[EXTERNAL] Tag in Emails – Fehler bei Microsoft vom 23. Juli 2025

Seit gestern, den 23.07.2025 tauchen immer wieder in Emails das [EXTERNAL] Tag auf. Wie und was es damit auf sich hat, hier ein Blogpost dazu.

[EXTERNAL] als Tag

Microsoft bietet Unternehmen an E-Mail in Outlook so anzuzeigen, dass Mitarbeiter sehen, dass diese Email von Extern stammt. Dies wurde bis März 2021 und auch noch bis heute über eine Exchange Flow, der diese Meldung oft über der Email des Externen einblenden und damit auch bei Antwort auf diese Email an den Externen mitschickt. Wir alle kennen diese Emails.

Blogpost zur Einrichtung und Thema: LINK aus März 2021

[EXTERNAL] als Tag – leider ein Bug

Beispiel

Was passierte und passiert?

Dieser Tag tauchte immer wieder, aber nicht bei allen E-Mails auf, die Extern gesendet werden. Dies jedoch auch, wenn ONPremises Exchange Server benutzt werden, denn das System sieht alles was kein EXO Postfach im Tenant ist als External an. Letzteres war auch schon so bei der bewussten Konfiguration siehe oben.

Auswirkungen

Es gab außer dieses Hinzufügen des Tags keine Auswirkungen.

Kritik

Kritisch zu sehen ist, dass Tenants und damit Nutzer betroffen waren, die die Funktion aktiv deaktiviert haben und es auch aktuell nicht zu deaktivieren ging.

Vermutung

Das Microsoft Produktteam arbeitet an der Funktion und möchte diese als Standard einführen im Exchange Online und dies als konfigurierbare Lösung.

Aktuelle Roadmap

Anmerkung

Bitte informiert eure User und nutzt diesen Bug, die Funktion zu aktivieren. Es ist wesentlich besser die Funktion LINK aus März 2021 zu nutzen, wenn man im Outlook Ökosystem und EXO arbeitet an stelle die Nachrichtenflowregel zu nutzen. Denn der Gegenüber sieht es nicht und der User ist dennoch gewart und erkennt Spam.

Message Center Meldung

Nr. EX1120259

Problemmeldung

23. Juli 2025, 05:18 MESZ

Titel: Benutzern wird ein unerwartetes „[EXTERNAL]“-Tag an die Betreffzeile eingehender E-Mail-Nachrichten angehängt Auswirkungen auf die Nutzer: Bei eingehenden E-Mail-Nachrichten wird ein unerwartetes „[EXTERNAL]“-Tag an die Betreffzeile angehängt. Aktueller Status: Wir analysieren Exchange Ausführungsprotokolle für Transportregeln, um die Ursache der Auswirkungen zu isolieren und unsere nächsten Schritte zur Problembehandlung zu identifizieren. Umfang der Auswirkungen: Ihre Organisation ist von diesem Ereignis betroffen, und Benutzer, die ein unerwartetes „[EXTERNAL]“-Tag an die Betreffzeile eingehender E-Mail-Nachrichten angehängt sehen, sind betroffen. Nächste Aktualisierung bis: Mittwoch, 23. Juli 2025, um 04:30 UTC

23. Juli 2025, 04:56 MESZ