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Microsoft Teams – Retention Policy – Neu

Microsoft Teams ist nun in den Aufbewahrungsrichtlinien aufgetaucht. Ihr könnt Channels und 1 zu 1 Chats nun separat verwalten und Richtlinien konfigurieren. Ich habe dies für euch getestet und ein Beispiel konfiguriert. Viel Spaß beim Nachbauen:

 

Retention Policy für Microsoft Teams einstellen

Damit ihr diese Funktion für Microsoft Teams einsetzen könnt, muss diese konfiguriert werden. Dafür müsst ihr zunächst vom Office 365 Admin Center in das Security und Compliance Center (https://protection.office.com) eures Tenants. Dann surft ihr bitte unter Datenkontrolle und dort den Unterpunkt “Aufbewahrung”.

 

 

Ihr seht, dass ich schon eine Policy angelegt habe. Ihr könnt auch eine große Policy mit allen einzelnen Punkten bauen, aber lasst es euch gesagt sein, es ist besser einzelne Punkte zu erstellen, um den Überblick über die Aufbewahrungsrichtlinien zu behalten. 

Microsoft Teams – Aufbewahrung Richtlinie erstellen

1. Richtlinie benennen

Ihr solltet die Richtlinie so nennen, dass ihr diese auch wiederfindet und optimaler Weise und besser als im Screenshot eine Beschreibung hinterlegen, dass eure Nachfolger oder Vertreter versteht, was ihr vor hattet und worüber die Richtlinie handelt.

 

 

 

2. Richtlinie einstellen

Als nächstes müsst ihr die Richtlinie konfigurieren:

a) Zeitraum der Aufbewahrung festlegen und den Zeitpunkt ab wann dieser laufen soll. 
Ich gehe bei geschäftlicher Korrespondenz von 10 Jahren aus und ab dem Zeitpunkt der letzten Änderung.

b) Dann könnt ihr einstellen, ob die Datei dann gelöscht werden soll. Dies könnte man z.B. für Teams-Chats überlegen. Die inhaltlichen Dateien und Ergebnisse wandern eh in ein Archiv oder die SharePoint Online Site im Hintergrund wird in eine Art Archiv Modus versetzt. In diesem Fall lasse ich diese Einstellung aus.

a 2) Ich kann auch erweitere Aufbewahrungseinstellungen verwenden. Dann bestimmt ich die Aufbewahrung nach Wörtern oder Ausdrücken oder ob vertrauliche Informationen in Teams gespeichert werden. In diesem Fall ist a) und b) ausgegraut. Es heißt also entweder oder.

 

3. Speicherorte auswählen

Nun muss ich als Speicherort noch Microsoft Teams auswählen. Dafür entferne ich die Haken bei Exchange und SharePoint, dies muss ich nicht tun, denn wenn ich Teams aktiviere, werden diese eh ausgeblendet.

 

Anschließend muss ich die Haken bei den folgenden zwei Punkten anhaken.

4. Einstellungen prüfen und ausrollen

Als letzten Schritt prüfe ich noch die Richtlinie und wende diese an oder speichere sie als Entwurf. Die Umsetzung kann bis zu einem Tag dauern.

 

 

 

 

 

 

 

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