Nutzungsbedingungen gehören zu den TOMs, wie die Datenklassifikation, zu einer Baseline in der Nutzung von Microsoft 365 und speziell Microsoft Teams. Das Risiko eine Plattform wie Microsoft Teams zu betreiben ohne Nutzungsbedingungen ist hoch.
Warum eine?
Nutzungsbedingungen können Lücken schließen die durch die ständig neuen Funktionen nicht auf anderem Wege, wie Verträge oder Dienstvereinbarungen geschlossen werden können. Des Weiteren sind Nutzungsbedingungen oftmals der Ausdruck einer Betriebsvereinbarung, eines Governance Prozesses oder generell die Umsetzung aus einem ISMS (Informationssicherheitsmanagamenents).
Eine Einführung von Microsoft Teams ohne Nutzungsbedingungen ist fahrlässig!
Folgende Fragen sollten zunächst geklärt werden?
Wer schreibt diese?
Verantwortlich sollte der Fachbereich sein, bzw. der Produktowner oder Fachbereichsleiter z:B. HR in dem die Verarbeitung passiert. Beratung sollte man sich vom CISO und dem Konzerndatenschutzbeauftragte/n holen und ggf. mit der Compliance Abteilung dies einmal absprechen.
technische Umsetzung – Ein Beispiel
Nutzungsbedingungen können an einigen Stellen hinterlegt werden. So ist die bekannteste die Terms of Use Funktion in Verbindung mit Conditional Access. So kann eine Nutzungsbedingung in verschiedenen Sprachen vor der Nutzung von Microsoft Teams angezeigt und dies per Auditlogs (nur 30 Tage lang!) nachvollzogen werden. Dafür ist jedoch die Entra ID / AAD Plan 1 Lizenz nötig. Es ist also ratsam die Terms of Use Auditlogs entweder zu speichern oder die Abfrage alle 30 Tage zu machen.
Die Versendung per Email oder Bestätigung per Forms ist nicht wirklich ratsam, außer man kann eben nicht auf AAD P1 zurückgreifen.
Welche Nutzungsbedingungen benötigt ein Unternehmen?
| Allgemeine Nutzungsbedingung für Microsoft Teams für alle TeilnehmerInnen in der Umgebung | Ja |
| Nutzungsbedingung für Externe in Microsoft Teams | Vielleicht. Man kann diese speziellen Teile auch in die allgemeine Nutzungsbedingung integrieren oder auch einzeln zur Verfügung stellen. |
| Nutzungsbedingungen für Webinare | Ja / Dies gerade im Bezug auf öffentliche Veranstaltungen, bei rein internen Webinaren z.B. für Schulungen genügt der Rückgriff auf die Allgemeine. |
| Nutzungsbedingungen für Live Events | Ja / Dies gerade im Bezug auf öffentliche Veranstaltungen, bei rein internen Live Events wie Townhall Meetings genügt der Rückgriff auf die Allgemeine. |
| Nutzungsbedingungen für spezielle Situationen
a) Wiedereingliederungsgespräche b) eHealth / Onlinesprechstunde c) Versicherung/Bank Beratung d) Personalgespräche |
ja |
Wie kann man Nutzungsbedingungen unterstützen?
Es kommt immer mal wieder die Frage auf, wie kann ein Unternehmen Nutzungsbedingungen unterstützen, also welche Maßnahmen sind sinnvoll.
- Organisatorische Maßnahme
- Bereitstellung beim OnBoarding
- Breitstellung im Intranet und in der Dokumentenpyramide
- Sprechstunde während der Modern Work Community zu den Nutzungsbedingungen
- Postfach für Rückfragen
- Technische Maßnahme
- Nutzung der Terms of Use Funktion
- E-Mail Versendung automatisiert bei Verstößen (z:B. Insider Risk, Communication Compliance
Es gibt hierbei noch viele Beispiele. Die Liste oben stellt nur einen Auszug dar.
Beispiel einer Nutzungsbedingung zu Microsoft Teams und Externe
Nutzungsbedingungen beim Einladen von Gästen in Teams – Eine Guideline
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