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Emailarchivierung in Office 365 – Achtung Compliance!

Ob im professionellen oder im privaten Umfeld, die Emailarchivierung ist ein immer wichtiger werdendes Thema. Schon heute sind Emailfächer mit mehr als 4 GB keine Seltenheit mehr, da auch die Kapazität der Anhänge immer mehr wächst und die Kommunikation per Email sich aktuell auf einem Höhepunkt befindet.

Im privaten Umfeld kümmert sich jeder Benutzer selber um die Sicherung und Archivierung der eigenen Emails oder eben nicht. Viele Provider bieten eine Archivierung an, sowie Outlook dies auch lokal auf dem eigenen Rechner anbietet.

Im professionellen Bereich und im Hinblick auf BYOD (Bring-your-own-device) ist die Archivierung von Emails um so wichtiger. Viele entscheidende Informationen befinden sich in Emails und müssen auch nach dem Weggang des Arbeitnehmers verfügbar sein.

Unternehmen die eine Office 365 Tentant einsetzen, können auf die Emailarchivierung von Office 365 setzen. Neben der Archivierung können durch Regeln auch Email durchsucht oder die gesamte Kommunikation gefiltert werden.

Archivierung – Online Exchange Archivierung

Die Archivierung ist verfügbar ab folgenden Versionen:
• Exchange Online Plan 1
• Office 365 Midsize Business
• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Government G1/K1
• Office 365 Education A2
• Office 365 Enterprise K1

Seit einiger Zeit ist nun die Exchange Online Archivierung so verfügbar, dass man als Administrator entscheiden kann, ob man rein in Office 365 arbeitet und in der Cloud speichert oder ob man lokale Exchange Server 2013 benutzt, aber dennoch die Speicherung in der Cloud will.

Möglichkeit 1:
3 Schritte zur Archivierung

1. Accountauswahl

Emailarchivierung

In diesem Fall wählen wir mva@rakoellner.com aus und klicken anschließend auf “Exchange-Eigenschaften bearbeiten”.

2. Schritt: Archivierung aktivieren

Emailarchivierung1

In diesem Screenshot erkennt man die aktuelle Nutzung des Postfaches. Nun gehen wir auf den Navigationspunkt: Postfachfunktionen.

3. Schritt: Aktivieren und konfigurieren

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Nach der Aktivierung: (Seite neu laden)

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Eingabe des Namen für das Archivpostfach. Die Größe beträgt in diesem Plan E3 100 GB. Die unbegrenzte Größeneinstellung ist nur im Exchange Plan 2 oder in der Exchange Online-Archivierungslizenz möglich.

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Nach der Eingabe einmal neu laden und man erhält einen Status, sowie eine Anzeige über die Nutzung des lokalen Archives.
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Nun öffnen wir das Postfach des Accounts:
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In jenem taucht nach erfolgreicher Einrichtung ein neuer Ordner mit dem von uns angegebenen Daten für den Archivordner auf. Wir haben somit 25 GB pro Postfach und im Archivordner noch einmal 100 GB Speicherplatz frei.

2. Möglichkeit: automatische Archivierung

Weiterhin besteht die Möglichkeit eine automatische Archivierung über Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungstags. Diese können selber erstellt werden und dann auf alle Postfächer oder nur ein einziges Postfach angewandt werden.

Emailarchivierung_automatisch2 Emailarchivierung_automatisch Emailarchivierung_automatisch1

Achtung Compliance:
Die technischen Möglichkeiten und deren Einsatz ist ohne weiteres nicht möglich. Sollte der Admin leichtfertig diese Möglichkeiten einsetzen, kann es zu nachhaltigen Konsequenzen bis hin zu Imageproblemen und einem Aufruhr in der Presse führen. Man muss jedoch zwischen Möglichkeit 1 und Möglichkeit 2 unterscheiden. Bei der Möglichkeit 1 kann der User selber entscheiden, was sie oder er archivieren möchte, bei der Möglichkeit 2 wird es vom Administrator vorgegeben.

Als Admin muss ich darauf achten:  (Checkliste)

  1. schriftliche Anweisung eines Vertreters des Unternehmens (z.B. Geschäftsführer mit Prokura, Gesellschafter)
  2. Abstimmung mit dem Betriebsrat über den Einsatz der Features in Office 365
  3. schriftliches Einverständnis jedes Mitarbeiters

Für die Ausarbeitung der jeweiligen Dokumente ist es ratsam einen entsprechend qualifizierten Anwalt zu beschäftigen.

Problematik Email-Archivierung und Filterung

Seit die Email zu einem wichtigen Bestandteil geworden ist, wird auch immer die Frage gestellt, wie diese Kommunikation im Unternehmen durchgeführt werden kann. Rechtlich gesehen kann einmal auf das Mietrecht, Werkvertragsrecht, Dienstvertragsrecht und auf der anderen Seite auf das Telefommunikationsgesetz abgestellt werden. Zu unterscheiden sind Vorgänge des Post-Providers, also des Admins, sowie die Speicherung der Daten oder auch der Abruf und die Versendung von Emails.

Bei reinen Arbeitsemail-Accounts, die auch nur für Emails im Bezug auf die Arbeit genutzt werden, also zum Beispiel für Emails an Kunden, Emails an den Manager oder Emails zwischen Kollegen mit einem arbeitstechnischen Inhalt, ist die Speicherung und Archivierung zunächst einmal kein Problem. Diese muss dem Mitarbeiter jedoch vor Antritt, also am Besten beim Überreichen des Accounts mitgeteilt werden und dieser muss dies zur Kenntnisnahme unterschreiben. Damit ist zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber klar gestellt, dass diese Emails gespeichert und archiviert werden.
Zu erweitern wäre diese Vereinbarung, wenn man die Nachrichtenfilterung oder auch die Durchsuchung des Emailaccounts aus der Office 365 Exchange-Verwaltungskonsole nutzten will. Dieses Thema behandele ich in einem weiteren Blogeintrag.
Fazit:  rein arbeitstechnisch genutzte Emailaccounts weisen bei Einhaltung der Regelungen zunächst keine Probleme auf. Arbeitnehmer sollten schriftlich darauf hingewiesen werden und auch darauf für private Emails sich einen separaten Account anzulegen.

 

Die Mischnutzung von Emailaccounts im Unternehmen ist wohl der häufigste, aber auch rechtlich schwierigere Fall der Nutzung. In der juristischen Literatur wurden bereits mehrere Dr. Arbeiten verfasst. Problematisch ist hier, dass nicht nur unternehmensbezogene Emails gespeichert und archiviert werden, sondern auch private Emails von Personen, die nicht in einem Anstellungsverhältnis oder ein einem Geschäftsverhältnis stehen.

Die unkomplizierteste Methode ist es den privaten Emailverkehr über einen Emailaccount des Unternehmens zu verbieten, aber dies führt nicht wirklich zum gewünschten Ergebnis. Es gibt jedoch einige Unternehmen, die diese Lösung präferieren.

Eine andere Möglichkeit wäre es, dass man die technischen Möglichkeiten von Office 365 nutzt und die arbeitstechnischen Emails über eine wortbezogene Filterung raussucht und archiviert oder man setzt die Möglichkeit 1 ein, und lässt den Mitarbeiter, die Mitarbeiterin selber entscheiden. Ebenso könnte man alle privaten Emails oder Domains sperren, so dass keine Email an diese Adressen versandt werden kann´. Diese letzte Möglichkeit führt jedoch bestimmt auch nicht zum Erfolg, da es die Probleme eher vergrößern würde.

Eine weitere Möglichkeit wäre es, dass man per Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber auch private Emails einschließt. Die Frage ist jedoch weit diskutiert, da man dementsprechend auch alle privaten Kontakte ob vor Eintritt ins Arbeitsverhältnis und auch nach Eintritt ins Arbeitsverhältnis einbeziehen müsste. Dies führt wahrscheinlich ebenso wenig zu praktikablen Ergebnissen.

Fazit:
Es handelt sich hierbei um eine rechtliche Problematik. Technisch wäre die Umsetzung der Archivierung, Speicherung oder auch Filterung mit wenigen Klicks umzusetzen. Technik und Recht muss diesbezüglich jedoch in Ausgleich gebraucht werden. Das jeweilige Recht hinkt leider oft hinterher. Kurzum sollte man lieber den Arbeitnehmerinnen für private Zwecke einen eigenen Emailaccount vorschlagen, auch diesen könnte man in Office 365 einrichten und zur Verfügung stellen oder per Link auf gängige Provider hinweisen wie Outlook.com oder gmail. Wobei letzteres anzuraten wäre.

Anmerkung:
Eine genauere rechtliche Analyse mit den passenden Literaturangaben erfolgt in einem der nächsten Blogartikel.

 

 

 

 

 

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