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Update zu den Retention Policies für SharePoint site collections

Microsoft ändert das Verhalten von SharePoint Sites, die einer Aufbewahrungspolicy unterlagen und nun nicht mehr. Nun können diese gelöscht werden und Daten werden dann nur noch 30 Tage aufbewahrt.

Wichtiges Update zur Aufbewahrung bei SharePoint

Microsoft aktualisieren das Verhalten von SharePoint-Sites, die aus einer Aufbewahrungsrichtlinie freigegeben wurden. Heute, wie dokumentiert, bewahren Websites, die aus einer Aufbewahrungsrichtlinie entfernt werden, weiterhin Daten auf und verhindern 30 Tage lang jegliches Löschen der Website, um versehentlichen Datenverlust zu verhindern. Wenn in Zukunft eine Site aus einer Richtlinie entfernt oder die Richtlinie deaktiviert oder gelöscht wird, kann die Site gelöscht und in den Papierkorb verschoben werden. Alle anderen Verhaltensweisen für die Datenaufbewahrung bleiben jedoch gleich, alle in der Aufbewahrungsbibliothek aufbewahrten Daten verbleiben weiterhin dort und alle gelöschten Dateien werden für die 30 Tage nach dieser Änderung weiterhin aufbewahrt. Dies ermöglicht Szenarien, in denen die Site nicht mehr unter der Richtlinie stehen muss und sofort entsorgt werden soll.

 

Dokumentation: Freigeben einer Richtlinie zur Aufbewahrung

Sofern Ihre Richtlinien für die Aufbewahrung keine Aufbewahrungssperre haben, können Sie Ihre Richtlinien jederzeit löschen, wodurch die zuvor angewendeten Aufbewahrungseinstellungen effektiv deaktiviert werden. Sie können die Richtlinie auch beibehalten, aber eine Website für SharePoint oder ein Konto für OneDrive entfernen, oder den Speicherortstatus auf “Aus” ändern oder die Richtlinie deaktivieren.

Wenn Sie eine dieser Aktionen durchführen, werden alle SharePoint- oder OneDrive-Inhalte, die der Aufbewahrung durch die Richtlinie unterliegen, weiterhin für 30 Tage aufbewahrt, um einen versehentlichen Datenverlust zu verhindern. Während dieser 30-tägigen Gnadenfrist können Sie die Website nicht löschen, gelöschte Dateien werden weiterhin aufbewahrt (Dateien werden weiterhin der Preservation Hold-Bibliothek hinzugefügt), aber der Timer-Job, der die Preservation Hold-Bibliothek regelmäßig bereinigt, wird für diese Dateien ausgesetzt, sodass Sie sie bei Bedarf wiederherstellen können.

Weitere Informationen über die Preservation Hold-Bibliothek finden Sie unter Wie die Aufbewahrung für SharePoint und OneDrive funktioniert.

Aufgrund des Verhaltens während der Karenzzeit wird die Richtlinie ohne dauerhaften Datenverlust während dieser Zeit wieder aufgenommen, wenn Sie die Richtlinie innerhalb von 30 Tagen wieder aktivieren oder den Speicherortstatus wieder auf “Ein” ändern.

 

Wann: Mitte April bis Mitte Mai 2021

 

Meldung des Admincenters

 

Microsoft Information Governance – Update to retention policies for SharePoint site collections
MC244318 
We’re updating the behavior of SharePoint sites which have been released from a retention policy. Today as documented, sites which are removed from a retention policy continue to retain data and prevent any deletion of the site for 30 days to prevent inadvertent data loss. Going forward, when a site is removed from a policy or the policy is disabled or deleted, the site will be allowed to be deleted and moved to the recycle bin, however all other behaviors for data preservation will remain the same, all data preserved in the Preservation Hold Library continue to stay there and any files deleted will be continued to be preserved for the 30 days following this change. This will enable scenarios where the site no longer needs to be under policy and needs to be disposed of immediately.

When this will happen

This change will begin rolling out in mid-April and expect to be complete by mid-May.

How this will affect your organization

Going forward you will be able to delete site collections which have just been released from a retention policy if you choose to do so. 

What you need to do to prepare

You may want to update your Compliance administrators and SharePoint administrators so they are aware of this change as well as update any training materials.

View this message in the Microsoft 365 admin center

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