Exchange Online gehört heute in der Nutzung und in der hybriden Nutzung schon zum Standard. Durch den Wandel in den Compliance Werkzeugen von Microsoft kam der Strategiewechsel, so dass die Data Lifecycle Werkzeuge aus dem Exchange Admincenter zum Microsoft Purview Admincenter. Insbesondere schauen wir uns die MRM Policies, also die Möglichkeit Elemente aus dem Postfach ins Archivpostfach zu verschieben.
MRM Policy – Aufbewahrungspolicy / Verschieben ins Archivpostfach
Das Archivpostfach ist im Grunde ein zusätzliches 100GB Postfach für die/den Nutzer(In). Aufgebaut ist das Postfach wie folgt:
- Postfach (100 GB)
- Archivpostfach (100 GB)
Die Voraussetzung für die Nutzung des Archivpostfach ist ein Exchange Online Plan 2, welcher in fast allen Lizenzen enthalten ist (z.B. Office 365 E3).
Das Archivpostfach ist nur online verfügbar. Es ist kein Teil der lokalen PST Datei und kann auch nicht manuell hinzugefügt werden. Dies schränkt teilweise die Suche auch in Outlook ein, so dass man optimalerweise in OWA nach Emails sucht, wenn man alle Emails haben möchte.
Die Standard MRM Policy ist das Verschieben aller Elemente, die älter als 2 Jahre sind in das Archivpostfach. E-Mail können von dem Postfach ins Archivpostfach manuell oder per manuell zugewiesener Policy verschoben werden.
Hier sind einige Screenshots aus dem alten Exchange Admincenter:
Was ist nun neu? Willkommen Microsoft Purview
Der Zugang zu dem MRM Policy wird von Exchange Admincenter ins Microsoft Purview Admincenter verschoben. Dies bedeutet, dass die MRM Policy weiter bei Exchange (legacy) bleiben und nicht in die Purview Policys aufgenommen werden. Jedoch wandert die Einstellung ins Purview Admincenter.
Hier sehen Sie einige Policies:
Was müssen Unternehmen nun tun?
Unternehmen müssen hierbei nicht viel beachten. Die PowerShell Skripte funktionieren weiter und auch die Einstellungen bleiben erhalten. Es wird lediglich die Ansicht ins Purview Admincenter verschoben. Dies bedeutet aber folgende Änderungen:
- Neues Recht für die Exchange Admins -> Compliance Administrator
- Zugang zu MRM Policies über das Purview Admincenter
- Grundsätzlich die Nutzung von Archivmailboxen.
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