Best Practice im Umgang mit den Neuerungen in Microsoft 365 / Evergreen meistern!

Am Tag kommen 2-9 Neuerungen in Microsoft Message Center und dazu kommen noch 2-3 Neuerungen auf anderen Microsoft Webseiten. Um diese Flut an Neuigkeiten im Bereich Microsoft 365 zu bewältigen, haben sich zur Microsoft 365 Newsshow zusammen.

Die Herausforderung

Herausforderungen im Alltag

Die Einführung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Microsoft 365 bringt Unternehmen enorme Möglichkeiten: kollaboratives Arbeiten, KI-gestützte Produktivitätswerkzeuge und eine zentrale Plattform für Kommunikation und Dokumentenmanagement. Doch mit jedem neuen Feature wächst auch die Komplexität – technisch, organisatorisch und rechtlich. Neuerungen im Überblick Microsoft rollt regelmäßig neue Funktionen aus – von Copilot-Integrationen über erweiterte Teams-Features bis hin zu veränderten Speicherstrukturen in SharePoint und OneDrive. Diese Updates geschehen oft ohne großes Ankündigungs-fenster und stellen IT-Abteilungen vor die Herausforderung, Mitarbeitende schnell zu schulen und gleichzeitig den sicheren Betrieb zu gewährleisten. Betriebsrat & Mitbestimmung Viele M365-Funktionen berühren die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats – insbesondere Leistungs- und Verhaltensüberwachung ist ein sensibler Punkt. Tools wie Viva Insights oder detaillierte Nutzungsanalysen erfordern zwingend eine Betriebsvereinbarung, bevor sie eingesetzt werden dürfen. Hier ist eine enge und frühzeitige Einbindung des Betriebsrats nicht nur rechtlich geboten, sondern schafft auch Vertrauen im Team. Datenschutz & DSGVO Als europäisches Unternehmen gelten für KöllnService GmbH die Anforderungen der DSGVO. Dabei stellen sich zentrale Fragen: Wo werden Daten gespeichert? Wer hat Zugriff auf welche Inhalte? Wie werden KI-Funktionen wie Copilot mit Unternehmensdaten trainiert? Microsoft bietet entsprechende Compliance-Features an – deren korrekte Konfiguration erfordert jedoch sorgfältige Planung und regelmäßige Überprüfung durch Datenschutzbeauftragte. Fazit M365 ist kein reines IT-Projekt – es ist ein Change-Management-Thema. Wer frühzeitig alle Stakeholder einbindet, klare Governance-Regeln etabliert und Mitarbeitende mitnimmt, verwandelt die Herausforderungen in einen echten Wettbewerbsvorteil.

Quellen und das Microsoft Message Center

Die Frage stellt sich, woher bekomme ich eigentlich alle Informationen? Dafür schauen wir in die DPA (aka.ms/DPA), also das Data Protection Agreemeent. Diese sagt uns, dass Microsoft hierfür das Message Center hat und diverse Webseiten. Es ist also nicht nur das Microsoft Message Center!
Was ist das Microsoft Message Center?
Das Message Center ist die zentrale Informationsquelle im Microsoft 365 Admin Center. Microsoft informiert hier proaktiv über:
  • bevorstehende Änderungen an Diensten und Features
  • neue Funktionen, die bald ausgerollt werden
  • Aktionen, die Administratoren ergreifen müssen (z. B. Konfigurationsänderungen)
  • geplante Abschaltungen von Diensten oder alten Features
Es ist damit das wichtigste Werkzeug für IT-Verantwortliche, um den Überblick über das M365-Ökosystem zu behalten – insbesondere angesichts der vielen, teils wöchentlichen Updates von Microsoft.
Wer hat Zugriff?
Das Message Center ist nicht für alle Benutzer sichtbar – es ist ausschließlich über das Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) erreichbar und erfordert eine entsprechende Administratorrolle.
Welche Rollen werden benötigt?
Rolle Zugriff auf Message Center
Global Administrator Vollzugriff auf alle Nachrichten
Global Reader Lesezugriff (kein Schreiben)
Message Center Reader Nur Lesezugriff auf Nachrichten (keine Admin-Funktionen)
Message Center Privacy Reader Zusätzlicher Zugriff auf datenschutzbezogene Nachrichten
Service Support Administrator Vollzugriff auf Nachrichten
Exchange / Teams / SharePoint Administrator Nur dienstspezifische Nachrichten sichtbar
Empfehlung für die Praxis: Für Mitarbeitende, die das Message Center beobachten sollen (z. B. Projektleiter oder Change Manager), ohne Admin-Rechte zu benötigen, eignet sich die Rolle Message Center Reader ideal. So bleibt die Sicherheit gewahrt.
Message Center mit Microsoft Planner synchronisieren
Eine besonders praktische Funktion: Nachrichten aus dem Message Center lassen sich direkt mit Microsoft Planner verknüpfen – so werden anstehende Änderungen automatisch zu nachverfolgbaren Aufgaben. So funktioniert die Synchronisierung:
  1. Im Admin Center unter Einstellungen → Organisationseinstellungen → Planner die Synchronisierung aktivieren
  2. Anschließend kann jeder Nutzer mit Zugriff auf das Message Center einzelne Nachrichten mit einem Klick als Aufgabe in Planner anlegen
  3. Die Aufgabe enthält automatisch Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und einen direkten Link zur Message Center-Meldung
Vorteile der Planner-Integration:
  • Änderungen werden als Aufgaben zugewiesen und können priorisiert werden
  • Teams behalten den Überblick, welche Updates bereits bearbeitet wurden
  • Kein manuelles Übertragen von Informationen mehr notwendig
  • Integration in bestehende Team-Boards möglich

nackte Zahlen zu Updates und die monatliche Verteilung

Zahlen pro Updates

2024 => ca. 1800 Einträge und 5 Einträge pro Tag 2025 => ca. 2700 Einträge mit 7-8 Einträge pro Tag 2026 bis 18. Juni sind es 1500 Einträge und ca. 9 Einträge pro Tag Diese zeigt einen deutlichen Einstieg von 1800 zu 2700 und wahrscheinlich 3000 Einträge.

Verteilung nach Monaten

2024 – Verteilung nach Monaten: Die Gesamtzahl der monatlichen Feature/Update-Ankündigungen lag 2024 relativ gleichmäßig im hohen zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich. Spitzenwerte wurden in einzelnen Monaten erreicht, während z. B. gegen Jahresende (Dezember) aufgrund von Frostrichtlinien und Feiertagen weniger Meldungen kamen.
Monat 2024 Veröffentlichte MC-Posts (ca.)
Januar 130–140
Februar 150–160
März ~180
April 140–150
Mai 140–150
Juni ~150
Q1 Ø ca. 150 pro Monat
Q2 Ø ca. 145 pro Monat
Juli 140–150
August ~150
September 150–160
Oktober 160–170
November ~180
Dezember ~120
Q3 Ø ca. 150 pro Monat
Q4 Ø ca. 150 pro Monat
TOTAL ~1.800
2025 – Verteilung nach Monaten: 2025 kam es zu einer deutlichen Steigerung der Neuerungen. Besonders im ersten Quartal 2025 verzeichnete das Message Center Rekordwerte: allein Januar bis März 2025 ~900 neue Posts. Danach blieb das Niveau hoch, bevor es im Hochsommer etwas abflachte (Juli/August), und gegen Jahresende – insbesondere rund um Dezember – wieder spürbar gesunken ist (typischer Holiday/Change Freeze im Dezember). Die folgende Tabelle zeigt den Monatsdurchschnitt:linkedin
Monat 2025 Veröffentlichte MC-Posts (ca.)
Januar ~200
Februar ~240
März ~300
April ~180
Mai ~200
Juni 180–200
Q1 Ø ca. 250 pro Monat
Q2 Ø ca. 190 pro Monat
Juli 160–170
August 150–160
September ~180
Oktober ~230
November ~200
Dezember ~120
Q3 Ø ca. 165 pro Monat
Q4 Ø ca. 185 pro Monat
TOTAL ~2.700 (geschätzt)
2026 – Verteilung (Jan–Jun 2026): Im laufenden Jahr 2026 zeichnet sich eine unverminderte hohe Frequenz an Änderungen ab. Q1 2026 lag erneut im oberen zweistelligen Bereich pro Monat (ähnlich dem Vorjahr), und bis inklusive Mai 2026 wurden pro Monat typischerweise rund 230–280 neue Posts gezählt. Der Jahresstart (Jan/Feb) war dabei etwas ruhiger, während März/April 2026 wieder überdurchschnittlich viele Updates aufwiesen. Juni 2026 läuft bisher ebenfalls auf hohem Niveau, daher wird 2026 voraussichtlich wieder alle Vorjahre übertreffen.
Monat 2026 (YTD) Veröffentlichte MC-Posts (ca.)
Januar ~200
Februar ~220
März ~280
April ~250
Mai ~240
Juni (bis 18.) ~130
Q1 Ø ca. 230 pro Monat
Q2 (Jan–Jun Ø) ca. 250 pro Monat
H1-2026 TOTAL ~1.500

Schwankungen in den Updates

Die monatlichen Schwankungen zeigen, dass gerade im Frühjahr (Februar/März) regelmäßig die meisten Neuerungen gemeldet werden (oft 200+ Updates im Monat). Sommermonate wie Juli/August verzeichnen tendenziell weniger neue Meldungen, und Dezember ist aufgrund des Jahresend-Freeze meistens der ruhigste Monat im Message Center. Insgesamt steigen die jährlichen Ankündigungsvolumina klar an: von etwa 1.800 (2024) auf ~2.700 (2025) – und 2026 läuft bereits auf Kurs, diese Werte zu übertreffen. Diese Schwankungen sind klar, denn zu den großen Konferenzen (BUILD, IGNITE) und Ferienmonaten (Back to School) werden weniger Neuerungen veröffentlicht.

Die Lösungsoptionen

Es bestehen damit viele Lösungsoptionen, aber nicht alle sind praktisch, kostengünstig und erfüllen die Anforderungen!

OptIn und OptOut

Im Prinzip gehen wir immer davon aus, erstmal alles zu deaktiveren und nur dies zu aktivieren, was durch alle Prozesse gelaufen ist und genutzt werden kann. Dieses Prinzip ist leider nicht durchführbar, da Microsoft in vielen Fällen immer aktiviert und ausrollt. Also neue Funktionen immer aktiv sind und durch die Admins zu deaktivieren ist. In den letzten Wochen bestehen hier für z.B. LLM Modelle für EU Tenants, so dass man OptIn, also bewusst aktivieren muss.

Option 0: nichts tun und bei Aufmerksamkeit handeln (Take-notice-Take-down)

Viele Unternehmen und gerade kleinere Unternehmen auch ohne Betriebsrat verfolgen die Neuerungen, haben aber keinen Evergreen-Prozess. Es wird eher ein Take-Notice-Take-Down Verfahren gewählt. Man vertraut Microsoft zunächst und das was in der Presse, heise, golem und Co landet wird konfiguriert oder was man benötigt, wenn ein Nutzer mit einer Anforderung kommt. Empfehlung: nein! Dies ist kein Evergrennkonzept!

Option 1: Weekly und Planner Syncronisation

Diese Option wird von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Informationen werden jeweils als Task in einen Planner pro Tenant geschoben. Dies ermöglich zumindest für KMUs einen rudimentären Überblick. Es ist ein erster Weg, aber mit Problemen:
  • Keine Bewertung der Neuerungen
  • Masse an Bewertungen ohne Abschichtung
  • tägliche Arbeit, um manuell zu sortieren
  • Produktowner werden benötigt pro Produkt, um bei der Masse nichts zu verpassen.
  • Updates von Meldungen werden nicht entsprechend angezeigt.
Empfehlung: nein! Dies ist kein Evergrennkonzept! Es ist eine Notlösung.

Option 2: Microsoft Meeting monatlich

Viele Enterprise Kunden bekommen von Microsoft die Neuerungen einmal in einem 60minütigen Termin vorgestellt. Der Fokus liegt auf den Meldungen und Neuerungen, die Microsoft USA gefiltert und in Standardfolien gebracht hat. Die Vorstellung passiert nicht durch die Produktgruppe jeweils selber, sondern durch Microsoft Consultants im jeweiligen Land. Probleme
  • Auswahl der Produkte durch Microsoft
  • Einsetzbar nur für Enterprise und Großkunden
  • zu kurzes Meeting
Vorteile
  • Fragen direkt an Microsoft stellen
  • ggf. Probleme direkt lösen könneen
  Empfehlung: zusätzliches Werkzeug ! Alleine ist es kein Evergreenkonzept!

Option 3 Newsletter und Aufarbeitung

Wir betreiben seit einigen Jahren nun schon eine M365 News show und damit auch einen Newsletter mit den Slides. Vorteile
  • Neuerungen leicht erklärt
  • Folien für die interne Nutzung im Unternehmen
  • Youtube Video zum Nachschauen
Nachteile
  • Auswahl durch MVPs und persönlich, also kein kompletter Umfang
  • schon 90 Minuten ist einmal im Monat recht kurz, was wir als Referenten auch merken.
  Empfehlung: zusätzliches Werkzeug ! Alleine ist es kein Evergreenkonzept!

Webseite zu unserer M365 News show:

https://m365news.de

Option 4: Informationstool und Prozess / PowerApp

Man kann sich ein Informationstool wie centriq einkaufen und zusätzlich mit einer PowerApp noch einen Genehmigungsprozess passend zum Unternehmen bauen. Dies ermöglicht es bereits vorher bewertete Meldungen gezielter und konkreter zu betrachten. Neben dem Tool müssen dazu auch die Prozesse passen, die man eben auch mit der PowerPlatform digitalisieren kann. Prozess-Beispiel
  1. wichtige und kritische Meldung aus dem Informationsportal inkl. Verträge und AGB wie DPA
  2. Übertrag in die SharePoint List
  3. Workflow 1: Unternehmen (benötigen wir dies?/ Betrieb?/ IT Architektur?)
  4. Workflow 2: IT Secutity
  5. Workflow 3: Datenschutz (Anpassung VVT, DPA)
  6. Workflow 4: Mitbestimmung und Betriebsrat (ggf. Anpassung BV, Duldung, Anlage)
  7. Workflow 5: Aktivierung oder Archivierung
 

Die Lösung Best Practice Option 4,3,2 zusammen

Wir nutzen dafür unser Werkzeug Centrix (centriq.compliance-center.net) in dem wir für viele Unternehmen und auch für uns im Einsatz ist. Dies bedeutet, dass unser Team 2 Stunden pro Tag Neuerungen betrachtet, 4 Mal pro Woche mit Microsoft in Besprechungen ist, jeden Monat eine Microsoft Besprechung mit Neuerungen dazu kommt und tägliche Diskussionen und Updates, sowie Konzepte hinzufügen. Wir ziehen uns die als Favoriten raus, die dann dem Betriebsrat nochmal konkret über einen Meldebogen besprochen werden. Die Besprechung läuft dann

Fragen zu Evergreen? Ideen?

Meldet euch bei mir! raphael.koellner@rakoellner.com