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Microsoft Teams Meeting Einladungen DSGVO konform verteilen

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Das Problem bei Einladungen zu einem Meeting ist, dass es kein BCC gibt, also keine Möglichkeit, dass man die Emailadressen der anderen TeilnehmerInnen verschleiert. Dies wäre im Grunde jedoch wie einer Email, in der alle in der To-Line sind, dies darf nicht vorkommen. 

Folgende Möglichkeiten bestehen:

 

Interne MitarbeiterInnen

Wenn ihr wollt, dass sich die internen MitarbeiterInnen sehen sollen und auch keine Externen in diesem Telefonat sind, dann könnt ihr diese oder den Teams Kanal einladen. Dann sehen sich alle in der Einladung und auch in dem Kanal.

möglich: klassische Einladung oder Kanal einladen

 

Unternehmen mit einer vertraglichen Bindung (Partnerfirmen)

Wenn ein entsprechender Vertrag besteht, können die Personen gemeinsam mit den Mitarbeitern eingeladen werden. Dies ist üblicherweise bei gemeinsamen Microsoft Teams so, dass man hier entsprechend vorgeht. 

möglich: klassische Einladung oder Kanal

 

Gäste

Bei Externen ist die Situation eine andere. Diese sollten nur eingeladen werden, dass ihnen der Termin weitergeleitet wird (.ics-Datei). Hierbei lohnt es sich den Aufwand zu betreiben und einen zweiten Termin anzulegen und diesen dann entsprechend an alle zu verteilen. In dem eigentlichen Termin können noch Informationen und Personenangaben anderer Personen stehen. Die Email mit derm Termin sollte dann die TeilnehmerInnen in BCC haben. 

Dies gilt nicht nur für klassische Meetings, sondern auch für Live Events. Bitte setzt keine Live Event auf und verschickt dann den Termin an alle TeilnehmerInnen in CC oder der To-Line. 

Gäste die dann mit dem Teilnahmelink in ein klassisches Teams Meeting kommen, können sich beim Eintritt einen Namen geben und so selbst dafür sorgen, welche Daten in diesem Bezug geteilt werden. Diese sollten, wenn möglich auch mit einem InPrivate Browser teilnehmen, um möglichst wenige Daten dem fremden Tenant zu geben.