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Termin und Unterlagen für Konferenzen im Vorstand und hochrangigen Mitarbeitern

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In dem optimalen Fall ist es so, dass die Person, die das Treffen veranstaltet auch das Microsoft Teams Meeting oder auch den Termin für das offline Meeting samt Raum einträgt. Dies ist für die klassischen Informationen wie den Raum oder ob Catering bestellt werden muss noch unkritisch. 

Jedoch ist es kritisch, dass Personen und auch Unterlagen in dem Termin liegen, die auch Assistenten und das Raummanagement nicht sehen sollen. Es gibt bei Exchange Online und auch bei Microsot Teams keine Möglichkeit Inhalte direkt im Termin mit einem Sichtschutz zu versehen. Der Termin steht allen TeilnehmerInnen und auch oft dem Sekretariat und Raummanagement zur Verfügung. 

Somit müssen andere Möglichkeiten überlegt werden. Leider habe ich erst im April 2020 die Rückmeldung auf der Exchange Produktgruppe erhalten, dass dieser Punkt nicht auf der Roadmap steht und auch nicht im Backlog, so dass eine Entwicklung aktuell nicht angestoßen wird. 

 

Möglichkeiten

 

1. Links zum SharePoint des Vorstandes

Es ist möglich das Material im Termin lediglich mit einem Link in den sicheren SharePoint/Team zu verschicken, so dass Außenstehende zwar den Link sehen, aber keinen Zugriff erhalten. Dies ist aber oft schwer umzusetzen, da oft nicht nur Material geteilt wird und dies das Problem mit der Verschleierung der TeilnehmerInnen nicht behebt. 

 

2. zweiter Termin und eine Email mit den Unterlagen

Die einzige Möglichkeit ist es, einen zweiten Termin anzulegen und eine zweite verschlüsselte Email mit dem Material und ggf. dem ics File zu verschicken. So dass die Person, die nicht gesehen werden soll, wie z.B der neue Vortandskollege oder auch Bundesligatrainer, nicht vor seiner Vorstellung gesehen werden kann.