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Microsoft Teams – Presence Status in Teams

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Der Anwesenheitsstatus ist extrem wichtig für Nutzer und vor allem auch im Team. Jedoch gibt es bei Mitarbeitern, Datenschützern und auch dem Betriebsrat auch Bedenken gegen die Statusanzeige. So könnten Externe den Status sehen oder eine Überwachung der Vorgesetzten immer möglich sein.

Anwesenheitsstatus bei Microsoft Teams

Schon bei Skype for Business, Skype oder auch bei der Konkurrenz Zoom, WebEx und Co. gibt es die Anzeige des Anwesenheitsstatus. Diese zeigt an, ob man aktuell verfügbar ist oder in einer Besprechung. Dies hilft in der Zusammenarbeit aus meiner Erfahrung unheimlich viel. 

Die Statusanzeige

Die Statusanzeige ist für den eigenen Tenant oder den fremden Tenant wie folgt: 

Übersicht

Status Anzeige Optionen Hinweise
Anwesend und verfügbar grün   erreichbar (Chat, Call) z.B. durch leeren Kalender
Beschäftigt rot erreichbar (Chat, Call), keine Notification z.B. Termin im Kalender
Nicht stören rot & durchgestrichen nicht erreichbar, keine Chats, Calls und keine Notification z.B. Nutzer präsentiert in der Zeit oder ist im Meeting
Bin gleich zurück gelb erreichbar (Chat, Call), keine Notification z.B. kurze Zeit abwesend (Mittagessen)
Als abwesend anzeigen gelb erreichbar (Chat, Call), keine Notification z.B. längere Zeit nicht am Rechner (1h)

 

Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/presence-admins

Weitere Informationen
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/presence-admins

 

Hintergrund und Architektur des Anwesenheitsstatus

  • Real Time Anwesenheitsstatus
  • Kalender und Meetings haben automatische Auswirkungen
  • Echtzeit Updates für NutzerInnen innerhalb und außerhalb des Tenants
  • Windows und Team Presence, ab Office 2013, Teams Desktop ab 1.3.00.2160
  • NEU: offline work

 

Realtime heißt auch Realtime

 

Skype for Business Privacy Mode

In SfB gab es schon lange einen Privacy Modus. Dieser verhinderte, dass Personengruppen wie Externe den Anwesenheitsstatus sehen. 

Dieser Modus wurde auf Wunsch von Datenschützern und Betriebsräten eingerichtet.

 

Datenschutzmodus aktivieren

Standardmäßig können alle außer den gesperrten Kontakten Ihren Präsenzstatus sehen. Um die Datenschutzeinstellungen zu ändern, können Sie Folgendes tun:

Klicken Sie im Hauptfenster von Skype für Unternehmen auf das Zahnradsymbol, klicken Sie auf Extras und wählen Sie dann Optionen.

Klicken Sie im Dialogfeld Skype für Unternehmen – Optionen auf Status und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

Wählen Sie Ich möchte, dass jeder meine Anwesenheit unabhängig von den Systemeinstellungen sehen kann (Standardeinstellungen überschreiben).

ODER,

Wählen Sie Ich möchte, dass der Systemadministrator entscheidet – derzeit kann jeder meine Anwesenheit sehen, aber das könnte sich in Zukunft ändern.

via: https://support.microsoft.com/en-us/office/control-access-to-your-presence-information-in-skype-for-business-fea86e34-60cf-4dd0-bfb2-169a42afd92c?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

NEU Oktober 2020

Im Microsoft Teams Admincenter ist es möglich, die Presence für Externe auszuschalten. 

Display presence only to user´s contacts

Vorrausetzung der Einstellung:  Island Mode / Skype for Business sollte eingeschaltet sein. Sonst muss man die Einstellung per Powershell setzen. 

Einstellung:  Teams Admin Center -> Org-wide Einstellungen -> Skype for Business 
Man sieht es nur, wenn man den Island Mode eingeschaltet war. 

 

Ergebnis der Konfiguration

Ich kann zwar mit den Usern schreiben, aber der Externe sieht meinen Presencestatus nicht mehr. Dann werden die Nutzer immer mit offline angezeigt. Es bringt aber keine Funktionseinschränkung mit sich. 

 

Powershell Presence Modus

https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/skype/set-csprivacyconfiguration?view=skype-ps

Update Oktober 2020

Durch die immer weitere Integration von Skype for Business in die Microsoft Teams API und auch das PowerShell Module, wirken die SfB Befehle nun auch für Microsoft Teams. 

 

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Fragen und Antworten

 

Kann deaktiviert werden, dass Gast-User und Externe den Presence-Status der internen Mitarbeiter sehen?

Nein, dies ist aktuell nur mit großem Aufwand pro User möglich und damit unverhältnismäßig. Microsoft arbeitet an der Policy für Gäste und Externe.

 

Bekommt man den Anwesenheitsstatus Tenant übergreifend ? 

Der Status kann nicht vom Admin beeinflusst werden, außer er lädt alle TeilnehmerInnen zu einem Meeting ein oder nutzt seine Berechtigungen per PowerShell den Status zu setzen. 

 

Kann ich den Zeitraum der Inaktivität wie bei Skype for Business auch in Teams konfigurieren? 

Diese aus Skype for Business bekannte Funktion ist nicht bei Microsoft Teams verfügbar. Es ist so nicht möglich z.B. die Zeit bis auf Inaktiv geschaltet wird von 5 Minuten auf 10 oder 20 Minuten hochzuschrauben. Die aktuelle Uservoice vom September 2020 hat lediglich 3 Stimmen.

 

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Update Nr. 1  21.10.2020