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OneDrive for Business – Eine Datei anfordern

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Ihr könnt mit dieser Funktion einen Ordner in eurem OneDrive freigeben, in den Externe und euch unbekannte personen Dateien hochladen können. Diese sehen nur ihre Dateien zum Zeitpunkt des Uploads und nicht euren Ordner.

 

Szenarien

  • Jeder kann euch eine Datei schicken – er braucht kein OneDrive oder Office 365.
  • Alle an euch gesendeten Dateien werden in einem einzigen, von euch gewählten Ordner gespeichert.
  • Personen, die auf Ihre Anfrage antworten, können nur Dateien hochladen. Diese haben keinen Sicht- oder Bearbeitungszugriff auf Ihr OneDrive.

Dies eröffnet zum Beispiel Szenarien, wie die Abgabe von Ausschreibungen.

 

Lizenz

Diese Funktion ist für alle Lizenzarten verfügbar, die SharePoint beinhaltet.

Nicht verfügbar für

  • Office 365 Government,
  • Office 365 operated by 21Vianet, or
  • Office 365 Germany (MCD)

Voraussetzung

Es muss anonyme Links aktiviert sein, damit das Feature genutzt werden kann. Dies ist ein Problem, da dies bei 90% der Tenants aus Sicherheitsgründen deaktiviert ist.

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/turn-external-sharing-on-or-off

Umsetzung und Nutzung

Es ist relativ einfach:

1. Ordner erstellen

Ihr könnt einen Ordner mit einem beliebigen Namen erstellen. Es lohnt sich diesen auf oberster Ebene im OneDrive oder SharePoint Site zu tun:

 

2. Ordner freigeben

Dann klickt ihr auf den Button “Request a File” in der oberen Navigation: 

 

 

und nun habt ihr schon einen Ordner. Ihr könnte den Namen der angeforderten Dokumente auch noch ändern und auch den Link nochmal abrufen, dafür klickt ihr einfach nochmal auf den Button “Request File”. Wichtig ist, dass ihr den Ordner ausegwählt habt.

 

Ausprobieren

Ihr könnt gerne mal versuchen mir eine Datei zu schicken:

https://rakoellner-my.sharepoint.com/:f:/p/raphael_koellner/Esrh49cewIdJqC1ad3UqTDMBpedtFDogOqlrYlWUeeRFvA

Ihr wählt verschiedene Files aus und gebt euren Namen an. Dann schließt ihr den Vorgang ab, es ist auch möglich den Vorgang zu wiederholen:

Benachrichtigung an den Ersteller des Ordners

Es ist sehr gut, dass ihr auch direkt eine Email erhaltet:

Email kommt von: SharePoint Online <no-reply@sharepointonline.com>

 

Beenden der Funktion

Ihr könnt auf “Manage Access” und die Funktion einfach entfernen.

Dann klickt auf die drei Punkte neben “Copy” und 

auf das X, um die Funktion zu beenden.

 

via:

https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-file-request-f54aa7f8-2589-4421-b351-d415fc3b83af?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

 

Erweiterung mit Flow

Ihr könnt diese Funktion mit Flow noch erweitern. Dies ermöglicht es euch die Dateien auch direkt in einen anderen Sharepoint zu verschieben oder auch in ein Microsoft Teams zu versenden oder eben Workflows starten zu lassen. 

Hinweise aus der Nutzung

Ich erweitere diesen Abschnitt:

  • Verbindet den Ordner mit eurem OneDrive und ihr könnt sogar nativ damit arbeiten ohne euch einloggen zu müssen.
  • Einen Flow zu bauen, der die Daten in einen zentralen Odner in eurer Team lädt, ist wunderbar.