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M365 Records Management, Information Governance & eDiscovery- Optimiertes Verhalten von in SPO & ODB erhaltenen Dateiversionen

Neuigkeiten im Aufbewahrungsmanagement bei Microsoft 365 sind immer häufiger. Nun optimiert Microsoft die Aufbewahrung einer Datei im SharePoint Online und OneDrive for Business. Es wird nun die einzelne Datei aufbewahrt mit allen Versionen und nicht wie vorher alle Versionen einer Datei. Dies reduziert den Speicherbedarf.

Meldung MC288633 

Microsoft 365 Roadmap ID 82062

Zeitplan: Abschluss Ende November 2021

Um die Konsistenz der Erfahrung zu verbessern und die Leistung zu steigern, wird jede Datei mit mehreren Versionen, die aus SharePoint oder OneDrive gelöscht wird und in der Preservation Hold Library aufbewahrt wird (aufgrund des anwendbaren Aufbewahrungsetiketts, der Aufbewahrungsrichtlinien oder eDiscovery Holds), nun als eine einzige Datei aufbewahrt, die ihren vollständigen Versionsverlauf enthält, anstatt wie bisher jede Version als einzelne Dateien aufzubewahren.

Wann dies geschehen wird:

Die Einführung wird Anfang November beginnen und bis Ende November abgeschlossen sein.

Welche Auswirkungen hat dies auf Ihr Unternehmen?

Dieses Update ändert das Verhalten von gelöschten Dateien, die für die Aufbewahrung festgelegt sind und mehrere Versionen der Datei enthalten. Sie werden in der Preservation Hold Library als eine einzige Datei mit allen Versionen als Teil ihres Versionsverlaufs aufbewahrt, so wie sie vor dem Löschen existierten. Zuvor wurde jede Version einzeln als separate Datei aufbewahrt.
Diese Änderung hat Auswirkungen auf die Möglichkeit, diese Versionen in eDiscovery zu suchen. Sie sorgt für Konsistenz bei eDiscovery-Suchen, unabhängig davon, ob die Datei gelöscht wurde oder nicht, indem sie standardmäßig nur die letzte Version durchsucht, anstatt mehrere Treffer für Versionen dazwischen zu erhalten.
Wenn Sie in eDiscovery abfragebasierte Aufbewahrungsfristen konfiguriert haben, ändert sich die Art und Weise, wie aufbewahrte Dateien durchsucht und aufbewahrt werden, wie oben beschrieben. Weitere Informationen zu abfragebasierten Aufbewahrungsfristen finden Sie unter: Erstellen von eDiscovery-Holds in einem Core eDiscovery-Fall – Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs

Hinweis: Diese Änderungen wirken sich nicht auf die Aufbewahrung oder Löschung Ihrer Inhalte aus und führen auch nicht zu Änderungen an Ihren Aufbewahrungskennzeichnungen oder -richtlinien; alle Versionen werden weiterhin aufbewahrt, nur als Teil des Versionsverlaufs der Datei.

Was Sie zur Vorbereitung tun müssen:

Es sind keine Maßnahmen erforderlich, um diese Änderung zu aktivieren. Sie sollten jedoch Ihre Benutzer oder das Team, das in Ihrem Unternehmen für eDiscovery, Information Governance und Records Management zuständig ist, über diese Änderung informieren.

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/retention-policies-sharepoint?view=o365-worldwide

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