Seit schon einigen Jahren können Microsoft Teams archiviert werden, nun wurde die Funktion auch auf Microsoft Kanäle auf Wunsch von vielen Kunden erweitert.
Parameter für das Archivieren von Teams Kanälen
| Welche Kanäle können archiviert werden? |
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| Was passiert beim Archivieren? | Die Kanäle werden ausgeblendet, User können Sie nicht finden und haben nur einen Zugriff lesender Art. |
| Kann man Kanäle wieder herstellen? | Kanäle können wieder hergestellt werden und können dann wieder wie vor dem Archivieren genutzt werden. |
| Wer kann Teams Kanäle archivieren? | Nur der Teams Administrator und Team Owner (wie bei Teams insgesamt) |
| Ab wann? | Der Rollout läuft schon. Es kann bis Ende April dauern, bis die Funktion sichtbar wird. |
| Kann man es auch per Graph? | Ja, per Rest API ist es auch möglich. |
| Kann man einen Kanal neu erstellen mit gleichem Namen, wie den archivieren Kanal? | nein, der Name muss eindeutig sein |
| Kann man mehr Kanäle erstellen, wenn man archiviert? | nein, das Limit bleibt. Es zählen aktive und archivierte Kanäle zum Limit dazu. |
| Wo kann man archivieren? | Aktuell nur in dem new Teams Client Desktop.
später auch: WebApp und mobile Teams App |
| Deaktivieren der Funktion | Aktuell nein, es soll aber kommen in den Teams Richtlinien. |
Was für eine Art des Archivieren ist es? GobD?
Bei dem Archivieren von Teams und Kanälen handelt es sich nicht um ein Archiv im Sinne der GobD. Es handelt sich mehr um eine Art aufzuräumen und Teams, bzw. nun auch Kanäle mit deren Chats, Dateien und Inhalten zu behalten.
Archivieren von Kanälen = Aufräumen
was kann es dennoch?
- Schreibgeschützter Bereich des SharePoint Online Bereiches
- Löschen verhindern = nein
- Wiederherstellen = Ja
- Entfernen aus der Suche Ja
- Auditlogs = ja, für den Archiv und Wiederherstellungsprozess
Wo ist der Unterschied zum Ausblenden?
| Ausblenden | Archivieren | |
| User hat keinen Zugriff | nein | ja |
| SharePoint ist schreibgeschützt | nein | ja |
| User sieht den Kanal zunächst nicht in der Liste | ja | ja |
| User kann den Kanal nicht suchen | nein | ja |
Demo
Kanal archivieren
Klick auf den Kanal ->
Kontrollfrage und Entscheidung der Schreibgeschützten Bereich
Dann wird der Kanal archiviert. (Bestätigung per Flyin rechts unten)
Kanal wiederherstellen
Dies geht über die Ansicht -> alle Kanäle anzeigen
und der Kanal ist wieder da, wie zuvor.