Neben Microsoft 365 Copilot ist die KI Welt im Bereich des modernen Arbeitsplatzes wesentlich breiter aufgestellt. Es gibt eigene Ki Systeme wie Google Gemini in Google Workplace und auch andere KI Systeme, wie ChatGPT Enterprise oder auchPerplexity  können in den Arbeitsplatz integriert werden. In diesem Beitrag schauen wir uns den Einsatz von Google Gemini im modernen Arbeitsplatz einmal genauer an.

Versionen

Version 1 / 01. Oktober 2025

Danksagung

Ich bedanke mich ausdrücklich in diesen Punkten bei Google Deutschland und Microsoft Corporation für die gute Zusammenarbeit. Beide KollegInnen und MitarbeiterInnen sowohl aus dem technischen Bereich, als auch bei Legal gehört mein Respekt! Die enge und mehrmonatige Zusammenarbeit bringt alle Seiten weiter. 

// Ich arbeite seit meiner Zeit bei Devoteam (2022) und seit meiner Microsoft Studentpartner Zeit (2015) in unterschiedlichster Besetzung zusammen, schreibe DSFAs, Risikoeinschätzungen, Gutachten und führe Tests durch mit Sniffern im eigenen Labor.

Google Gemini

Google Gemini in Google Workspace: Intelligente Unterstützung für den modernen Arbeitsalltag

Google Gemini ist eine leistungsstarke KI-Plattform, die direkt in die Google Workspace-Tools wie Gmail, Docs, Sheets, Slides und Drive integriert ist. Sie unterstützt Nutzerinnen und Nutzer dabei, Aufgaben schneller, effizienter und kreativer zu erledigen – und das direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

Funktionen von Google Gemini in Workspace

• Automatisiertes Schreiben: In Google Docs und Gmail hilft Gemini beim Verfassen von Texten, bietet Formulierungsvorschläge und erstellt Zusammenfassungen.

• Datenanalyse in Sheets: Nutzer können mit einfachen Spracheingaben komplexe Analysen durchführen, ohne Programmierkenntnisse.

• Präsentationen in Slides: Gemini erstellt automatisch Präsentationsinhalte basierend auf Notizen oder hochgeladenen Dateien.

• Projektmanagement: Gemini unterstützt bei der Organisation von Aufgaben, Zeitplänen und Budgets und erstellt automatisch Berichte und Notizen nach Meetings.

• Videokonferenzen & Kommunikation: Funktionen wie „Mach Notizen für mich“, automatische Übersetzungen und KI-gestützte Audio-/Videoverbesserungen steigern die Effizienz in Google Meet und Chat.

Vorteile der Integration in Google Workspace

1. Nahtlose Integration: Gemini ist direkt in der Seitenleiste der Workspace-Apps verfügbar – kein Wechsel zwischen Tools nötig.

2. Sprachunterstützung: Die KI wurde nativ in Deutsch trainiert, was für präzise und natürliche Kommunikation sorgt.

3. Datenschutz: Unternehmensdaten werden nicht zum Training der KI verwendet – sensible Informationen bleiben geschützt.

4. Produktivitätssteigerung: Studien zeigen, dass Nutzer durch Gemini über 100 Minuten pro Woche einsparen können.

5. Skalierbarkeit: Verschiedene Gemini-Versionen (Business, Enterprise, Education) bieten passende Funktionen für unterschiedliche Anforderungen.

Google Gemini ist damit nicht nur ein Ideengeber, sondern ein echter Produktivitäts-Booster für Teams und Unternehmen, die mit Google Workspace arbeiten.

Datenverarbeitung von Google Gemini in Google Workplace

Spannend ist nun die Datenverarbeitung von Google Gemini bei Google Workplace. Hierzu lohnt sich ein Blick in die entsprechenden Verträge.

Zunächst ist zwischen Google Gemini und Google Gemini im Google Workplace zu unterscheiden. In diesem Beitrag betrachte wir nur Google Gemini in Verbindung mit dem Google Workplace. In einem weiteren Beitrag schauen wir uns dann auch Google Gemini ohne den Google Workplace an.

Google Gemini in Google Workplace ist ein Kerntool im Google Workplace seit September 2025 geworden, so wird es entsprechend in dem Vertragsbündel und in der Dokumentation geführt.

„Gemini AI features now included in Google Workspace subscriptions

• https://support.google.com/a/answer/15756885?hl=en
• https://workspace.google.com/blog/product-announcements/empowering-businesses-with-AI?hl=en

Das Konstrukt sieht damit wie folgt aus:

• Vertragsbündel zu Google Workplace
  • Kerntool von Google Workplace ist seit Januar 2025 Google Gemini
  • Da alle Kerntools durch die Wahl des Standortes im Admincenter von Google Workplace in der EU laufen, läuft auch Google Gemini in der EU. Anders als bei Microsoft taucht Google Gemini leider nicht sichtbar für den Admin auf.

Von Google habe ich die Information erhalten, dass man in den nächsten Wochen eine Änderung erhält im Admincenter, so dass für alle Admins klar ersichtlich wird, dass Google Gemini auch zur RZ Regionswahl gehört.

 

Datenverarbeitung Google Gemini im Google Workplace mit Wahl EU:

Europa

Ausnahme: Die Ausnahme ist hier die Google Suchmaschine und auch die Agents und Addons, die an Google Gemini angebaut werden können. Diese laufen in den USA oder eben auch weltweit bei 3rd Party Tools.

 

Schutz der Daten in Google Workplace

Hier ist eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der geöffneten Webseite zum Privacy Hub für generative KI in Google Workspace:

Datenschutz und Sicherheit bei Gemini (Google Workspace KI)

• Grundprinzipien bleiben bestehen: Die Einführung von generativer KI verändert die bestehenden Datenschutzverpflichtungen nicht, sondern verstärkt sie.

• Gemini bleibt organisationsintern: Inhalte und Prompts werden nicht außerhalb der Organisation geteilt.

• Keine Nutzung für KI-Training ohne Zustimmung: Prompts und Inhalte werden nicht zur Modellverbesserung verwendet, es sei denn, es liegt eine explizite Erlaubnis vor.

• Automatische Anwendung bestehender Schutzmaßnahmen: Die Sicherheits- und Datenschutzfunktionen von Google Workspace gelten auch für Gemini.

• Datenaufbewahrung:

    • Gemini für Workspace: Prompts und Antworten werden nicht gespeichert nach Sitzungsende.

    • Gemini App: Speicherung bis zu 36 Monate, abhängig von Admin-Einstellungen.

    • NotebookLM: Keine Speicherung nach Sitzungsende; hochgeladene Inhalte können manuell gelöscht oder exportiert werden.

Abgedeckte Produkte

• Gemini in Workspace-Apps (z. B. Gmail, Docs)

• Gemini App (Web, mobil, Chrome)

• NotebookLM

Was passiert bei der Nutzung von Gemini?

Bereich	Nicht erlaubt	Erlaubt
Datenzugriff	Kein zugriff auf nicht freigegeben Inhalte	Zugriff auf Inhalte mit Berechtigung
Datennutzung	Kein Training ohne Zustimmung	Nutzung zur Antwortgenierung
Datenschutz	Keine Weitergabe an andere	Anwendung bestehender Kontrollen

Weitere Themen

• Compliance: Gemini unterstützt ISO, SOC, HIPAA, FedRAMP.

• EU DSGVO & KI-Gesetz: Google plant und setzt Maßnahmen zur Einhaltung um.

• Admin-Kontrollen: Nutzung von Gemini kann aktiviert/deaktiviert werden.

• Fragen & Hilfe: Umfangreicher FAQ-Bereich zu Datenschutz, Modelltraining, Funktionen und Sicherheit.

Google Privacy Hub: https://support.google.com/a/answer/15706919?hl=de

Vergleich mit Copilot Chat/Copilot for Microsoft 365

Thema	Google Gemini im Google Workplace	Microsoft 365 Copilot  Chat	Copilot for Microsoft 365
Kosten	kostenlos mit Google Workplace Lizenz	kostenlos mit M365 Lizenz	ca. 30 Euro pro Monat
Funktionsunterschiede	Google Gemini in Google Workplace ist der Standard Cloud Lösung nicht OnPrem	Seit Oktober 2025 in weiten Teilen parallel zu Google Gemini in Google Workplace. Copilot Chat holt auf, z.B. mit Chat in Office Produkten. Unterschiede siehe Copilot for Microsoft 365 Cloud und in OnPrem Software	KI in Besprechungen und Premium KI Funktionen nur hiermit möglich und nicht im Chat.   Cloud und in OnPrem Software
Datenverarbeitung in Europa	Ja (nur mit Google Workplace, wenn dieser in EU)	Deutschland	Deutschland
Support aus Europa	Ja und Nein (USA möglich) DE Support über Schwarz Digits (Schwarz Gruppe) zusätzlich zu kaufen.	Ja und Nein (USA möglich)	Ja und Nein (USA möglich)
Datenverarbeitung mit Suchmaschine	Google = USA	Bing = USA	Bing = USA
Zusage & vertraglich in den USA, sowie Speicherfristen	aktuell nicht vorhanden, soll aber kommen.	Produkt Terms seit März 2025, Frist seit September 2025	Produkt Terms seit März 2025, Frist seit September 2025
Kein Training mit Kundendaten	Ja	Ja	Ja
Verhinderung der Ki Verarbeitung im Produkt	Je Berechtigung	Ja mit Purview	Ja mit Purview
Weitergabe an Dritte	Nein	Nein	Nein

 

 

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