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Betriebsrat von Microsoft zum Thema Microsoft Produkte

Der Betriebsrat ist ein wichtiger Teil eines Unternehmens in Deutschland. Dieser vertritt die Rechte der Arbeitnehmer:innen und besitzt Mitbestimmungsrechte für bestimmte Bereiche des Unternehmens. Die Regelungen sind im Betriebsverfassungsgesetz geregelt. Die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Betriebsrat sind dementsprechend essenziell. 

Microsoft in Deutschland und der Betriebsrat

Der Betriebsrat von Microsoft Deutschland trifft sich regelmäßig und arbeitet eng mit Microsoft zusammen. Dieser zeigt und dies wird auch in dem neuen Blogpost gezeigt, dass eine gute Zusammenarbeit das A und O ist. 

Quelle:

Microsoft workers’ council partnerships boost the company’s product and service rollouts

Microsoft workers’ council partnerships boost the company’s product and service rollouts

Übersetzung

“Die Einhaltung von Vorschriften muss kein Hindernis sein – fragen Sie einfach den Betriebsrat von Microsoft in Deutschland. Diese Gruppe von Arbeitnehmervertretern hat sich mit ihrem Arbeitgeber Microsoft zusammengetan, um die Entwicklung und Bereitstellung neuer Produkte und Dienstleistungen für ihre Mitarbeiter zu beschleunigen. Das ist eine Geschichte, die auch bei Kunden Anklang findet, die in ihren Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen stehen.

In ganz Europa sind die Betriebsräte für die Vertretung der Arbeitnehmer und den Schutz ihrer Rechte zuständig. Die aus der Belegschaft eines Unternehmens gewählten Vertreter schützen vor dem Missbrauch von Arbeitnehmerdaten und sorgen für die Einhaltung der lokalen Arbeitnehmerrechte. Die deutschen Betriebsräte gehören zu den etabliertesten in Europa und sind daher führend in der Diskussion um die Nutzung von Mitarbeiterdaten.

Wenn Microsoft Digital, die IT-Organisation des Unternehmens, in der Vergangenheit ein neues Tool oder einen neuen Dienst in Europa einführen wollte, führten die Microsoft-Betriebsräte in den jeweiligen Ländern einen langwierigen, produktweiten Prüfprozess durch, um sicherzustellen, dass die Rechte der Arbeitnehmer nicht verletzt werden. Jede Funktion, die persönliche, Verhaltens- oder Leistungsdaten für das Unternehmen nutzbar machte, löste umfangreiche Prüfungen aus, die bis zu eineinhalb Jahre dauern konnten.

Das Microsoft Digital Team, das mit der Einführung neuer Funktionen und Dienste betraut war, brauchte einen Weg, um Verzögerungen und Rollbacks zu vermeiden und gleichzeitig die gesetzlichen Verpflichtungen in ganz Europa zu erfüllen.

“Wir haben alle paar Wochen neue Funktionalitäten. Wir bewegen uns weg von separaten Anwendungen und hin zu einem Plattformdenken, bei dem sich alles in einer Umgebung befindet, zum Beispiel in Teams oder Dynamics 365. Und dann fügen wir Module hinzu, was bedeutet, dass wir anders darüber denken müssen, wie wir prüfen.”

-Anna Kopp, Regionalleiterin, Microsoft Digital

Die Lösung?

Microsoft Digital hat in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung von Microsoft und dem Rechtsteam des Unternehmens eine Kooperation mit dem Microsoft-Betriebsrat in Deutschland entwickelt, die eine Triage und Rationalisierung von Genehmigungen vorsieht und dann diesen Rahmen nutzt, um ähnliche Kooperationsbemühungen in allen Ländern mit Betriebsräten zu inspirieren.

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Einen Prozess für den Erfolg aufbauen
Microsoft Digital, die Organisation, die das Unternehmen mit Energie versorgt, schützt und umgestaltet, hat sich zunächst damit auseinandergesetzt, wie die agile Softwareentwicklung die Art der Bereitstellung verändert hat – hin zu modularen Releases für einzelne Funktionen innerhalb größerer Plattformen, was die Bereitstellung drastisch beschleunigt hat, da langwierige, produktweite Überprüfungen vermieden wurden.

“Wir haben alle paar Wochen neue Funktionalitäten”, sagt Anna Kopp, Regional Director von Microsoft Digital in Deutschland. “Wir bewegen uns weg von separaten Anwendungen und hin zu einem Plattformdenken, bei dem sich alles in einer Umgebung befindet, zum Beispiel in Teams oder Dynamics 365. Und dann fügen wir Module hinzu, was bedeutet, dass wir anders darüber nachdenken müssen, wie wir prüfen.”

Das Microsoft Digital Team hat eine vollständige Bestandsaufnahme der vorhandenen Tools durchgeführt und sie danach kategorisiert, wie sie mit den privaten Daten der Mitarbeiter interagieren. Funktionen, die kein Risiko für die Privatsphäre der Mitarbeiter darstellten, wurden schnell genehmigt, so dass das Team zu den Modulen übergehen konnte, die auf die eine oder andere Weise Informationen der Mitarbeiter weitergeben.

Bei diesen Funktionen arbeitete das Team mit dem Betriebsrat zusammen, um festzustellen, welche Komponenten einer genaueren Prüfung unterzogen werden mussten. Zeigt die Kontaktkarte eines Tools das Organigramm eines Mitarbeiters an? Verwendet es Gamification oder ein gestapeltes Ranking? Sind die Namen der Mitarbeiter mit roten, gelben und grünen Indikatoren versehen – unabhängig davon, wie gutartig ihre Absichten sind?

Jedes dieser Elemente hat Auswirkungen darauf, wie die persönlichen Informationen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter erscheinen oder wie andere ihre Leistung interpretieren könnten. Als Ergebnis der Überprüfung entwickelte das Team einen Überprüfungsprozess für neue Funktionen, die Microsoft veröffentlichen möchte.

Zunächst muss das Team bestätigen, dass die Funktion nur in begrenztem, privatem Umfang mit den Daten der Mitarbeiter interagiert, dass die allgemeinen Datenschutzbestimmungen (GDPR) eingehalten werden und dass Microsoft sich verpflichtet, keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle mit den Daten vorzunehmen. Nachdem diese Hürde genommen wurde, füllt Microsoft Digital ein einseitiges Formular aus, in dem einfache Fragen wie der Name des Tools, seine Zielgruppe, sein Eigentümer und die Zugriffsrechte auf die Daten gestellt werden. Schließlich führt der Betriebsrat von Microsoft eine vereinfachte Prüfung durch, die weniger als vier Wochen dauert.

Funktionen, die Mitarbeiterinformationen in größerem Umfang weitergeben, oder wenn Microsoft beabsichtigt, mit den Daten eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle durchzuführen, durchlaufen einen zweiten, umfangreicheren Prozess. Microsoft Digital füllt ein längeres Formular aus, in dem u. a. dargelegt wird, wie sich das Tool in das Unternehmen einfügt, wie es von den Managern verwendet werden könnte und ob die Informationen, die es präsentiert, unbeabsichtigt Rückschlüsse auf die Leistung eines Mitarbeiters für andere als die wirklich notwendigen Rollen oder Personen (z. B. den direkten Vorgesetzten) zulassen könnten.

“Die auf diese Weise organisierte vertrauenswürdige Mitbestimmung – zwischen dem Betriebsrat und Microsoft – gab uns Schnelligkeit und Struktur, und sie gab uns Vertrauen. Weil wir starke Beziehungen zu den Stakeholdern aufgebaut haben, konnten wir bei der Produktentwicklung und beim Engineering von einer Compliance-Position ausgehen.”

-Peter Albus, Vorsitzender des Betriebsratsausschusses für Arbeitnehmerdaten bei Microsoft Deutschland)

Mit diesem Formular hat der Betriebsrat in der Regel alles, was er braucht, um eine Funktion zu genehmigen. Benötigt er jedoch noch weitere Informationen, nimmt er den Dialog mit anderen Teams auf, z. B. mit der Produktabteilung, der Technik und der Personalabteilung.

Vertrauen durch Zusammenarbeit
“Wir versuchen, den Nutzen und die Risiken abzuwägen”, sagt Peter Albus, engagiertes Betriebsratsmitglied und Vorsitzender des Gesamtbetriebsratsausschusses für den Arbeitnehmerdatenschutz bei Microsoft Deutschland. “Wie können wir die Risiken vermindern und gleichzeitig den Nutzen ermöglichen? Wenn der Mehrwert ausreichend ist, mindern wir die Risiken durch technische Einstellungen oder organisatorische Anordnungen (Policies).”

Neben der Minimierung der Zeit, die die Einführung einer Funktion in Anspruch nehmen könnte, hat der verstärkte Dialog zwischen Betriebsrat und Produktteams den Ingenieuren geholfen, gesetzliche Anforderungen zu antizipieren und entsprechende Lösungen zu entwickeln.

“Die auf diese Weise organisierte vertrauenswürdige Mitbestimmung – zwischen dem Betriebsrat und Microsoft – gab uns Geschwindigkeit und Struktur, und sie gab uns Vertrauen”, sagt Albus. “Da wir starke Beziehungen zu den Interessengruppen aufgebaut haben, konnten wir bei der Produktentwicklung und -technik von einem Ort der Compliance ausgehen.”

Die fortlaufende Einführung von Microsoft Viva verdeutlicht, wie rationalisiert dieser Prozess geworden ist. Viva, die Employee Experience Platform (EXP) von Microsoft, umfasst Module, die auf unterschiedliche Weise mit den Informationen der Mitarbeiter interagieren.

Microsoft Viva Insights unterstützt Produktivität und Wohlbefinden, indem es Verhaltensdaten und intelligente Empfehlungen direkt an die Mitarbeiter selbst weitergibt. Die privaten Informationen gehen nicht über den eigenen Posteingang hinaus, so dass Microsoft Digital nur eine kurze Freigabe für die Funktion benötigte.

Microsoft Viva Learning ist eine KI-gestützte Plattform, die den Mitarbeitern relevante Schulungen anbietet. In seiner ursprünglichen Form enthielt Viva Learning Funktionen zur Verfolgung des Fortschritts anhand von Kursempfehlungen. Diese Nachverfolgungselemente bedeuteten, dass das Tool weiter überarbeitet werden musste. Da es sich aber nur um kleine Elemente der Fortschrittsanzeige handelt, geht das Team davon aus, dass es nicht mehr lange dauern wird, bis die Funktion grünes Licht erhält.

Microsoft Viva Manager Insights liefert den Teamleitern Daten über die Arbeitsmuster der Mitarbeiter, um deren Arbeitsbelastung zu beurteilen. Diese zusätzliche Ebene von Verhaltensdaten erfordert eine eingehendere Prüfung.

Aber da Microsoft Viva Insights so schnell genehmigt wurde und die Genehmigung von Microsoft Viva Learning kurz bevorsteht, kann der Betriebsrat Viva Manager Insights seine volle Aufmerksamkeit widmen. Infolgedessen konnte die Durchlaufzeit für Microsoft Viva im Vergleich zu früheren Versionen erheblich verkürzt werden – von anderthalb Jahren auf etwa sechs Monate.

Cloud, Agilität, Compliance
Diese flexiblere, triagefreundliche Form der Überprüfung wäre ohne die Cloud-gestützte agile Entwicklung, die beispielsweise modulare Releases für einzelne Funktionen innerhalb von Microsoft Teams ermöglicht, nicht möglich. Agilität in der Produktentwicklung führt zu Flexibilität im Genehmigungsprozess, da ganze Produkte nicht durch einzelne Feature-Reviews zurückgehalten werden.

Stattdessen können Teams Module, die innerhalb größerer Plattformen gehostet werden, einfach aktivieren oder deaktivieren, ohne das Gesamterlebnis zu unterbrechen. Kopp fasst den Wert dieser Modularität zusammen: “Man kann die unkritischen Module viel schneller herausnehmen und seine Zeit mit der Überprüfung derjenigen verbringen, die es wirklich brauchen.”

Die verstärkte Zusammenarbeit zwischen dem Microsoft-Betriebsrat in Deutschland und den Produktteams hilft der unternehmensübergreifenden Arbeitsgruppe, viele Compliance-Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor die Funktionen den Genehmigungsprozess erreichen. Dank dieser vielseitigen Zusammenarbeit gewinnt Microsoft Deutschland jährlich Hunderte von Stunden zurück und gibt diese Erkenntnisse an andere Länder- und Regionalbüros in Europa weiter.

Führend in Sachen Vertrauen
Interne Rollouts sind nur der Anfang der Geschichte. Der strenge Prozess, der vom Microsoft-Betriebsrat in Deutschland entwickelt wurde, ist eine Geschichte, die es wert ist, mit Partnern und Kunden geteilt zu werden, in der Hoffnung, dass sie ihnen hilft, die Einführung neuer Produktfunktionen und Dienste in ihren Unternehmen zu optimieren.

Roxana Schupp, Kundenbetreuerin für Microsoft Dynamics 365, sagt, dass es zu einem Verkaufsunterscheidungsmerkmal geworden ist und eine Möglichkeit darstellt, Beziehungen zu Kunden aufzubauen, die versuchen, einige der gleichen Herausforderungen in ihren Unternehmen zu lösen.

“Die Kunden betrachten uns als Benchmark”, sagt Schupp. “Die Art und Weise, wie wir mit Daten umgehen und wie wir die Verwaltung oder Nutzung von Systemen angehen, um die Vorschriften in verschiedenen Ländern einzuhalten, ist für sie sehr wichtig.”

Als Ergebnis dieser engen Zusammenarbeit zwischen Microsoft Digital und dem deutschen Betriebsrat hat sich in ganz Europa eine inoffizielle Regel herausgebildet. “Wenn es in Deutschland funktioniert, sollte es überall funktionieren”, sagt Kopp.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie besser mit Ihren Betriebsräten zusammenarbeiten können, um die Einführung neuer Funktionen und Produkte in Ihrem Unternehmen zu optimieren:

  • Bauen Sie ein robustes Triage-System auf: Legen Sie Parameter für die Auslösung von Überprüfungen und Kriterien für verschiedene Stufen des Engagements fest.
  • Verstehen Sie, dass Sie Verbündete sind: Teams, die sich mit der Einhaltung von Vorschriften befassen, sind nicht dazu da, Blockierer zu sein. Sie wollen sicherstellen, dass das Enablement konform ist.
  • Schaffen Sie Vertrauen durch Dialog: Schaffen Sie teamübergreifend ein internes Bewusstsein, um alle an einen Tisch zu bringen.
  • Frühzeitig einbeziehen: Frühzeitiges Feedback im Produktentwicklungsprozess vermeidet Abwanderung und Nacharbeit.
  • Setzen Sie auf Modularität: Die Bereitstellung der einzelnen Funktionen ermöglicht eine effektive Prüfung der Einhaltung von Vorschriften, ohne die Einführung des gesamten Produkts zu verzögern. Konfigurieren Sie die Funktionen auf geo-/länderspezifischer Ebene, um die lokalen Vorschriften einzuhalten.
  • Stellen Sie gute Fragen: Was müssen Sie sehen? Warum ist dies ein Problem? Was sind Ihre Befürchtungen?
  • Die Einhaltung von Vorschriften und der Schutz der Privatsphäre sind nicht verhandelbar. Stellen Sie also sicher, dass Ihre technischen Einstellungen und Richtlinien das Risiko mindern und gleichzeitig Vorteile bieten.

Links

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