrator mit zusätzlichen Berechtigungen auch zugreifen kann, aber nicht sollte.
OneDrive for Business ist mein persönlicher Speicher!
(nichts für Externe oder wichtige Unternehmensdaten)
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist der Team-Datenspeicher. Alle Mitglieder eines Teams haben per default Zugriff auf alle Dateien, können diese bearbeiten oder verschieben. Das Silo öffnet sich dementsprechend für eine größere Anzahl von Personen. Zur Datei kommt ein Chatmöglichkeit und vieles mehr wie 1 zu 1 oder Teams Meetings und Telefonate und vieles mehr.
Aber auch Microsoft Teams bleibt ein Silo. Außer das Unternehmen hat bis zu 5000 MitarbeiterInnen und nutzt das org-wide Team. Typische Szenarien sind:
- Projektgruppe (nur intern oder intern und externe Nutzer)
- Abteilungsbereich (>40)
- Teambereich (>10)
- Community-Leads
- Konferenz-Organisation
- Geschäftsteam
- Standortteams
- Sommerfestplanung
und vieles mehr. Alle bisherigen Teams können mit Microsoft Teams bedient werden und erhalten einen Werkzeugkasten mit zwei Klicks gestellt, den sie direkt und vorallem unkompliziert nutzen können. Der Sync mit dem OneDrive Client ermöglicht es auch den hinter liegenden SharePoint auf den Rechner zu syncen. Die gute mobile App lässt euch überall arbeiten.
Einzelne Teams haben externe Nutzer, die zusammenarbeiten können und gemeinsam ein effektives Team bilden. Die Dateien bleiben aber im Unternehmen und auch bei wechselnden Teams haben die alten Mitglieder keinen Zugriff mehr und die Neuen können sofort beginnen.
Die Diskussion um private Channels und auch shared Channels (Teams Connect) verschiebe ich in einen gesonderten Blogpost.
Microsoft Teams ist für uns!
SharePoint
Der SharePoint war und ist der Speicherort oder auch das Intranet für einzelne Teams, aber heutzutage das Intranet des Unternehmens. Hier liegen alle Dateien, Neuigkeiten und das Wissensmanagement des gesamten Unternehmens mit dem Zugriff aller MitarbeiterInnen.
Hier liegen alle Dateien für das gesamte Unternehmen und das Silo wird komplett aufgelöst. SharePoints aus Teams können als Hubsites gebunden werden, um auch diese Silos aufzuheben oder Communication-Sites erhalten besondere Einschränkungen, um sensiblere Daten aufnehmen zu können.
Das Microsoft Teams als persönlicher OneDrive des Team sollte in regelmäßigen Abständen (zB Ende eines Projektes) geleert und in den SharePoint gepackt werden. Wissenssharing ist ein hohes und wichtiges Gut im Unternehmen, denn nur gemeinsam kann man heute erfolgreich sein und bleiben.
One to many (1 zu vielen) Kommunikation ist mit modern Communication-Sites immer einfacher geworden. MitarbeiterInnen erhalten ihren passenden variablen Inhalt angezeigt und man kann als Unternehmensleitung an alle kommunizieren, Live-Events einbauen und die Kultur des Unternehmens beleben in Form von One for the group oder wie die Musketiere schon sagten: “Einer für alle und alle für einen”.
SharePoint ist für alle da!
Yammer als Erweiterung des SharePoints
Natürlich darf auch Yammer nicht fehlen. Das oft unterschätze Werkzeug fördert aus der Erfahrung besser die one to many Kommunikation und ermöglicht es vielfältige Szenarien im Inner und Outer loop abzubilden. Durch die immer besser werdenden WebParts im SharePoint wird Yammer das Sozial Network des gesamten Unternehmens. Es bietet die Möglichkeit der direkten Beteiligung von MitarbeiterInnen und schafft dadurch Mehrwerte.
“OneDrive is for me, Teams for us and SharePoint for all.” & Yammer is our company network for all.