Microsoft Teams – Aufregung um die Erkennung des Arbeitsortes: Eine Einordung im Bereich Datenschutz und Betriebsrat

Aufregung, Clickbait, Instagram und Tik Tok Videos und der eine schreibt vom anderen ab, alles für Klicks und Reichweite. Dies ist nun wieder mit einer Microsoft Newscenter Meldung zu Microsoft 365 passiert.

Basisinformationen

Presseschau

https://www.lessentiel.lu/de/story/homeoffice-oder-buero-neue-microsoft-teams-funktion-offenbart-den-arbeitsort-103442315 

https://www.msn.com/de-at/technik/software/microsoft-teams-zeigt-k%C3%BCnftig-an-ob-mitarbeiter-im-home-office-sind/ar-AA1Ph60P?ocid=BingNewsSerp

https://www.heise.de/news/Microsoft-Teams-kann-ab-Dezember-Bueroanwesenheit-erfassen-10899898.html

https://winfuture.de/news,154511.html

https://www.20min.ch/story/update-von-microsoft-teams-entlarvt-heimliches-homeoffice-103441746

https://www.apfeltalk.de/magazin/news/microsoft-teams-ueberwacht-bueroanwesenheit-ab-dezember/

Sachverhalt – Worum geht es?

In Microsoft Teams kann man seit einigen Monaten seinen Standort einstellen (Remote, Büro) und in Microsoft Places kann man seinen Arbeitsalltag, besser seinen Arbeitsort festlegen und diesen nach eigenem Wunsch auch teilen. Viele NutzerInnen nutzen diese Funktion freiwillig, um den KollegInnen zu zeigen, wo sie gerade sind, um sich zum Beispiel zum Essen zu treffen.

Neu ist nun, dass in Microsoft Teams  nun an Hand der Wifi / IP / Unternehmensnetz zuordnet, ob man im Büro oder außerhalb des Büros ist. Dies hat dann zur Folge, dass Microsoft Teams den Parameter dann automatisch setzt und anzeigt, ob der Nutzer Remote oder im Office ist.

Diese Funktion ist nichts Neues, denn schon alle Administratoren wissen, dass in den Netzwerk Informationen und auch z.B. über Zscaler zur Verfügung stehen.

Wichtige Hinweise – Funktion ist nicht aktiv!

• Im Standard ist diese Funktion deaktiviert! Es ist eine Opt-In Option, die von euren Admins aktiv eingeschaltet werden muss.
• Microsoft Teams erkennt deinen Standort NICHT, es sei denn, Sie (1) haben dies von Ihrem Administrator aktivieren lassen und (2) Sie geben Ihre ausdrückliche Zustimmung.
• Es ist nicht neu, denn in Places kann man dies selber schon länger einstellen: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/places/configure-auto-detect-work-location#configure-the-bssid-list

Überprüfen und Einstellen  als Admin

Es ist möglich die aktuelle Einstellung zu prüfen. Dafür gibt es eine Microsoft Teams Policy und PowerShell. Hierfür benötigt hier das Microsoft Teams cmlet. Hierfür müsst ihr Admin sein.

Webseite: https://learn.microsoft.com/powershell/module/teams/new-csteamsworklocationdetectionpolicy 

Überprüfen als User – Zustimmung geben oder ablehnen

Nutzer finden die Einstellung hier:

In diesem Fall seht ihr auch, dass eure Admins die Funktion deaktiviert haben!

Kommentar

Es war absehbar, dass diese Funktion zu Aufregung führt, aber erst jetzt ist neu, denn die Funktion ist nicht neu. Neu ist nur, dass das Setting auch automatisch gesetzt werden kann. Ich frage mich bei der ganzen Aufregung immer, wo konkret das Problem ist?

Betriebsrat: Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch die Anzeige des Standortes über den z.B. Abteilungsleiter. Hier sind in 95% der Betriebsvereinbarungen dies untersagt. Das Risiko, dass dennoch eine Verhaltenskontrolle stattfindet ist durch die Gelegenheit aber auch gegeben.

Datenschutz:  Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Standortdaten könnte nur über die Einwilligung laufen, da in der Regel die Kontrolle des Arbeitsortes über den Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) typischer Weise in den meisten Fällen nicht ermöglicht. Es bestehen aber Fälle, in denen diese Kontrolle auch geboten ist oder zum Arbeitsplatz gehört. Also auch direkt eine incompliance zum Datenschutz zu vermuten ist nicht korrekt. Es kommt darauf an, warum und wofür der Standort zur Erledigung der Arbeit wichtig ist. Dies kann der Fall sein, wenn man in einem Store arbeitet und z.B: Kleidung nur dort als Verkäufer inperson zu verkaufen ist.

Arbeitsvertrag: Als Arbeitgeber bestimme ich über den Arbeitsvertrag den Ort und die Zeit der Arbeit der Arbeitnehmer. Diese Parameter sind nicht fraglich, damit kann der Arbeitgeber bestimmen, ob es HomeOffice, Mobile Work oder im Büro gearbeitet wird. Der Schwenk geht gerade zurück ins Büro und viele Mobile Office Vereinbarungen der Pandemie werden aufgehoben.

https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__611a.html

Empfehlung

In Deutschland sollte die Funktion deaktiviert bleiben. In Vereinbarung mit dem Betriebsrat und dem Datenschutz könnte man diese auch aktivieren, aber zu 100% wird hier die Freiwilligkeit verhandelt werden.

Nachrichtenbeitrag
Quelle: https://admin.cloud.microsoft/?#/MessageCenter/:/messages/MC1081568