Microsoft 365 – Gäste und Externe (Grundlagen)

In einer modernen Arbeitswelt ist es wichtig, dass eine Zusammenarbeit nicht nur innnerhalb des eigenen Unternehmens, sondern eben auch mit Personen außerhalb des Unternehmens möglich ist. 

Personen außerhalb des Unternehmens

In der heutigen Arbeitswelt ist es nicht mehr möglich nur mit internen Mitarbeitern Projekte umzusetzen und Produkte zu verkaufen. Diese Herausforderung wird erschwert, da heutige Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 eine Zusammenarbeit vereinfachen, aber das Standardverfahren mit diesen Technologien nicht umgesetzt werden kann.

 

Gäste 

Gäste sind Personen außerhalb des eigenen Unternehmens mit einem fremden Account wie einem Microsoft Accout oder einem GMail Account.

Externe

Externe bezeichnet werden Personen mit Azure Active Directory Accounts aus ihrem Unternehmen mit denen eine Federation/Verknüpfung geschlossen werden kann.

Voraussetzungen der Zusammenarbeit aus Compliance Sicht

  1. Kontrolle der externen Person
  2. Verträge ( a) Nutzungsbedingungen b) Datenschutz c) Geheimhaltung d) AVV e) Partner-Kooperationsvertrag)
  3. Zugriffsrechte und Steuerung
  4. Person (Owner) der externen Person/Gast (z.B. Ansprechpartner und Kontrolle)
  5. Automatische Abfrage alle 6 Monate, ob der Gast mit diesen Rechten noch gebraucht wird.

 

Azure Active Directory

Die Azure Active Directory ist die Verwaltung von Cloud-Identitäten, Geräten und Rechten in der Microsoft Cloud mit Namens Azure. 

Im Folgenden seht ihr einen Ausschnitt aus einer Active Directory:

Abkürzung Erläuterung Was?
Windows Server AD hybrider Nutzer aus der lokalen AD Internen Nutzer 
Microsoft Account Nutzer mit einem Microsoft Account, wie z.B. hotmail.de oder outlook.com Gast
Azure Active Directory Cloud Identität in Azure / Nutzer Interner Nutzer
External Azure Active Directory Azure AD Nutzer eines fremden Tenants Externer
Multible Azure AD Nutzer eines fremden Tenants und gleichzeitig ist der Account auch ein Microsoft Account Externer / Gast
Invited User Dieser Nutzer wurde eingeladen, hat aber jedoch die Einladung noch nicht angenommen. Eingeladener  (noch kein Gast oder Externer)
OTP Dieser Nutzer hat einen Gmail Account und hat die Einladung zu eurem Tenant angenommen. Gast

 

Active Directory und Hybrid

In 80% der Fälle werden heute hybride Identitätssysteme eingesetzt. So werden Objekte (z.B. User-ID) über Azure AD Connect zu Microsoft in die Cloud zur AAD syncronisiert. Die drei häufigsten Varianten sind ADFS, Passthrough-Authentification, Standard. 

Trends 2020

Die Trends 2020 sind:

  • Passwortless 
  • AI zur Erkennung zum Schutz der Identitäten 
  • Telefonnummern statt Nutzernamen zur Validierung
  • Zentralisierung der Benutzerverwaltung in der AAD von Microsoft 365 bis Azure bis Linux VMs
  • Zero-Trust: Nutzung von z.B. Conditional Access und MFA zur weiteren Absicherung der Identität

Herausforderungen

Aktuelle Herausforderungen: 

  • Lifecycle der Identiäten ohne hohe Kosten
  • Verwaltung und Lifecycle von Gästen und Externen
  • Passwort oder nicht? 

Werkzeuge

3rd Party Werkzeuge werden oft eingesetzt, um Identitäten zentral verwalten zu können und Schwächen der AD und AAD auszugleichen. Beispiele:

  • Omada
  • UniKey