Im Rahmen des Exchange Summit 2026 in Würzburg präsentierte Raphael Köllner praxisnahe Einblicke und Empfehlungen zum Einsatz von Microsoft 365 Copilot und Künstlicher Intelligenz (KI) im Exchange-Umfeld. Der Vortrag beleuchtete sowohl die Chancen als auch die Herausforderungen, die sich durch die Integration von KI in E-Mail-Kommunikation und Exchange ergeben.
1. Erwartungen und Nutzen von KI in Exchange Mitarbeitende erwarten von KI-Lösungen wie Copilot vor allem eine Entlastung bei Routineaufgaben, eine Verbesserung der E-Mail-Qualität sowie einen sicheren Umgang mit sensiblen Daten. Besonders wichtig sind Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Möglichkeit, KI-Empfehlungen individuell anzupassen. Die KI soll unterstützen, aber keine Entscheidungen autonom treffen.
2. Technische Voraussetzungen und Zugriffsmöglichkeiten Aktuell ist Copilot in Outlook und Exchange Online umfassend integriert, während ein nativer Zugriff auf On-Premises-Exchange-Server noch nicht möglich ist. Für die Nutzung in freigegebenen oder delegierten Postfächern sind spezifische Berechtigungen erforderlich. Die Funktionen reichen von der Zusammenfassung von E-Mails über die Organisation des Posteingangs bis hin zur Unterstützung bei der Terminplanung.
3. Datenschutz, Sicherheit und Governance Ein zentrales Thema war der Schutz sensibler Informationen. Copilot berücksichtigt Datenschutzvorgaben wie DSGVO und KI-VO und bietet Mechanismen zur Vermeidung von Datenabflüssen. Die Überwachung und Steuerung der KI-Nutzung erfolgt sowohl durch Nutzer als auch durch Administratoren, etwa über das Purview Admincenter und Defender for Cloud Apps. Technische und vertragliche Maßnahmen – wie MIP-Labeling, DLP-Policies und NDAs – sind essenziell, um Risiken durch Drittanbieter-KI zu minimieren.
4. Praxisbeispiele und Prompts Der Vortrag zeigte zahlreiche Praxisbeispiele, wie Copilot im Arbeitsalltag unterstützt: von der automatischen Zusammenfassung langer E-Mail-Verläufe über die Priorisierung wichtiger Nachrichten bis hin zur Formulierungshilfe für professionelle Kommunikation. Besonders hervorgehoben wurden die Möglichkeiten zur individuellen Anpassung von Prompts und die Integration in verschiedene Microsoft 365 Apps.
5. Transparenz, Kontrolle und Ausblick Transparenz und Kontrolle stehen im Mittelpunkt: Nutzer müssen jederzeit nachvollziehen können, wie und warum KI-Empfehlungen entstehen. Die Architektur von Copilot sorgt dafür, dass Daten verschlüsselt übertragen und verarbeitet werden. Microsoft arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung, etwa durch die Möglichkeit, eigene Office AI Agents für Outlook zu erstellen.
Empfehlungen für die Praxis:
- Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit KI und Copilot, insbesondere zu Datenschutz und Best Practices.
- Nutzen Sie technische Schutzmaßnahmen wie MIP-Labeling und DLP-Policies konsequent.
- Überwachen und auditieren Sie KI-Nutzung regelmäßig über Purview und Defender for Cloud Apps.
- Stellen Sie Transparenz sicher – Nutzer sollten jederzeit nachvollziehen können, wie KI-Empfehlungen zustande kommen.
- Berücksichtigen Sie Governance und Compliance bei der Einführung und Nutzung von Copilot, insbesondere im Hinblick auf DSGVO und KI-VO.
Weitere Informationen und Ressourcen finden Sie auf der offiziellen Microsoft-Webseite zu Copilot:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/ai-email-assistant
sowie in der offiziellen Dokumentation zur Copilot-Architektur und Datenschutz:
https://learn.microsoft.com/de-de/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-architecture-data-protection-auditing
Vortrag: Abrufbar über das Exchange Summit 2026 und im KöllnService Compliance Center