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Roaming Signatur für Outlook auf dem Windows Client

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Nach fast 6 Jahren sind nun endlich die Roaming Profile für Exchange Signaturen da. In diesem Beitrag erläutere ich die Möglichkeiten, Einschränkungen und die Konfiguration:

https://www.microsoft.com/en-ie/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=60371

Rollout

Der Rollout wird Ende Mai 2020 beginnen und dann ab Ende Juni weltweit zur Verfügung stehen.

https://outlook.uservoice.com/forums/322590-outlook-for-windows-desktop-application/suggestions/19686520-email-signature-sync-across-devices

Voraussetzungen

  • ab Juni 2020
  • Microsoft 365 Apps im Monthly Channel
  • Click-to-Run Version
  • Windows

später: OWA, Einzelplatz Versionen wie Office 2016/2019, Mac und mobile Outlook Clients

Woher kommen die Informationen?

In diesem ersten Schritt müssen die Informationen einmal händisch vom User eingetragen werden und dann werden diese gesynct. Eine zentrale Verwaltung wird erst in einem zweiten Schritt folgen, so dass heute nicht ausgeschlossen werden kann, dass überall nur die gleichen Signaturen verwendet werden.

Die Informationen werden in die Systemregistry geschrieben, so dass auch eine offline Funktionalität gegeben ist. Bei der nächsten Anmeldung des Nutzers (online) werden diese abgeglichen.

Wie funktioniert der Sync?

Outlook der anderen PC wird die Signatur mit dem Login dann automatisch geteilt und eingebaut und bei jedem Start von Outlook wird die Überprüfung laufen, so dass aktuelle Signaturen eingespielt werden können.

Die Signaturen werden im Roaming Profil von Outlook in den Postfächern der einzelnen User gespeichert und vom Exchange Online zur Verfügung gestellt. Hierfür wird die Click-to-Run Variante aus dem Office 365 / Microsoft 365 Paketen zwingend nötig sein, dass der Abruf funktioniert.

Signaturen die nicht mit einem Exchange Online Server geteilt sind, werden nicht gesynct. Es kann dementsprechend sein, dass einige Signaturen gesynct und einige nicht gesynct werden, obwohl diese im gleichem Outlook genutzt werden.

Deaktivieren

Dies ist wie folgt in der Registry möglich:

1
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle

Dies ist nötig, wenn schon andere Werkzeuge im Einsatz sind. Diese müssen für diesen Einsatz deaktiviert werden.

Erster Test

Mein erster Test hat gezeigt, dass zunächst Texte und ein Bild gesynct werden können. Das Layout und die Position werden übernommen. Eine testemail mit dieser Signatur wird auch korrekt in Outlook Mobile und der MailApp von iOS, sowie Google Mail angezeigt. Dies freut mich sehr, da vorherige Lösungen über den Haftungsausschluss dies nicht gewährleisten konnten.

Auswirkungen auf den Markt

Microsoft geht einen Weg, den bisherigen Markt der 3rd Party Anbieter angreift und nur noch für die Anbieter Platz lässt, die sich auf aufwendige Signaturen mit zum Beispiel ständigen Wechsel von Inhalten wie Marketing-Banner spezialisiert haben. Ich bin gespannt, wie sich der Markt Ende des Jahres verändern wird, denn die aktuelle Funktionalität greift die aktuellen 3rd Party Werkzeuge nicht an, dafür kann das Feature zu wenig.