Der OneDrive for Business ist nicht mehr wegzudenken. Er dient als persönlicher Speicherplatz und ist für viele Dienste und Services im Microsoft 365 Umfang unerlässlich. In diesem Blogpost fasse ich dies einmal zusammen:
Der Ablageort OneDrive for Business
Der OneDrive for Business ersetzt in erster Linie den persönlichen Speicherplatz des Nutzers. Dies bedeutet, dass hier immer mehr Daten der verschieden Microsoft Services den Standardablage in den OneDrive for Business verschieben.
Microsoft 365 Produkte und Services
| Produkt und Service | Was wird im OneDrive for Business gespeichert? | Ordnername im OneDrive |
| Microsoft Teams |
|
Microsoft Teams Chat Files
Recordings/Aufnahmen |
| Word Transkription | Bis zu 300 Minuten pro Monat per Audiodatei werden transkribiert und die Datei in den OneDrive for Business geladen. | oberste Ebene |
| Microsoft 365 Copilot for Chat | Dateien, die durch Copilot verarbeitet werden sollen, landen im OneDrive for Business. | Microsoft Copilot Chat Files |
| Loop | Workspace Speicherplatz
Attachments Whiteboards Loop Componente
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Loop -> Workplace Uploads
Attachments/Anhänge OneNoteLoop Files Whiteboards -> Components |
| Outlook / E-Mail | Anhänge, die über den OneDrive in der Outlook Mail geteilt werden | Attachments/Anhänge |
| OneNote | Speicherort der OneNote Mappen. | Notebooks/ OneNote Mappen |
| Whiteboard | Speicherort der persönlichen Whiteboards. | Whiteboards |
| Edge | Einstellungen des Edge im OneDrive
Exchange Postfach im versteckten Ordner (MFCMAPI sichtbar unter Applications -> a0601…) |
Apps -> Edge Workspace
|
| Clipchamp | Video | Video -> Clipchamp |
Hinweis: Datenschutz, Informationssicherheit -> Blogpost
OneDrive – Datenspeicher in Datenschutz und Informationssicherheit 2024 – RaKöllner (rakoellner.de)
Konsequenz im Betrieb
- Update beim Offboarding
- Man kann die Daten im OneDrive nicht mehr einfach löschen, wie es bisher in den meisten Fällen passierte. 30 Tage waren die Daten noch verfügbar, der Manager hatte keinen Zugriff und die Dateien und damit Inhalte wurden automatisch gelöscht. Dies ist nun nicht mehr möglich, da wie oben gezeigt immer mehr Daten aus Microsoft 365 Produkten innerhalb des persönlichen OneDrive for Business landen.
- Prozess aktualisieren und umbauen
- Wichtiger wird beim Offboarding der Transfer der Daten in ein Teams oder ein SharePoint Online Bereich, auf das das Team Zugriff hat. Viele Inhalte gerade Aufnahmen, Loop Inhalte oder auch Whiteboards, die nach dem Offboarding verschwinden, werden später noch gebraucht.
- Backup
- Bitte prüft ganz genau, ob alle Ordner im OneDrive auch ein Teil des Backups sind! Dies solltet ihr durch einen Restore einmal ausprobieren. (z.B. VEEAM) Im Zweifel muss die Backuprichtline nochmal angepasst werden.
- Archiv
- Microsoft ermöglicht es ein aktives Archiv zu haben. Über SharePoint Premium und zusätzlichen Budget kann man Daten des OneDrive in ein Archiv verschieben kann. Wenn man diese jedoch braucht, dann sind die Kosten des Restore relativ hoch. So dass bei wirklich aktiver Nutzung eine Verschiebung in ein Team oder SharePoint Online Site günstiger ist.
- Größe des OneDrives
- Viele Unternehmen haben die Größe des OneDrives auf 5 oder 10 GB begrenzt. Dies kann in Zukunft sehr knapp werden, so dass man heute von mindestens 15-50 GB ausgehen muss, damit die oben angegebenen Daten dort überhaupt gespeichert werden. Achtung es gibt keine Fehlermeldung, jedenfalls in den Test haben wir keine bekommen bisher.