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Raum- und Gerätepostfächer in Exchange Online

Jedes Unternehmen, jedes StartUp, sogar jeder Haushalt hat sowohl verschiedenen Räume als auch Geräte/Autos/Gegenstände, die wir teilen und auch verwalten müssen. Dazu gibt es in Exchange schon lange und natürlich auch in Exchange Online die Raumpostfächer und die Gerätepostfächer. Diese eigenen sich für die Ausleihe und Nutzung über ein kleines feines Buchungssystem. Schon im Anlegen eines Termins können Räume und Geräte gebucht werden. 

Anforderungen

Die Anforderungen an die Verwaltung und Räumen und Geräten ist ähnlich. Eine Benutzergruppe muss diese auswählen und buchen können. Es darf keine doppelten Buchungen geben und es müssen zusätzliche Informationen hinterlegt sein. Es muss einfach und unkompliziert in bestehende Systeme eingebaut werden und es muss bei Bedarf einen Worklow zur Genehmigung geben. Man sollte bestimmte Räume auf Geschäftszeiten buchen lassen können und auch einen Kalender haben. Ebenfalls sollte es möglich sein für ein Sekretariat/Service Desk mit dem Postfach zu antworten und Informationen eintragen zu lassen.

Das Raum- und Gerätepostfach

In diesem Screenshot seht ihr oben das Gerät, in diesem Fall eine Acer Mixed Reality Brille, und darunter einen Besprechungsraum mit Namen “Seattle”. Beides kann durch einen individuellen Namen versehen werden und erhält dann eine Emailadresse mit eurer Domain, diese könnt ihr auch anpassen. Weiterhin ist der Typ vermerkt und ihr könnt diese Ansicht natürlich filtern und diese Liste durchsuchen.

 

Anlegen eines Raum- und Gerätepostfaches

Durch einen Klick im Microsoft 365 Admin Center auf “Hinzufügen” erscheint das Formular zum Anlegen.

Nach dem Anlegen des Raumes könnt ihr diesen schon nutzen. Dies solltet ihr jedoch nicht, sondern dieses erstmal genauer einstellen und konfigurieren. 

 

Per PowerShell ist es natürlich auch möglich

Ein guter Einstieg in die Arbeit mit PowerShell bietet die folgende Seite: http://powershell.office.com/ und dies Dokumentation.

 

Hier ein paar Beispiele: 

Raum anlegen: New-Mailbox -name seattle@meinedomain.de –Room   (Bitte “seattle@meinedomain.de” durch eure Domain und Raumnamen ersetzen.)

Rechte des Kalenders einsehen: Get-MailboxFolderPermission –Identity seattle@meinedomain.de:\Calendar

Rechte auf den Kalender per PS einem User geben: Add-MailboxFolderPermission –Identity seattle@meinedomain.de:\Calendar -User raphael@rakoellner.com -AccessRights Owner

 

Räume und Listen

Ihr könnt auch Listen anlegen. Dies ist sinnvoll für mehrere Gebäude und Räume in diesem. So könnt ihr eine Liste pro Gebäude und in dieser die jeweiligen Räume anlegen. Dies solltet ihr per PowerShell machen. Dazu benötigt ihr Exchange Administrator Rechte, loggt euch im Exchange ein und mit ein paar cmlets und ein wenig Kenntnis legt ihr dies an. Wenn ihr hier Fragen habt, wendet euch an mich.

 

Verwalten eines Raum- und Gerätepostfaches

Die genauere Verwaltung findet in dem Exchange Online Admin Konsole statt. Ihr könnt ihr weitere Einstellungen vornehmen. 

Mit einem Klick auf das Objekt und den Bleistift gelangt ihr in die genauere Konfiguration:

 

Allgemein (w)

Hier könnt ihr allgemeine Informationen über den Raum wie z.B. die Kapazität die Firma und Abteilung und den Namen eintragen. Desweiteren könnt ihr benutzerdefinitere Attribute für den Raum hinterlegen und über eine Adressbuchrichtlinie die Eintragungen des Raums im Adressbuch steuern. Ebenfalls könnt ihr mit einem Klick den Raum aus den Adresslisten ausblenben, so dass diese nicht mehr gebucht werden kann.

Stellvertretung für Buchungen (w)

Unter diesem Menüpunkt könnt ihr entscheiden, ob alle Buchungsanfragen automatisch angelegt oder je nach Buchungsstatus abgelehnt werden. Es ist aber auch möglich einen Account oder mehrere Accounts zu bestimmen, die die Buchungsanfragen bearbeiten. Es bietet sich hier der Service Desk an.

Jedoch kommt es öfter hier bei einem Wechsel des Accounts oder hinzufügen von Accounts zu Problemen, dass diese keine Emails erhalten, in denen Sie zu oder absagen können. Hier müsst ihr dann per PowerShell nachsteuern.

In der zu Bestätigenden Email erhält der Account alle Informationen aus der Anfrage (Betreff, TeilnehmerInnen, Inhaltsbereich). Es ist nicht möglich hier einzugreifen und Informationen zu nehmen (z.B: Inhaltsbereich). Deshalb ist es sinnvoll als Teamlead Räume einzeln zu buchen und bei geheimen Inhalten einen zweiten Termin aufzumachen und diesen an sein Team zu schicken ohne, dass der Raum ausgewählt wurde. Den Raumnamen kann man per Hand in den Ort eintragen.

Buchungsoptionen (w)

In den Buchungsoptionen könnt ihr nicht nur den Zeitraum der Buchung angeben, sondern auch wie mit Buchungsanfragen umgegangen werden soll. Ihr könnt Besprechungsserien nicht zulassen, die ist sinnvoll bei einem sehr begrenzten Raumangebot und Buchungszeiten auf Arbeitszeiten 8-17 Uhr einschränken. Besonders interessant ist der Text an den Besprechungsorganisator. In diesem Punkt könnt ihr z.B. Links zur Beantragung von Essen und Getränken hinterlegen.

Kontaktinformationen

Unter den Kontaktinformationen könnt ihr alle möglichen Informationen von Ort, Postleitzahl, Land bis hin zu Notizen zu dem Raum hinterlegen.

E-Mail Adresse (w)

Dies ist ebenfalls ein wichtiges Feld. In diesem könnt ihr E-Mail Adressen zu dem Raum- und Gerätepostfach hinterlegen und die Standardemail festlegen.

E-Mail Info

Mit 175 Zeichen länge könnt ihr eine E-Mail-Info erstellen, die angezeigt wird, wenn E-Mails an diesen Benutzer gesendet werden. Beispielsweise: “Dies ist eine automatische Email ohne reale Person, bitte wenden Sie sich bei Fragen an servicedesk@rakoellner.com”. 

Postfachstellvertretung (w)

Eines der häufigsten und wichtigsten Punkte bei der Konfiguration ist die Postfachstellvertretung. Hier könnt ihr konfigurieren, wie wer als Stellvertretung für das Postfach agieren kann.

  • Vollzugriff (“Mit der Berechtigung „Vollzugriff“ kann sich eine Stellvertretung bei diesem Postfach anmelden und sich wie der Besitzer dieses Postfachs verhalten.”)
  • Senden als (“Durch die Berechtigung „Senden als“ kann eine Stellvertretung E-Mails über dieses Postfach senden. Die jeweilige E-Mail wird so angezeigt, als sei sie vom Postfachbesitzer gesendet worden.)
  • Senden im Auftrag von (“Durch die Berechtigung „Senden im Auftrag von“ kann die Stellvertretung E-Mails im Namen dieses Benutzers senden. In der „Von“-Zeile jeder E-Mail, die eine Stellvertretung gesendet hat, ist angegeben, dass die E-Mail von der Stellvertretung im Namen des Postfachbesitzers gesendet wurde.”)

 

Der Kalender des Raum- und Gerätepostfaches

Zu jedem Raum- und Gerätepostfaches gibt es neben dem Postfach auch einen Kalender.  Diese kann eingesehen und auch über Berechtigungen verwaltet werden. Ein Nutzer mit Vollzugriff, z.B. der Servicedesk, hat den Kalender schon unter seinen Kalendern in Outlook (kann etwas dauern) oder kann diesen sofort unter Andere Kalender auswählen und hinzufügen. Mit dieser Berechtigung ist es sogar möglich, dass ihr den Kalender für andere Personen mit dem jeweiligen Detailgrad freigeben könnt oder nicht. Ihr könnt genau bestimmen, wer den Kalender mit welchen Informationen sehen kann.

Andere Postfächer -> Räume -> hinzufügen

 

Üblicher Ablauf

Der übliche Ablauf sieht wie folgt aus:

  1. Benutzer A legt einen Termin in Outlook an und wählt den Raum aus.
  2. Der Termin wird mit Abschicken in den Kalender von A hinzugefügt. Ist aber noch für dem Raum als ausstehend gekennzeichnet.
  3. Eine Email geht an den Stellvertreter für Buchungen. 
  4. Wenn die Buchung angenommen wird, wird der Termin auch in den Kalender des Raum- oder Gerätepostfaches eingetragen. 
  5. Der Raum/ das Gerät ist bestätigt und die Buchung vollzogen.

 

Verbindungen zu Flow und PowerApps

Es ist möglich mit Flow und PowerApps auch eine Raumbuchungsapp zu bauen mit Berechtigungsworkflow. So habe ich eine eigene Applikation anbieten können und innerhalb des Unternehmens die Verwaltung von Räumen und Geräten vereinfacht. Bei Fragen, fragt mich.

 

 

Linksammlung

https://support.office.com/de-de/article/raum-und-ger%C3%A4tepostf%C3%A4cher-9f518a6d-1e2c-4d44-93f3-e19013a1552b

https://technet.microsoft.com/de-de/library/bb124542(v=exchg.141).aspx

https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj919240(v=exchg.160).aspx

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