Microsoft Places ist mehr als nur ein Buchungswerkzeug für Schreibtische in Unternehmen. Hierfür wurde es zunächst entwickelt, wie es auch einige andere ISVs (Microsoft Partner) entwickelt haben. Nun möchte Microsoft weiter Vorteile für ihre Lösung generieren und geht über die Arbeitsplatzbuchung hinaus. Dies betrachten wir in diesem Blogpost einmal genauer.
| Version 1 | 04.09.2025 |
Was ist Microsoft Places?
Microsoft Places ist eine moderne, KI-gestützte Plattform innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems, die speziell für die Anforderungen hybrider Arbeitswelten entwickelt wurde. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsplätze effizienter zu nutzen, die Zusammenarbeit zu verbessern und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, so die Idee.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Arbeitsort- und Zeitplanung: Mitarbeitende können ihre Büro- und Homeoffice-Tage planen und mit Kolleg:innen abstimmen, um persönliche Begegnungen zu fördern.
- Raum- und Arbeitsplatzreservierung: Mit intelligenten Tools wie dem Places Finder lassen sich Besprechungsräume, Schreibtische oder spezielle Arbeitsbereiche einfach buchen.
- Präsenzanzeige & Hybrid RSVP: Zeigt an, wer wann im Büro ist und ermöglicht die Angabe, ob man physisch oder virtuell an Meetings teilnimmt.
- Raumauslastung & Analysen: Echtzeitdaten und KI-gestützte Auswertungen helfen, die Nutzung von Räumen zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen.
- Integration mit Microsoft Teams & Outlook: Die Plattform ist nahtlos in bestehende Microsoft-Tools eingebunden und erleichtert die Nutzung im Arbeitsalltag.
- Nachhaltigkeit & Datenschutz: Microsoft Places unterstützt Unternehmen bei der Erreichung von Nachhaltigkeitszielen und erfüllt hohe Datenschutzstandards, inklusive DSGVO-Konformität.
Funktionen und Lizenzen
Microsoft Places hat eine Core Lizenz und eine Premium Lizenz. Im Grunde kann es so verstanden werden, dass die Core Lizenz in Microsoft 365 integriert ist und wurde. Für weitere Funktionen müssen Premium Lizenzen erworben werden.
| Feature | Beschreibung | Dabei gilt: | Lizenz |
|---|---|---|---|
| Arbeitspläne | Legen Sie ihren Zeitplan für den Arbeitsort im Voraus fest, um Ihre Kollegen darüber zu informieren, wann Sie im Büro sein werden und wann Sie remote sein werden. | Kalender im neuen Outlook1; Kalender in Teams2; Places App3 | Core |
| Präsenz am Arbeitsplatz | Aktualisieren Sie Ihren Arbeitsstandort, um Ihre Kollegen darüber zu informieren, dass Sie im Büro angekommen sind, und sehen Sie auch, wer sich an diesem Tag noch im Büro befindet. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams; Places-App | Core |
| Persönliche Ereignisse | Fordern Sie eingeladene Personen an, persönlich an Ihrer Besprechung oder Veranstaltung teilzunehmen, und sehen Sie den Anwesenheitsmodus jeder Person zusammen mit ihrer Antwort im Bereich für die Ereignisnachverfolgung. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams | Core |
| Hybrid RSVP | Wenn eine Veranstaltung als persönlich gekennzeichnet ist, können die Teilnehmer mitteilen, ob sie persönlich oder virtuell teilnehmen werden. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams | Core |
| Places Karte | Sehen Sie einfach, wer ins Büro kommt, und passen Sie Ihren Arbeitsplan schnell aus Ihrem Kalender an. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams; Places-App | Core |
| Places Explorer | Erhalten Sie einen einzigartigen Überblick über die Personen, Räume und Erfahrungen an jedem Arbeitsplatz. | Places-App | Premium |
| Places Finder | Neue Benutzeroberfläche zum Buchen von Räumen und Schreibtischen mit umfangreichen Metadaten wie Bildern, Grundrissen, A/V-Funktionen, Barrierefreiheit und mehr. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams | Premium |
| Individuelle Tischbuchung | Ermöglichen Sie Benutzern, einzelne Schreibtische für ihren Tag im Büro auszuwählen und zu buchen. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams | Premium |
| Raum check-in und automatische Freigabe | Ermöglichen Sie Benutzern das Einchecken in Räume, und aktivieren Sie die automatische Freigabe reservierter Räume, wenn sie nicht belegt sind. | Teams-Chat, Teams-Bereiche, Microsoft Teams-Räume | Premium |
| Schnellbuch | Wenn Sie keine Räume für Ihre Besprechungen im Büro gebucht haben, können Sie Raumempfehlungen erhalten und räume für einige oder alle Ihre Besprechungen an diesem Tag schnell hinzufügen. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams; Places-App | Premium |
| Teamleitfaden | Ermöglicht Es Führungskräften und Managern, Arbeitsmuster zu definieren, Erwartungen im Büro festzulegen und den Rhythmus an die Anforderungen ihrer Teams anzupassen. | Places-App | Premium |
| Intelligente Vorschläge | Maßgeschneiderte Empfehlungen, um Ihren Tag zu organisieren, z. B. das Hinzufügen von Räumen für persönliche Besprechungen. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams; Places-App | Premium |
| Weltraumanalyse | Visualisieren Sie beabsichtigte und tatsächliche Belegungsdaten für Ihre Gebäude, Räume und Arbeitsbereiche. | Places-App | Premium |
| Verwaltete Zimmerbuchung | Copilot empfiehlt Räume basierend auf verschiedenen Faktoren und buche Räume um, wenn ein Update oder ein Konflikt vorliegt. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams | Copilot |
| BALD VERFÜGBAR: Empfohlene Bürotage | Copilot empfiehlt die besten Tage, um ins Office zu kommen, basierend auf Ihren geplanten Besprechungen und den Arbeitsplänen Ihrer Kollegen. | Kalender im neuen Outlook; Kalender in Teams; Places-App | Copilot |
| Weltraumanalyse mit Copilot | Copilot unterstützt Sie bei der Analyse und Erläuterung wichtiger Datenpunkte und Trends in Ihren Flächennutzungsdiagrammen. Es vergleicht aktuelle Auslastungsmetriken (z. B. Belegung, Schreibtischnutzung und Raumbuchungen) mit früheren Zeiträumen und hebt wichtige Änderungen und Trends hervor. | Places-App | Premium+Copilot |
Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/places/places-overview
kritische Funktionen
1. Kalender und die Ansicht, wer wo arbeitet
In Outlook und Teams Kalender können, wenn Arbeitnehmer ihre Zeiten und Orte eingerichtet haben oder in Teams angegeben haben, jeder innerhalb des Unternehmens sehen wo und wann wer arbeitet. Diese Ansicht soll helfen Termine im Büro oder Remote besser zu organisieren. Es lässt aber auch eine Überwachung von Personen zu. Diese ist nicht so stark, wie bei Teams Notifikation, wenn jemand online kommt oder arbeitet, aber es lässt sich auch mit Places das Verhalten und die Leistungsbereitschaft (z.B. pünktlich) so überwachen.
2. Hinweis seinen Arbeitsplatz einzurichten
Zu Beginn und auch zwischendurch erhalten MitarbeiterInnen Hinweise ihren Arbeitsplatz einzurichten, also die Core Funktonen zu nutzen und wie in Teams angezeigt nun auch anzuzeigen, wann und wo sie arbeiten.
Empfehlung: abstellen!
3. Teams Arbeitsort festlegen (Teams Funktion von Places)
Wahl: 1. Remote 2. Büro
4. KI zur Arbeitsweise und Arbeitsort Vorschlag und Analyse
Copilot for Microsoft 365 (OpenAI) und Places Premium ermöglicht es Arbeitnehmern Vorschläge zu machen und ähnlich Viva Insights auch Hinweise zu geben. Damit werden auch diese Daten in Copilot verarbeitet. Bei einem genaueren Blick, werden zusätzlich nur der Ort Büro oder Remote verarbeitet und die Anhaben bei der Einrichtung über die Zeit und Ort. Alle anderen Daten liegen in Microsoft 365 und damit über Graph dem Copilot schon vor.
Empfehlung: BV & DSFA aufnehmen
Hinweise zum Datenschutz
Microsoft Places ist kein Core Tool und taucht in der DPA und den PT nicht auf. Damit stellt es zunächst ein datenschutzrechtliches Risiko da. Es unterfällt aktuell nur den allgemeinen Datenschutzinformationen von Microsoft.
PT: https://www.microsoft.com/licensing/terms/product/PrivacyandSecurityTerms/EAEAS
Weiterhin bestehen auch nur einige TOMs. Diese können für den Standard-Einsatz ausreichen, aber eine Organisation von kritischen Besprechungen oder geheimen Räumen oder Betriebsarzt oder Betriebsrat sollte zunächst nicht erfolgen.
Ich stehe diesbezüglich schon in Kontakt und werden sehen, ob Microsoft Places bald alle datenschutzrechtlichen Anforderungen, wie auch die DPA unterfällt.
Hinweise für Betriebsräte
Microsoft Places kann der Verhaltens-und /oder Leistungskontrolle dienen. Es unterfällt damit der Mitbestimmung nach Art 86 Abs 1 Nr. 6 BetrVG. Dazu kommen auch KI Elemente zu Analyse und Vorschlägen zur Arbeitsweise. Diese sollten wie auch die Veröffentlichung der Arbeitsweise freiwillig sein.
Beispiel einer Anlage zur BV
Template Anhang Microsoft Places
Hinweis: Das Muster zur Anlage einer BV Microsoft 365 hat keine Freigabe zur kommerziellen Nutzung. Es darf weder in Teilen oder Auszügen verkauft oder weitergegeben werden. Eine kommerzielle Nutzung muss angefragt werden unter vertrieb@koellnservice.de