Microsoft Purview: OneDrive- und SharePoint-Dateien unter Aufbewahrungsrichtlinien archivieren
Archivierung per Retention Policy
Es ist nun möglich mit Retention Policies auch eine Archivierung auszulösen!
Neue Policy ist heute schon verfügbar:
Screenshot aus Retention Policy
Auswirkungen
Es ist nun möglich, wenn ihr Azure Budget hinterlegt über Pay-as-you-go auch ohne manuell tätig zu werden, Daten aufzubewahren und dann zu archivieren und nach der Archivierung zu löschen. Dies spart viel Arbeit und auch Budget, denn ihr benötigt nicht mehr den teueren SPO Speicher zu erwerben, sondern den günstigeren SPO Archiv Speicher nach Nutzung zu bezahlen.
Parameter zum Thema
Allgemeine Verfügbarkeit (GCC, GCC High, DoD): Ab Mitte September 2026 und voraussichtlich bis Ende September 2026 abgeschlossen
Archivierte Inhalte sind von der Copilot-Indexierung ausgeschlossen, was die Relevanz von Copilot-Antworten verbessern kann, indem die Ergebnisse auf aktuelle, aktive Daten fokussiert werden.
Eine neue Archivierungsoption wird in den Aufbewahrungsrichtlinien-Einstellungen im Data Lifecycle Management verfügbar sein.
Administratoren können Aufbewahrungsrichtlinien konfigurieren, um inaktive Dateien in den Microsoft 365 Archive-Speicher zu verschieben.
Archivierte Dateien bleiben für Compliance-Szenarien, einschließlich eDiscovery, verfügbar.
Archivierte Inhalte werden aus der Copilot-Indexierung ausgeschlossen, was die Relevanz der Antwort verbessert.
Diese Funktion ist standardmäßig nicht aktiviert und erfordert eine Admin-Konfiguration.
Bestehende Aufbewahrungsrichtlinien und Compliance-Konfigurationen bleiben unverändert, sofern sie nicht von Administratoren aktualisiert werden
[Erforderliche Maßnahmen und Empfehlungen]
Es ist keine sofortige Aktion erforderlich. Um sich auf diese Funktion vorzubereiten und sie zu nutzen, empfehlen wir Ihnen:
Überprüfen Sie Ihre aktuellen Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview Data Lifecycle Management.
Bewerten Sie Möglichkeiten, Speicherkosten durch Archivierung inaktiver Inhalte zu senken.
Aktualisieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinien, um die neue Archivierungsoption gegebenenfalls einzubeziehen.
Informieren Sie Compliance- und Records Management-Stakeholder über diese neue Fähigkeit.
Überprüfen Sie interne Dokumentationen und Prozesse im Zusammenhang mit dem Datenlebenszyklus und der Speicheroptimierung.
Speichert die Änderung neue Kundendaten, und wenn ja, wo, werden sie zwischengespeichert oder dauerhaft gespeichert?
Dateien, die durch Aufbewahrungsrichtlinien verschoben werden, werden in den Microsoft 365 Archive-Speicher, eine separate Speicherschicht, verlegt und dort gespeichert, bis sie wiederhergestellt oder anderweitig beschritten werden.
Verändert die Änderung, wie bestehende Kundendaten verarbeitet, gespeichert oder abgerufen werden?
Archivierte Dateien werden aus dem aktiven Speicher in das Microsoft 365 Archiv übertragen, was die Art und Weise verändert, wie diese Dateien künftig gespeichert und abgerufen werden.
Führt die Änderung KI/ML oder Agentenfähigkeiten ein, die mit Kundendaten interagieren oder Zugriff darauf ermöglichen, erheblich?
Archivierte Inhalte sind aus der Copilot-Indexierung ausgeschlossen, die ändert, welche Daten Copilot abrufen und in Antworten anzeigen kann.
Verändert, unterbricht oder deaktiviert die Änderung Purview-Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien, Sperren oder eDiscovery?
Aufbewahrungsrichtlinien erhalten eine neue Archivierungsaktion, und archivierte Dateien bleiben eDiscovery unterworfen, wodurch bestehende Aufbewahrungs- und Entdeckungsprozesse erweitert werden
