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Known Folder Move – OneDrive for Business

Der Known Folder Move ist eine der neusten Funktionen im OneDrive for Business und des OneDrives. Ich hatte hierzu auch schon vor Monaten gebloggt und hatte mit Hans Brender (Mr. OneDrive) im Videointerview mit dem OneDrive Team auf der Ignite darüber gesprochen. 

Known Folder Move – Was ist es?

Unter der Funktion Known Folder Move versteht man das automatische Verschieben der personellen Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder), aber nicht aller, in den OneDrive oder OneDrive for Business. Die Funktionalität steht für OneDrive für Consumer und OneDrive for Business für Business Nutzer zur Verfügung. Ebenfalls können IT-Administratoren über Gruppenrichtlinien diesen für ihre Nutzer aktivieren. 

Ähnlich ist die von Administratoren bekannte Funktion des Remote Profile Folder im eigenen Netzwerk, so werden schon seit Urzeiten die persönlichen Ordner für Nutzer gesichert und stehen diesem im Netzwerk egal an welchem Rechner zur Verfügung.

Alle Dateien werden im Hintergrund auf den jeweiligen OneDrive geschoben, ohne dass der Nutzer beeinträchtigt wird. Dies unter der Vorraussetzung, dass im OneDrive genügend Speicher besteht und die Internetleitung ausreichend (min. 5 MB pro User) Upload verfügt.

Auf die Ordner können die Nutzer nach dem Sync von Ihren Smartphones oder anderen Rechnern über den OneDrive zugreifen. 

Von der Ignite 2018 gibt es ein Video dazu:

Der Rollout der Funktion seit Q3/2018

Quelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap

 

Betroffene Ordner

Es handelt sich um die persönlichen Ordner des jeweiligen Benutzers. 

  • Desktop
  • Bilder
  • Dokumente

Es ist in Planung, dass auch andere personelle Ordner in den KFM einbezogen werden können.

Der Nutzer und/oder der Admin können selber entscheiden, welche Ordner auf welchem Rechner gesynct werden sollen. 

Personal OneDrive

In diesem Screenshot seht ihr das Fenster für den Personal OneDrive:

Zuvor könnt ihr noch generelle Einstellungen konfigurieren:

Fotos und Videos und Screenshots sind aktuell beim OneDrive for Business nicht möglich:

 

Vorteile und Nachteile von KFM

Nachteile

  • Es kann entweder in den OneDrive Personal oder OneDrive for Business gesynct werden.
  • Alle Dateien in dem Ordner werden gesynct.
  • Der OneDrive kann schnell voll laufen. 
  • bestehende Internetverbindung

Vorteile

  • Die Gruppenrichtlinien/ Registry des Admin haben Vorrang for dem Nutzereinstellungen. 
  • alte OneNote Mappen werden automatisch mit konvertiert ab Q1/2020.
  • Sicherung der persönlichen Ordner in der Cloud/OneDrive: Dokumente, Bilder, Desktop

 

Onenote und KFM

Ab Q1 2020 kann der OneDrive Client alte OneNote Mappen, die in Dokumente, Bilder oder auf dem Desktop liegen in die Cloud syncronisieren und diese gleichzeitig umwandeln, so dass die Win10 App diese öffnen und bearbeiten kann.

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=KFM

 

User Einstellungen und Start

Die Nutzer von KFM können, wenn der Administrator (Business) nicht andere Einstellungen gemacht hat, selber bestimmen welche der drei Ordner gesynct werden und somit gesichert. 

Diese Einstellungen lassen sich jederzeit ändern, wenn man den Client nutzt und dort mit der rechten Maustaste auf Einstellungen und dann auf Sicherung geht.

 

Administrator Einstellungen und Start

Als IT Administratoren könnt ihr das KFM für eure User per GPOs einrichten. Leider ist dies über Intune noch nicht möglich. Folgende Einstellungen sind möglich:

Voraussetzung: Client mindestens: OneDrive sync client build 18.111.0603.0004, Windows 10

  • Ordner einstellen
  • KFM aktivieren und deaktivieren
  • stille KFM Aktivierung
  • Upload-Maximum festlegen

 

Erzwingen der stillen KFM im Unternehmen

[HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive]”KFMSilentOptIn”=”1111-2222-3333-4444″

(die Nummer “1111-2222-3333-4444” ist die tenant ID eures Tenants)

[HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive]”KFMSilentOptInWithNotification”

Setting this value to 1 displays a notification after successful redirection.

Der Nutzer bekommt nach der Einstellung dann folgende Notifikation angezeigt:

Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/onedrive/use-group-policy#KFMOptInNoWizard

 

Links: https://docs.microsoft.com/en-us/onedrive/redirect-known-folders, https://docs.microsoft.com/en-us/onedrive/use-group-policy

 

Was passiert, wenn…

Es ist wichtig zu wissen, was passiert während einer Nutzung und welche Konsequenzen dies hat. Deshalb gibt es nun in diesem Abschnitt des Blogs neu die Frage “Was passiert, wenn”:

1. ich mehrere Rechner habe.

Es werden mehrere Ordner im OneDrive angelegt. Diese haben alle den Namen “Desktop” mit einer Nummer dahinter. Diese Nummer ist fortlaufend. Leider erkennt man so nicht, welcher Desktop von welchem Rechner gemeint ist. 

 

2. ich die Sicherung beenden will?

Wenn der Administrator die Sicherung über KFM nicht erzwingt, dann könnt ihr diese über Einstellungen -> Sicherung des OneDrive Clients jederzeit beenden. Der Sync wird dann gestoppt. Alle noch nicht gesyncten Dateien landen XXXX und die Dateien bleiben im OneDrive bestehen.

 

3. ich keinen Platz mehr habe im OneDrive?

Wenn der Platz im OneDrive aufgebraucht wurde, werden die Nutzer durch Notifikation/Warnmeldungen und durch ein Symbol darauf aufmerksam gemacht. Ihr müsst dann die Speicher erweitern oder Platz schaffen, indem ihr Dateien aus dem OneDrive entfernt oder den Speicherplatz erweitert. 

Achtung beim Personal OneDrive: Hier müsst ihr in den Webbrowser gehen und Dateien löschen, da ein Sync nicht mehr möglich ist.

 

4. wenn mir der Fehler angezeigt wird, dass ich über meinen Personal synce?

 In diesem Fall habe ich einen Personal OneDrive für Bilder eingerichtet gehabt, aber möchte nun auf den OneDrive for Business wechseln. Es kommt ein Fehler, dass der Bilder-Ordner schon mit dem Personal Account gesynct wird.

 

5. ich die Ordner zuvor vom Sync ausgeschaltet habe? 

Ihr müsst zunächst die Ordner Desktop, Bilder und Dokumente generell in den Sync aufnehmen. Keine Angst dieser werden nicht direkt auf euren Rechner gesynct, sondern werden nur mit Icons und einem Wölkchen angezeigt.

Lösung: 

Ihr müsst die Ordner in den Sync aufnehmen, dann wieder zu Einstellungen und Sicherung und den KFM starten.

 

 

 

 

 

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