Seit über 20 Jahren verhandelte ich Betriebsvereinbarungen und nun seit über 12 Jahren auch für Microsoft 365 und dessen Vorgänger. Im Rahmen dessen bekomme ich immer wieder die Frage, was Nutzer den tun können, um weniger getrackt zu werden und auch datenschutzkonformer die Plattform zu nutzen. Dies ist durchaus möglich und auch kleine Aktionen haben größere Auswirkungen. In diesem Beitrag fasse ich meine Top 5 dieser Empfehlungen einmal zusammen.
Tracking und Verarbeitung bei Microsoft 365
Ich habe vor einigen Tagen schon eine Tabelle und Blogpost geschrieben in dem es um das Tracking geht und ging. Dazu auch um die neue Teams Funktion, die es bis in den Spiegel und Computerbild geschafft hat.
Nun schauen wir uns an, was Nutzer wirklich tun können. Nutzer beeinflussen ganz konkret welche Daten verarbeitet werden und auch welche Daten durch die Nutzung erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Der Nutzer ist ein wichtiger Teil der Gleichung und der datenschutzkonformern und BV konformen Nutzung von Microsoft 365.
Was kann ich konkret tun?
für eine datenschutz- und betriebsverfassungsrechtlichere Nutzung von Microsoft 365 kann ein Nutzer durch sein Verhalten einiges bewirken:
a) weniger personenbezogene Daten
b) weniger Tracking
(Ängste gegenüber dem Missbrauch zur Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle/ üblicherweise in einer Bv geregelt)
c) weniger Telemetrie- und Diagnosedaten
Im Grunde ist die einfachste Antwort, dass man als Nutzer das Produkt weniger oder gar nicht nutzt. Dies kann aber nicht die Lösung sein, denn als Arbeitnehmer möchte ich schnell, einfach, von überall (HomeOffice, Workcation) arbeiten und auch mal im Hotelzimmer eine Aufgabe erfüllen. Es muss also Lösungen geben, die schnell und einfach durchzuführen sind und einen Effekt haben. Die meisten Lösungen haben aber auch Nachteile und beides zähle ich exemplarisch im Folgenden auf.
Meine komplette Liste und Dokument ist mittlerweile 25 Seiten lang. Ich hoffe sehr auch mal, dass eine Konferenz sich traut, dass ich dazu auch eine Session halten kann.
Top 1 – Microsoft Teams
| Konfig | Vorteil | Nachteil | |
| offline im Status | Offline schalten und dauer auf immer oder pro Woche | Chat und auch Anrufe sind möglich, niemand sieht ob ich arbeiten, kurz abwesend oder in einer Präsentation. | Meine KollegInnen und Externe können nicht sehen, ob ich erreichbar bin. |
| Namen im Transkription entfernen | Teams, Einstellungen, Datenschutz | Der Name und damit personenbezogene Daten werden reduziert. Es taucht auf „Sprecher 1″, Sprecher 2“ in der Transskription. | In kleinen Besprechungen aus 2-3 Personen bin ich als einziger ohne Namen auch erkennbar. Im Nachgang ist die Zusammenfassung mit Copilot ungenau. |
| Arbeitsplatz automatisch setzen | Teams, Einstellungen, Datenschutz | Es ist nicht erkennbar ob ich im Homeoffice oder im Büro bin automatisiert. | Meine Kollegen wissen nicht wo ich bin und ob sie nicht mal spontan in meinem Büro/Arbeitsplatz vorbei schauen können. |
Top 2 – gemeinsame Zusammenarbeit in Office
| Konfig | Vorteil | Nachteil | |
| Echtzeit Bearbeitung | Ablegen in SharePoint Online, Teams oder OneDrive & automatisches Speichern muss an sein (Teilen Link mit Ansicht oder Bearbeitung. | gemeinsames Arbeiten zu gleichen Zeit bis auf den Abschnitt an man selber oder die anderen schreiben. | Man sieht was der jeweilige andere in dem Moment schreibt. Nicht geeignet für Abgaben von Arbeitsleistungen, da veränderbar. |
Top 3 – E-Mail schreiben und beantworten
| Konfig | Vorteil | Nachteil | |
| Email Interaktionen | Emojies ausschalten unter Optionen |
Dritte können die Email nicht „liken“
|
Dritte können die Email nicht „liken“ |
Top 4 – Löschen von eigenen Interaktionen
Dies ist im Microsoft 365 Profil möglich.
https://myaccount.microsoft.com/
| Konfig | Vorteil | Nachteil | |
| Löschung der Suchen und Suchanfragen | Löschen im Microsoft 365 Profil | Aufräumen und Löschen von Suchanfragen | keine Historie mehr über Löschanfragen |
| Copilot Interaktionen | Löschen im Microsoft 365 Profil | Löschen und Aufräumen der Historie und genauer Interaktionen, wenn es keine Retention Policy im Unternehmen gibt. | nicht in den Auditlogs, DSPM for AI |
| Versionierung | Speichern einer neuen Version des Dokuments | vorherige Versionen, Suchen im Dokument und Abfragen nicht nachvollziehbar | Keine Versionen können wiederherstellt werden, wenn man doch einen Teil des Dokumentes wieder haben möchte. |
T0p 5 – Copilot Interaktionen
| Konfig | Vorteil | Nachteil | |
| Löschung einzelner Copilot Interaktionen | einzeln in der Copilot Historie pro Interaktion /Prompt | Löschung und Historie | Keine Rückwirkung mehr |
| Löschen aller Copilot Interaktionen im Profil | Löschen im Profil https://myaccount.microsoft.com | Löschung und Historie | Keine Rückwirkung mehr |