Ich komme gerade von der Microsoft Ignite und auch ich habe Visitenkarten verteilt und angenommen. Das kleine Stück Papier ist auch heute noch nicht wegzudenken und auch, wenn ich es mit Office Lense oder der OneDrive App direkt einscanne und einen Kontakt anlege, verarbeite ich personenbezogene Daten meines Gegenübers. Teilweise bekam ich einen Zettel mit einer Datenschutzerklärung mit oder eine lange Rede, wie und wo die Datenverarbeitet werden, aber auch teilweise wurde der Datenschutz an dieser Stelle ins Lächerliche bezogen. Das Thema erhitzt die Gemüter, also schauen wir doch einfach mal, wie es sich verhält mit Visitenkarten:
Zunächst überlegte ich lange zu suchen oder Kommentare zur wälzen, aber das Thema muss doch auch schon durch die Landesdatenschutzbeauftragten behandelt worden sein. Hier schaute ich mir verschiedene Webseiten an und wurde fündig beim Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) -> https://www.datenschutz-bayern.de/datenschutzreform2018/aki11.html
Die BayLfD betrachtet die Übergabe und die Annahme von Visitenkarten aus Sicht der bayerischen öffentlichen Stelle mit Dritten, aber dies ließe sich auch auf uns ableiten.
Visitenkarten übergeben
-> freundlicher Akt und ein schöner Brauch
Datenschutz: keine besondere Würdigung
Vistenkarten annehmen
Die “Entgegennahme von Visitenkarten stellt regelmäßig keine eigenständige Erhebung der dort vermerkten personenbezogenen Daten dar, sodass Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO nicht zu erfüllen sind.” Dies galte insbesondere wenn man sich gegenseitig vorstellt und bekannt macht, was der Sinn der Visitenkartenübergabe gerade als Merkhilfe erfüllt.
Hinweis der Behörde
“Vor diesem Hintergrund besteht für bayerische öffentliche Stellen keine Veranlassung, den eigenen Einsatz von Visitenkarten zu überdenken oder die Entgegennahme fremder Visitenkarten abzulehnen. Die Beschäftigten sollten allerdings in der Lage sein, bei einer Erhebung von Kontaktdaten die nach der Datenschutz-Grundverordnung erforderlichen Informationen zu erteilen.”
Anmerkung
Nun werden die Daten in das firmeneigene CRM eingepflegt und zum Beispiel für Werbung markiert. Hier ist es ratsam und auch erforderlich der Person, von der man die Visitenkarte erhalten hat, kurz zusammenfassend die Informationen zu übergeben und sich bei ihm zu melden. Dies sollte man nach einer Konferenz eh tun und so kann man die Datenschutzhinweise und die Hinweise zur Verarbeitung und auch die Anfrage, ob Werbung geschickt werden darf, abgeklärt werden.