Microsoft 365 Apps for Enterprise – Outlook und die E-mail Signatur Update November 2022

Jede E-Mail benötigt eine Signatur, damit man den Absender ganz praktisch erkennen kann, Regulatorik erfüllt wird und man z.B. den Absender zurück rufen kann und nicht lange nach der Telefonnummer suchen muss. Viele Unternehmen setzen dafür 3rd Party Werkzeuge ein, um einheitliche Signaturen im Unternehmen zu haben. Hier bewegt sich Microsoft selber auch langsam und bietet eine eigene Signaturverwaltung über Exchange an.

Aktuelle Situation November 2022

Jeder Nutzer und Jede Nutzerin von Outlook kann sich eine Signatur erstellen, diese händisch in Outlook am Desktop bis hin zu den Apps auf iOS und Android mitnehmen. Im Unternehmen wird oft ein 3rs Party Tool benutzt oder eine Nachrichtenregel, die die Signatur etwas unelegant an die E-mail hängt oder eben per Haftungsausschlussregel. Wirkliche Kampagnen mit verschiedenen Werbebildern kann man nur mit 3rd Party Werkzeugen oder eben im Vertrauen auf die Beschäftigten und deren manuelle Änderungen umsetzen.

Nun fragen wir uns alle schon seit Jahren, warum Microsoft Signaturen nicht einfach im Exchange Online speichern lässt und diese über alle Apps hinweg verteilt, sowie diese zentral im EXO Admincenter verwalten lässt. Dies hat Microsoft vor zwei Jahren begonnen zu ändern und ist heute leider noch der Stand:

Synchronisation über Geräte hinweg nur für Windows Outlook Desktop möglich (Text, Bilder)
keine zentrale Verwaltung
Keine Synchronisation zu iOS, iPad und Android möglich

Voraussetzungen für den Sync

Dieser Haken muss gesetzt sein.

Weg: Datei -> Outlook Optionen -> Allgemein -> Cloud storage option

Nach der Einstellung einmal neustarten.

Admin: Auch per GPO zusetzen

Werbung in Outlook für die Funktion und Templates

Aktuelle Situation November 2022

Templates

Erstellen und hinzufügen

Feedback – Sync über Devices hinweg

Feedback – unternehmensweite Verwaltung