Archives

Top 5 Tipps für sichere Videokonferenzen

Immer wieder finden sich Meldungen, dass Videokonferenzen gekapert wurden. Dies gelang zuletzt einem niederländischen Reporter, der in die geheime Konferenzschalte der EU Verteidigungsminister eingedrungen ist. Bei Zoom Konferenzen war dies vor dem Rollout von Sicherheitsmaßnahmen recht einfach möglich und so kamen nicht nur nackte Pos in den Konferenzen zu sehen, es sind handfeste Sicherheitsprobleme.

Continue reading

Externe und Gäste im Microsoft 365 Tenant – Lizensierung mit der 5 pro User Regel

In Italien werden die meisten Gäste/Externe in Office 365 Umgebungen eingeladen und bei uns in Deutschland ist man extrem vorsichtig nicht nur in Bezug auf die Verwaltung dieser Externen und den unvollständigen Standardprozess, sondern gerade in Bezug auf die Lizensierung. Deshalb schaue ich mir diese heute etwas genauer an:

Continue reading

Microsoft Forms – Begrenzungen und Limits

 Limits und Begrenzungen bei Microsoft Forms

Es ist wichtig zu wissen, welche Grenzen bei der Nutzung von Microsoft Forms bestehen:

  Office 365 Education Microsoft 365 Apps for Business Persönliches Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com)
Wie viele Formulare kann ich erstellen? Bis zu 200 Bis zu 200 Bis zu 200
Wie viele Fragen pro Formular sind zulässig? Bis zu 100 Bis zu 100 Bis zu 100
Wie viele Antworten kann ein Formular empfangen? Bis zu 50.000 Bis zu 50.000 Bis zu 1.000

 

Somit könnt ihr mit einem Microsoft 365 oder auch Office 365 Konto bis zum 50.000 Antworten auf ein Forms erhalten und dieses mit bis zu 100 Fragen füllen. Diese Limits genügen in 99% der Fälle vollkommen aus. Sollte man massenweise Antworten erhalten wollen, sollte man auf das jeweilige professionelle Tool wechseln.

 

Quelle:

https://support.microsoft.com/de-de/office/beschr%c3%a4nkungen-f%c3%bcr-formulare-fragen-antworten-und-zeichen-in-microsoft-forms-ec15323d-92a4-4c33-bf88-3fdb9e5b5fea?ui=de-de&rs=de-de&ad=de&fbclid=IwAR3bqdcPnlAWZT5sd-eEP9quFsHoA9K270f4QvD-bG761Fm5QpFigt2ELio

Stockbilder für den SharePoint Online

Eine SharePoint Site, wie ein Intranet lebt von Bildern und Inhalten wie informativen Texten. Bildquellen sind Onlinequellen, der eigene OneDrive und nun den Stockfotos.

 

Roadmap

Rollout: Q2/2020

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=59834

 

 

 

 

via

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-sharepoint-blog/sharepoint-roadmap-pitstop-april-2020/ba-p/1350523?fbclid=IwAR0jSse4j87QoyaSV2WozkR-Arx0HSzWljVV0UQOt_HTIcdvsejwUeGa9Cc

OneDrive for Business – Eine Datei anfordern

Ihr könnt mit dieser Funktion einen Ordner in eurem OneDrive freigeben, in den Externe und euch unbekannte personen Dateien hochladen können. Diese sehen nur ihre Dateien zum Zeitpunkt des Uploads und nicht euren Ordner.

 

Szenarien

  • Jeder kann euch eine Datei schicken – er braucht kein OneDrive oder Office 365.
  • Alle an euch gesendeten Dateien werden in einem einzigen, von euch gewählten Ordner gespeichert.
  • Personen, die auf Ihre Anfrage antworten, können nur Dateien hochladen. Diese haben keinen Sicht- oder Bearbeitungszugriff auf Ihr OneDrive.

Dies eröffnet zum Beispiel Szenarien, wie die Abgabe von Ausschreibungen.

 

Lizenz

Diese Funktion ist für alle Lizenzarten verfügbar, die SharePoint beinhaltet.

Nicht verfügbar für

  • Office 365 Government,
  • Office 365 operated by 21Vianet, or
  • Office 365 Germany (MCD)

Voraussetzung  / UPDATE 26.09.2022

Ihr müsst nicht mehr das anonyme Teilen aktivieren, um diese Funktion zu nutzen. 

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/turn-external-sharing-on-or-off

(Danke an eine Leserin)

Umsetzung und Nutzung

Es ist relativ einfach:

1. Ordner erstellen

Ihr könnt einen Ordner mit einem beliebigen Namen erstellen. Es lohnt sich diesen auf oberster Ebene im OneDrive oder SharePoint Site zu tun:

 

2. Ordner freigeben

Dann klickt ihr auf den Button “Request a File” in der oberen Navigation: 

 

 

und nun habt ihr schon einen Ordner. Ihr könnte den Namen der angeforderten Dokumente auch noch ändern und auch den Link nochmal abrufen, dafür klickt ihr einfach nochmal auf den Button “Request File”. Wichtig ist, dass ihr den Ordner ausegwählt habt.

 

Ausprobieren

Ihr könnt gerne mal versuchen mir eine Datei zu schicken:

https://rakoellner-my.sharepoint.com/:f:/p/raphael_koellner/Esrh49cewIdJqC1ad3UqTDMBpedtFDogOqlrYlWUeeRFvA

Ihr wählt verschiedene Files aus und gebt euren Namen an. Dann schließt ihr den Vorgang ab, es ist auch möglich den Vorgang zu wiederholen:

Benachrichtigung an den Ersteller des Ordners

Es ist sehr gut, dass ihr auch direkt eine Email erhaltet:

Email kommt von: SharePoint Online <no-reply@sharepointonline.com>

 

Beenden der Funktion

Ihr könnt auf “Manage Access” und die Funktion einfach entfernen.

Dann klickt auf die drei Punkte neben “Copy” und 

auf das X, um die Funktion zu beenden.

 

via:

https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-file-request-f54aa7f8-2589-4421-b351-d415fc3b83af?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

 

Erweiterung mit Flow

Ihr könnt diese Funktion mit Flow noch erweitern. Dies ermöglicht es euch die Dateien auch direkt in einen anderen Sharepoint zu verschieben oder auch in ein Microsoft Teams zu versenden oder eben Workflows starten zu lassen. 

Hinweise aus der Nutzung

Ich erweitere diesen Abschnitt:

  • Verbindet den Ordner mit eurem OneDrive und ihr könnt sogar nativ damit arbeiten ohne euch einloggen zu müssen.
  • Einen Flow zu bauen, der die Daten in einen zentralen Odner in eurer Team lädt, ist wunderbar.

 

Office 365 – Multi-Geo

Multi-Geo ist für Office 365 schon seit einigen Jahren verfügbar. Einige Unternehmen, wie die MünchRe nutzen diese Variante von Office 365, um weltweit agieren zu können. Dabei handelt es sich bei Multi-Geo eben nicht um eine Variante zur Verbesserung von Zugriff und dessen Schnelligkeit. Es ist lediglich eine Variante für bestimmte Compliance Szenarien. Für Multi-Geo wird aktuell lediglich der Exchange, SharePoint und der OneDrive unterstützt. 

Continue reading