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Microsoft Teams und die eigene Datenschutzerklärung

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Für Unternehmen ist es immer wichtig die eigene Datenschutzerklärung bei den im Unternehmen verwendeten Werkzeugen zu hinterlegen. in diesem Beitrag fasse ich die Möglichkeiten für Microsoft für Microsoft Teams einmal zusammen.

Möglichkeit 1: Datenschutzerklärung allgemein hinterlegen

Benötigt: keine spezielle Lizenz 

Hinterlegung im Microsoft 365 Admin Center unter:  https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Settings/SecurityPrivacy/:/Settings/L1/PrivacyProfile

Auswirkung

Der zuvor eingebaute Link wird in Microsoft Teams, wie auch in anderen Werkzeugen wie Microsoft Forms hinter den Button/Text “Privacy and cookies” hinterlegt. Der hier zuvor sichtbare Link von Microsoft wird ersetzt.

Möglichkeit 2: Bedingter Zugriff

Benötigt: Azure AD P1 / M365 Business Premium

Konfiguration: Ihr müsst einen bedingten Zugriff konfigurieren auf die Microsoft Teams App und dann unter Bedingungen die Terms of Use aktivieren. Bei den Terms of Use könnt ihr dann eure Datenschutzerklärung hinterlegen. Die dann jedesmal oder auch nur einmal im Quartal von den MitarbeiterInnen bestätigt werden muss, 

Der Nachteil ist in diesem Fall klar die benötigte Lizenz und auch dass eure Regeln nicht permanent angezeigt werden.

Möglichkeit 3: Eigene Microsoft Teams App

benötigt: keine Lizenz 

Konfiguration: Es ist möglich eine einfache Microsoft Teams App zu bauen, dies zum Beispiel über das App Studio und diese mit Links und Informationen zu füllen. Die App kann dann in die Linke Hauptnavigation für alle Nutzer platziert werden. 

Nachteil: etwas Entwicklungsarbeit, aber der Aufwand hält sich in Grenzen und ist durch fast jeden umsetzbar

Möglichkeit 4: SharePoint Site als Teams App 

Eine weitere Möglichkeit (danke an die Community) ist es natürlich auch, eine SharePoint Site mit den entsprechenden Informationen zu füllen und dann als Teams App frei zu geben. Diese kann in die Navigation eingefügt werden und so die Anforderungen erfüllen.