Immer mehr virtuelle Besprechungen werden mit KI Werkzeugen durchgeführt. Sei es man sieht nur KI Bots für die Mitschrift und Zusammenfassung, Übersetzer oder auch komplette Bots für Interaktionen und Unterstützung, sowie Recherche. Leider kommen zu häufig KI System zum Einsatz, die nicht erlaubt sind oder die Nutzer , bzw. Mitarbeiter von Dienstleister auch ohne Wissen Ihreres Arbeitsgebers einsetzen. (BSP: Read.ai) Damit ist Datenabfluss und die Folgen des Bruchs der Geheimhaltung/NDA (GeschGE) vorprogrammiert. Dies wiederum hat auch oft eine Datenschutzverletzung inne und als Unternehmen muss man sich kümmern, auch wenn die Verantwortlichkeit bei einem Dritten liegen kann und nicht beim Unternehmen selber.
Eine Möglichkeit der Lösung ist die organisatorische Maßnahme sowohl in der Einladung zu einer Besprechung, als auch zu Beginn einer Besprechung mit einer Folie zu arbeiten, die die Nutzer vorlegen und vorlesen müssen. Da KI-Werkzeuge mit Transkription arbeiten und oft automatisiert, ist dann auch das Verbot der Nutzung in der Zusammenfassung und Aufnahme, was dann auch die unrechtmäßige Nutzung sogar so darstellt.
Die 3Minuten in der Besprechung sollte es dass jedem Unternehmen wert sein.
Muster 1
Um an Teams Besprechungen Sitzungen teilzunehmen, müssen Sie Folgendes tun und zustimmen:
- Deaktivieren Sie alle KI-Notiz-Bots. Eine Aktivierung darf nur nach der KI Richtline XXX erfolgen und muss Transparenz für alle TeilnehmerInnen sichtbar und verständlich sein. Eine Einwilligung ist Pflicht.
- Leitung und Steuerung von KI Funktionen hat nur der/die Erstellerin der Besprechungen.
- Externe KI Funktionen im Meeting oder auf Hardware der Gäste ist zu deaktivieren und ist grundsätzlich nicht gestattet.
- Verlinken Sie immer die Transparenzerklärung und Datenschutzerklärung im Meeting.
- Nutzen Sie für die Besprechung unseren KI Foliensatz (KI-Besprechungen, der im Template seit Februar 2025 enthalten ist und alle wichtigen Punkte von NDA bis zu KI enthält)
Muster 2
Um an Teams Besprechungen Sitzungen teilzunehmen, müssen Sie Folgendes tun:
- Deaktivieren Sie alle KI-Notiz-Bots.
- Melden Sie sich mit Ihrem bestehenden Konto, das Zugriff auf den Microsoft-Mandanten hat, bei Microsoft Teams an. Sie müssen entweder die E-Mail-Adresse der Website oder die bevorzugte Kontakt-E-Mail-Adresse verwenden, die mit Ihrem Unternehmen oder Programm verknüpft ist.
- Ihr Konto muss für die mehrstufige Authentifizierung (MFA) aktiviert sein.
- Stellen Sie sicher, dass der Microsoft-Mandant in Ihrer Liste der Gastorganisationen angezeigt wird und dass Sie erfolgreich wechseln können.
Musterslide
- Richtlinien Hinweis
- Datenklassifikation
- Klare Guidelines
Technische Maßnahmen
Lobby an
Keine KI Bots in das Meeting lassen, auch wenn man jemand diese mitbringt.
Lobby Bypass nur für Ersteller/In
KI Bots werden auch von Mitarbeitern eingesetzt und gebucht ohne, dass Arbeitgeber dies mitbekommen. Dies passiert, wenn der Mandant nicht korrekt konfiguriert ist oder die Arbeitnehmer nicht sensibilisiert und gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen. KI die meine Arbeit abnimmt, ist ein sehr trügerisches und gefährliches Vorgehen.
End-zu-End Verschlüsselung
Diese blockt schon oft KI Systeme raus. Bei Microsoft Teams ist eine Teams Premium Lizenz nötigt, in Zoom ebenfalls und auch Google Meet möglich.